إننا نقدّر اهتمامك بحذف بعض المستندات المتعلقة بتقييمات EcoVadis السابقة من قاعدة بياناتنا. ومع ذلك، نريد أن ننبهك بشأن العواقب المحتملة لاتخاذ مثل هذا الإجراء. فالمستندات التي تم تحليلها ضمن تقييمات الاستدامة الخاصة بك تشكل دليلًا لعملية التدقيق لشركة EcoVadis بصفتها وكالة تصنيف الاستدامة. ونظرًا لأن عواقب إزالة المستندات كبيرة، يهدف هذا المقال إلى مساعدتك على اتخاذ قرار مستنير.
- ما مدى أهمية المستندات المُحملة مسبقًا؟
- مثال لدراسة الحالة
- كيف يمكنني تجنب إرسال مستندات مجمعة بسبب حد المستندات؟
- ماذا لو كنت أرغب في متابعة عملية الحذف؟
يؤدي حذف المستندات من التقييمات السابقة إلى تزويد الشركات بمستندات إضافية تتجاوز الحد الأولي البالغ 55 مستندًا فقط عند إكمال استبيان جديد. على سبيل المثال، لا يؤدي حذف 20 مستندًا من التقييمات السابقة إلى إنشاء مساحة لـ 75 مستندًا جديدًا. حيث أن حد المستندات البالغ 55 مستندًا لكل تقييم لا يشتمل على مستندات من التقييمات السابقة. انظر الجدول 1 أدناه للحصول على تصور لحد المستندات.
| التقييم 1 | المستندات المقدمة: 55 | إجمالي مستندات النظام: 55 |
| التقييم 2 | المستندات المقدمة: 55 | إجمالي المستندات المُحملة: 110 |
| التقييم 3 | المستندات المقدمة: 55 | إجمالي المستندات المُحملة: 165 |
أثناء بداية كل تقييم، يتم توفير مساحة جديدة تكفي لـ 55 مستندًا للشركات لتحميل المستندات. ويتم تطبيق نفس الحد على كل تقييم لجميع الشركات التي تكمل تقييم EcoVadis.
ما مدى أهمية المستندات المُحملة مسبقًا؟
المستندات التي تم تحليلها ضمن كل تقييم استدامة تشكل دليلًا لعملية التدقيق لشركة EcoVadis بصفتها وكالة تصنيف الاستدامة. ويتم أخذ المعلومات من جميع التقييمات بعين الاعتبار في كل تقييم طالما ما زالت صالحة. وتكون المستندات مناسبة بشكل عام لمدة تصل إلى ثمانية أعوام من تاريخ النشر الأولي. ومع ذلك، تنتهي صلاحية مستندات التقارير بعد عامين.
ومع أنه من الممكن حذفها، إلا أنه لا بد من مراعاة التداعيات اللاحقة:
- المستندات المحذوفة من نظام EcoVadis سيتم حذفها بشكل دائم، كما أن خيار استعادتها غير متوفر.
- إذا كانت المستندات المحذوفة صالحة وذات صلة بالتقييمات المستقبلية، فلا بد من إعادة تحميلها على منصة EcoVadis.
- طالما تمت إزالة مستند أو أكثر من المستندات الداعمة من النظام، فلن يتمكن محللو الاستدامة لدينا من تقديم أي تحليل للخيارات المرفقة مسبقًا بالمستندات المحذوفة. ولنفترض أن الخيارات من المستندات المحذوفة لم يتم إعادة إرفاقها بعد بمستند آخر (السياسة/الإجراء المحدث أو مستند تم تحميله حديثًا). ففي هذه الحالة، لن يتم أخذ الخيارات في الاعتبار عند تسجيل درجات تقييمك.
ومع ذلك، نظرًا لأنه تم إنشاؤها بناءً على مجموعة من المستندات والمعلومات المستخرجة منها، فإن إزالة تلك المستندات ستعني عدم مقدرتنا على إجراء تحقق إضافي من محتواها.
مثال لدراسة الحالة
في حالة اختيار مستند ليُحذف يدويًا، فيرجى التأكد من إعادة إرفاق جميع الخيارات بمستند معني آخر يحتوي على المعلومات ذات الصلة. على سبيل المثال،
لنفترض أنك أرفقت سياسات بشأن الطاقة والغازات الدفيئة والنفايات وصحة وسلامة العميل لمستند «السياسة البيئية لعام 2022» وترغب في تحديث المستند بسياسات جديدة. ففي هذه الحالة، يمكنك إعادة تحميل "السياسة البيئية لعام 2023" التي تحتوي على معلومات محدثة.
ومع ذلك، يجب عليك إعادة إرفاق جميع الخيارات السابقة من مستندات 2022 إلى مستند 2023 إذا كنت ترغب في حذف مستند 2022. وبالتالي يكون أفضل تصرف هو الاحتفاظ بكلا المستندين واستخدام مستند 2023 المحدث لاستيفاء الخيارات التي لم تكن مرفقة سابقًا بالسياسة البيئية لعام 2022.
كيف يمكنني تجنب إرسال مستندات مجمعة بسبب حد المستندات؟
تشير المستندات المجمعة إلى مستندات داعمة مفردة تتكون من عدة مستندات فرعية. على سبيل المثال، تقدم الشركة المصنفة مستندات مجمعة تحتوي على مزيج من السياسات البيئية وتقييم المخاطر والمواد التدريبية. ينبغي أن تكون المستندات الصادرة عن نظام إدارة الاستدامة القوي موجودة مسبقًا، ومنظمة تنظيمًا جيدًا ويسهل الوصول إليها لمراجعات أصحاب المصلحة. لا يراعي تحميل المستندات المجمعة حد الـ 55 مستندًا ولا يمكن أن يعبر بشكل صحيح عن حقيقة ونضج نظام الإدارة. وعلى هذا النحو، لن نقبل هذا المستند في عملية التقييم.
ولمساعدتك في تحديد المستندات الأكثر صلة بالتقييم، قمنا بتجميع دليل متاح من مركز المساعدة لدينا: فهم المستندات الداعمة.
يمكنك أيضًا الرجوع إلى لماذا هناك حد لعدد المستندات التي يمكن تقديمها؟ علاوة على ذلك، يمكن العثور على مزيد من المعلومات حول المستندات المجمعة وتحديد أولويات المستندات على منصة الاستبيان.
ماذا لو كنت أرغب في متابعة عملية الحذف؟
من خلال هذا السياق الإضافي حول ما يحدث بعد حذف المستندات، نريد التأكد من أننا قد قدمنا لك جميع المعلومات اللازمة لاتخاذ قرار مستنير. يرجى الاتصال بنا إذا كنت لا تزال ترغب في المضي قدمًا في عملية الحذف. يرجى التأكد من أن المستخدمين الآخرين الذين يعملون كمسؤولي التقييم يعرفون هذا الإجراء ويوافقون عليه. يمكنك الوصول إلى قائمة المستخدمين من منصتك، من خلال النقر فوق إدارة المستخدمين في قائمة المستخدم في أعلى الزاوية اليمنى.
بعد تأكيد موافقتك على المتابعة، سيتم حذف المستندات في غضون 30 (ثلاثين) يومًا تقويميًا، وستتلقى تأكيدًا بمجرد انتهاء العملية.
تعليقات
لا توجد تعليقات
المقال مغلق أمام التعليقات.