يتم تكييف استبيانات تقييم EcoVadis لكل شركة بناءً على صناعتها وموقعها وحجمها، بما في ذلك الشركات الصغيرة جدًا والتي يعمل بها ما يصل إلى 25 موظفًا. تُطرح 10 أسئلة، في المتوسط، على الشركات الصغيرة جدًا. لا تنطبق بعض مؤشرات الإدارة مثل التصديقات (على سبيل المثال، الميثاق العالمي للأمم المتحدة "UNGC") والتغطية. ويؤكد ذلك أنه لا يتم الأخذ بعين الاعتبار سوى المشكلات ذات الصلة فقط.
تعتبر المستندات الداعمة أساسية لتحليل أداء الاستدامة في شركتك. ونحن نتفهم أن الشركات الصغيرة قد لا تمتلك نظام إدارة استدامة مطورًا مثل الشركات الكبرى، وقد يكون لديها عدد أقل من المستندات الرسمية. لهذا السبب، فإننا نسمح بمزيد من المرونة ونقبل بوجود المستندات الداعمة غير الرسمية للشركات الصغيرة جدًا. ومع ذلك يجب الانتباه إلى أن المستندات يجب أن تكون حديثة وذات صلة ومكتملة وتختص بالنطاق المقابل للتقييم.
- ما نوع مستندات الدعم التي يمكنني تقديمها؟
- أمثلة على المستندات المحددة للشركات الصغيرة جدًا (XS)
- أمثلة على المستندات المقبولة وغير المقبولة
ما نوع مستندات الدعم التي يمكنني تقديمها؟
يمكنك تزويدنا بأي مستندات رسمية تمثل نظام إدارة الاستدامة لشركتك وتدعم إجاباتك على الاستبيان.
فيما يلي بعض الأمثلة على المستندات التي يمكن تقديمها (للتوضيح فقط): إجراءات إدارة الاستدامة، وتقارير الاستدامة، وتقارير تدقيق الأداء الاجتماعي، وسياسات الصحة والسلامة والبيئة، ومدونة الأخلاقيات/قواعد السلوك، وكتيبات الموظفين، والشهادات (ISO14001، ISO45001، وغيرها)، وشهادة الميثاق العالمي للأمم المتحدة (UNGC) للتواصل حول التقدم، والتقارير السنوية مع قسم الاستدامة المتكاملة.
يجب أن تكون جميع المستندات:
- ذات صلة وكاملة، فضلًا عن أن تكون مرتبطة بنطاق التقييم المناسب؛
- بأحد هذه التنسيقات: .docx أو.doc أو.xls أو.xlsx أو.pdf أو.odt أو.ott أو.sxw أو.stw أو.ods أو.odp أو.bmp أو.txt أو.HTML أو.png و.jpeg. ملاحظة: بالنسبة لـ «تحميل مستند جديد»، يمكن أن يتسبب نوع الملف "Adobe Acrobat Document" في حدوث مشكلات في التحميل. في هذه الحالة، يرجى حفظ الملف على أنه تنسيق PDF لتحميله؛
ملاحظة: بالنسبة إلى "تحميل رابط جديد"، يرجى تقديم روابط إلى صفحة الويب فقط، وليس المستندات. سوف يتم التقاط صفحة الويب وتحميلها إلى مكتبة المستندات كملف بصيغة PDF. سوف يتم التقاط صفحة الويب المحددة المتاحة أسفل الرابط فقط، وليس موقع الويب بأكمله. يُرجى التأكد من أن الرابط صالح ويبدأ بـ http:// أو https://. - أقل من 30 ميجابايت؛
- أن تتم مراجعتها بانتظام. هناك فترة صلاحية مدتها 8 سنوات مطبقة على كل من السياسات والإجراءات وسنتان على إعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية؛
- تنسيق نصي -- في حالة كانت مستنداتك ليس باللغة الإنجليزية، أو الفرنسية، أو الإسبانية، أو الألمانية، أو الصينية أو اليابانية، يُرجى إرسالها كنص مشفّر وليس كصورة.
لن تعتمد شركة EcoVadis الآتي:
- لن يتم قبول المستندات (الالتزامات والإجراءات و/أو التقارير) التي تم إنشاؤها فقط لتلبية استبيان EcoVadis؛
- الأهداف أو الإجراءات أو التقارير التي تم نسخها من مؤسسة أخرى أو من مصادر عبر الإنترنت دون دليل معقول وتأكيد التنفيذ؛
- الوثائق غير الرسمية (على سبيل المثال بدون اسم الشركة أو شعارها، بدون تاريخ الإصدار أو المراجعة أوالصور وغيرها).
- يجب تقديم الأدلة في شكل وثائق/روابط ويب مضمنة (أي يجب عرض الأدلة في المستند مباشرة)؛ لن يتولى المحللون تنزيل أي وثائق إضافية يدويًا من هذه الروابط؛
- لا تتعلق الأدلة بمعايير الاستدامة الـ 21 الخاصة بـ EcoVadis.
للحصول على مزيد من المعلومات وبعض الأمثلة على المستندات التي يمكن تقديمها، يُرجى تنزيل دليل المستنداتالخاص بنا أو معرفة المزيد حول نطاق التقييم.
أمثلة على المستندات المحددة للشركات الصغيرة جدًا (XS)
يمكنك تزويدنا بأي مستندات رسمية تمثل نظام إدارة الاستدامة لشركتك وتدعم إجاباتك على الاستبيان. فيما يلي أمثلة على المستندات المقبولة للمواضيع الأكثر أهمية (السياسات، والتدابير، والتقارير):
السياسات
تثبت مستندات السياسات أن شركتك ملتزمة بالحد من المخاطر المتعلقة بقضايا الاستدامة الرئيسية لديك. يمكن أن يشمل ذلك النسب المستهدفة (تحقيق x بحلول الموعد النهائي) والالتزامات/المبادئ/الأهداف المكتوبة (بيان الالتزام تجاه قضايا الاستدامة).
- خطاب موقع من الرئيس التنفيذي يوضح التزام الشركة تجاه قضايا الاستدامة، الرئيسية يُستخدم للإعلان عن التزامات الشركة داخليًا و/أو خارجيًا. يمكن العثور على قضايا الاستدامة الرئيسية في حجم مخاطر مجال العمل.
- خطط الإجراءات أو خرائط الطريق لالتزامات الاستدامة المحددة، بما في ذلك قائمة الإجراءات المخطط تنفيذها (على سبيل المثال، خطط الإجراءات السنوية للصحة والسلامة) لأغراض التخطيط الداخلي.
التدابير
إن مستندات التدابير/الإجراءات يجب أن توضح الإجراءات العملية التي تنفذها شركتك حاليًا في العمليات اليومية.
- الفواتير التي تثبت تنفيذ الإجراءات (على سبيل المثال، فاتورة توضح أن شركتك قد اشترت معدات موفرة للطاقة، وما إلى ذلك.)
- مستندات التدريب التي توضح الإجراءات التي تم الإعلان عنها وتنفيذها. يمكن أن يشمل ذلك سجلات التدريب، أو قوائم التدقيق، أو مواد التدريب (الشرائح، وما إلى ذلك.)
- الرسائل الإلكترونية التي تثبت الإجراءات التي تم تنفيذها (على سبيل المثال، التواصل مع الموردين بشأن التوقعات البيئية والاجتماعية)
التقارير
مستندات التقارير التي توضح أن شركتك تراقب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) المتعلقة بقضايا الاستدامة المهمة لديك داخل الشركة. يجب أن يكون عمر مستندات التقارير عامين تقويميين على الأكثر وأن تغطي المعلومات لمدة عام واحد على الأقل.
البيئة
- أنواع الموارد المستهلكة (مثل النفايات والمياه والطاقة [الكهرباء والغاز والنفط]) مع الوحدة وسنة/فترة إعداد التقارير (2020، 2019-2022، وما إلى ذلك).
- يمكن استخدام التقدير إذا تم شرحه بوضوح عندما يصعب الحصول على المعلومات الخاصة بالانبعاثات الفعلية (على سبيل المثال، يمكن تقدير استهلاك الماء أو الكهرباء من إجمالي الانبعاثات الناجمة عن المباني المقسمة أو مباني المكاتب المستأجرة/المؤجرة.
- المعلومات الخاصة بالانبعاثات التي يمكن تتبعها من خلال الفواتير والعقود. ويجب اتباع هذه المعلومات في مستند رسمي.
حقوق العمال والإنسان
- الموضوعات التي يتم رصدها (مثل عدد الحوادث والتدريب الذي تم إجراؤه) مع الوحدات (عدد أو نسبة مئوية) وفترة إعداد التقارير (2020، 2019-2022، وما إلى ذلك).
ملاحظة: يرجى ملاحظة أن تقديم الفواتير فقط (مثل فواتير الطاقة وفواتير المياه) لا يُعد دليلًا مقبولًا على التقارير. لا يقوم مؤشر إعداد التقارير بتقييم مدى توفر المعلومات فحسب، بل يقوم أيضًا بتقييم المراقبة النشطة وقياس التقدم عبر جميع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) ضمن كل موضوع.
تتضمن أمثلة المستندات المقبولة ما يلي:
- إثبات تدريب الموظف.
- رسائل البريد الإلكتروني الداخلية المتعلقة بتدريبات رفع الوعي لدى الموظفين.
- فواتير شراء المنتجات ذات العلامات البيئية فيم يتعلق بالإجراءات المنفذة.
- سياسة أخلاقيات العمل،
- لوحات المعلومات البيئية الداخلية،
- مستند Excel يتضمن بيانات الموارد البشرية، على سبيل المثال، مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) ذات الصلة بتدريب الموظفين.
- عرض تقديمي للإدارة الداخلية،
- مستندات تقييم المخاطر.
تتضمن الأمثلة على المستندات غير المقبولة ما يلي:
- فواتير المرافق من جهات خارجية لأغراض إعداد التقارير،
- بيانات الإقرار الذاتي غير المُعدة مسبقًا،
- وصف الإجراءات التي تم الإعلان ببساطة عن تنفيذها دون أن تستند لأدلة قوية،
- صور فوتوغرافية،
- كتيبات عن العمل الخيري،
- مستندات من عملائك، أو الموردين أو الشركاء في العمل،
- تراخيص العمل في أعمال تجارية وفقًا للتعليمات القانونية،
- مستندات الامتثال القانوني الأخرى الصادرة عن سلطة محلية.
يُرجى مراجعة دليل الشركات الصغيرة جدًا (XS). يتضمن الدليل نظرة عامة على منهجيتنا وتوجيهاتنا بشأن المستندات الداعمة.
اقرأ المزيد عن تنسيق وفترة صلاحية المستندات الداعمة.
تعليقات
لا توجد تعليقات
المقال مغلق أمام التعليقات.