كيفية استخدام خاصية خطة الإجراء التصحيحي

يعكس سجل نتائج الاستدامة وسجل نتائج الكربون لدى EcoVadis أداء شركتك في وقت النشر. وتسلط الضوء أيضًا على مواطن التحسين التي يتعين على شركتك معالجتها.

لدعم جهود تحسين شركتك، توفر EcoVadis لجميع الشركات المصنفة إمكانية الوصول إلى خاصية خطة الإجراء التصحيحي. وتُمَكِّنك هذه الأداة من:

• وضع خطط التحسين عبر الإنترنت
• مشاركة الإجراءات التصحيحية المخططة والمكتملة مع شركائك التجاريين
• تلقي ملاحظات من شركائك التجاريين

بالاعتماد على مستوى اشتراكك وسجلات النتائج المتاحة، يمكنك بدء الإجراءات التصحيحية وفقًا لمواطن التحسين المتعلقة بالاستدامة والكربون. المعلومات التي تقوم بتضمينها في خطة الإجراء التصحيحي لديك تكون مرئية لشركائك التجاريين. ومع ذلك، لا تراجع EcoVadis هذه المعلومات، ولا تؤثر في سجلات نتائجك الحالية. ولا يمكن تحديث سجلات نتائجك إلا إذا خضعت شركتك لإعادة التقييم.

التعريفات المفيدة

خطة الإجراء التصحيحي (CAP): قسم مخصص في منصة EcoVadis تدير الشركات المصنفة فيه إجراءاتها التصحيحية. وهو المكان الوحيد الذي يمكن فيه تتبع الإجراءات التصحيحية وتحديثها.

موطن تحسين (IA) سجل النتائج: موطن محدد خلال تقييم EcoVadis تحتاج الشركة إلى معالجته لتحسين استدامتها أو أداء الكربون لديها. يرتبط كل موطن تحسين (IA) بموضوع أو مؤشر واحد أو أكثر وقد يظهر في كل من سجل نتائج الاستدامة وسجل نتائج الكربون.

الإجراء التصحيحي (CA): تدبير تم اتخاذه لمعالجة مشكلة محددة وحلها. هناك نوعان من الإجراءات التصحيحية:

1. القائم على سجل النتائج: عندما يُنشر سجل نتائج، تُنشئ جميع مواطن تحسين سجل النتائج تلقائيًا إجراء تصحيحي لم يتم البدء فيه. ويمكن للشركات المصنفة إدارة هذه الإجراءات في خطة الإجراء التصحيحي.
2. التحسين العام: يُستخدم لطلب تحسينات محددة لا تتعلق بموطن تحسين سجل النتائج ويمكن أن يكون له أي عنوان أو أولوية أو موضوع أو مؤشر. ويمكن إنشاؤه من قبل كل من الشركات الطالبة والشركات المصنفة.

تخطيط الإجراءات التصحيحية

لا تؤثر جميع الإجراءات التصحيحية بنفس الشكل في سجل نتائجك. راجع سجل نتائجك لتحديد أولويات الإجراءات التصحيحية التي يجب معالجتها أولاً.

سجل نتائج الاستدامة

انتقل إلى قسم تمثيل درجاتك تمثيلاً مرئيًا. سترى هناك كيفية تأثير كل موضوع ومؤشر في درجتك، ومقياس تسجيل الدرجات أو كل مؤشر داخل الموضوع. وستساعدك هذه النظرة العامة على تحديد المواطن التي تحتاج إلى تحسين.

في هذا المثال، يكون لمواضيع البيئة وحقوق العمال والإنسان التأثير الأكبر في درجتك، إلى جانب مؤشرات السياسات والتدابير. وهناك نقطة انطلاق جيدة وهي التركيز على الإجراءات التصحيحية المتعلقة بهذه المواطن. 

لنلقي نظرة على موضوع البيئة ومؤشر السياسات. فإن توسيع قسم سجل النتائج يكشف عن مواطن التحسين التالية:

يتمثل هنا أحد الإجراءات التصحيحية الأولى التي يجب معالجتها في «المستندات غير الحاسمة بشأن السياسات البيئية» ذات الأولوية العالية. اعرف المزيد حول الموارد والأدوات لفهم أفضل لنتائج سجل نتائج الاستدامة الخاصة بك.

سجل نتائج الكربون

يتبع سجل نتائج الكربون نهجًا مشابهًا، حيث يكون لكل من مواطن القوة ومواطن التحسين الثلاثة تأثير مختلف في مستوى إدارة الكربون الخاص بك:

نظرًا لأن وزن موطن إعداد التقارير هو 50%، فستحتاج إلى معالجة الإجراءات التصحيحية ذات الأولوية العالية أولاً، مثل «النظر في إنشاء جرد على مستوى الشركة لمراقبة انبعاثات الغازات الدفيئة وفقًا لبروتوكول الغازات الدفيئة أو معايير حساب الغازات الدفيئة الأخرى» أو «السعي لمراقبة انبعاثات الغازات الدفيئة للنطاق بأكمله».

العمل على خطة الإجراء التصحيحي

بمجرد نشر سجل نتائجك، يتم تعيين حالة لم يتم البدء تلقائيًا لجميع مواطن التحسين الخاصة بالاستدامة والكربون.

فهم الإجراءات التصحيحية

في هذا القسم، يمكنك معرفة تفاصيل كل إجراء تصحيحي. وضع في اعتبارك أن الشركات الطالبة لديك يمكنها عرض هذه المعلومات، باستثناء عدد الطلبات.

يحتوي كل إجراء تصحيحي على خمسة أعمدة:

• الأولوية: تقاس بالتأثير في سجل نتائجك بناءً على كل موضوع ومؤشر مرتبط بالإجراء التصحيحي. على سبيل المثال، فإن الإجراء التصحيحي ذا الأولوية العالية لموضوع أو مؤشر عالي التأثير له وزن أكبر من الإجراء التصحيحي ذي الأولوية العالية لموضوع أو مؤشر منخفض التأثير.
• الإجراء التصحيحي: شرح موطن التحسين.
• الطلبات: عدد الشركات الطالبة التي طلبت منك العمل على هذا الإجراء التصحيحي.
• تاريخ الاستحقاق لديّ: تاريخ يمكنك تحديده بنفسك. وإذا تم تجاوزه، فسيتم عرضه باللون الأحمر.

• الحالة: تشير إلى التقدم الذي أحرزته، مثل لم يتم البدء، أو قيد التقدم، أو اكتمل، أو تمت الأرشفة. ويمكنك تغيير الحالة عدة مرات حسب الحاجة.

إذا كان هناك طلب واحد على الأقل من الشركة الطالبة للعمل على إجراء تصحيحي لم يتم تعيينه على لم يتم البدء أو تمت الأرشفة، فسيتم تمييزه باللون الأحمر.

إذا أرشفتَ إجراءً تصحيحيًا، فسيتم نقله تلقائيًا إلى قائمة الإجراءات التصحيحية التي تمت أرشفتها في أسفل الجدول.

فهم تفاصيل الإجراءات التصحيحية

بمجرد توسيع الإجراء التصحيحي، هذا ما ستراه:

• العنوان: عنوان موطن تحسين سجل النتائج نفسه.
• الموضوع والمؤشر: معلومات حول الموضوع والمؤشر الذي ينتمي إليه، سواء كان سجل نتائج الاستدامة أو الكربون أو كليهما. ويمكن أن يحتوي كل إجراء تصحيحي على أكثر من موضوع واحد ومؤشر واحد.
• الحالة:  تشير إلى التقدم الذي أحرزته، مثل لم يتم البدء، أو قيد التقدم، أو اكتمل، أو تمت الأرشفة. ويمكنك تغيير الحالة عدة مرات حسب الحاجة من خلال النقر فوق تحديث الحالة.
• الوصف: تحتوي معظم الإجراءات التصحيحية على شرح مفصل حول كيفية معالجة الإجراء التصحيحي، بما في ذلك الروابط المفيدة ودورات EcoVadis Academy التدريبية ذات الصلة. ضع في اعتبارك أنه لا تتضمن جميع الإجراءات التصحيحية هذا القسم.

طلبات الشركاء التجاريين

يمكن لكل واحد من شركائك إرسال طلبات إليك لاتخاذ إجراءات تصحيحية محددة. ويمكن لكل شريك تجاري رؤية طلبه الخاص فقط. ولا يمكنه رؤية طلبات الشركات الأخرى.

يحتوي طلب الشريك التجاري على:

• اسم الشركة (إلزامي)
• تاريخ الاستحقاق المطلوب (اختياري) - يمكن للشركاء تحديد موعد نهائي لك لإكمال الإجراء التصحيحي
• رسالة (اختيارية) - يمكن للشركاء إضافة رسالة إلى طلبهم. ويمكنك أيضًا الدردشة معهم هنا عن طريق الرد عليهم.

خطط الإجراءات

في هذا القسم، يمكنك وصف كيفية التخطيط لمعالجة إجراء تصحيحي معين. على الرغم من أن هذا القسم اختياري تمامًا، فإننا نشجعك على ملئه حتى يتمكن شركاؤك التجاريون من معرفة الخطوات التي ستتخذها للمضي قدمًا.

• تم التعيين إلى: اكتب اسم الشخص أو القسم المكلف بالعمل على إجراء تصحيحي
• تاريخ الاستحقاق: اكتب تاريخ الاستحقاق الذي يُفترض أن يتم الاكتمال فيه
• الوصف: اشرح الخطوات التي ستتخذها لحل هذا الإجراء التصحيحي أو سبب قرارك بعدم متابعته

يمكنك تعديل هذا القسم فقط عندما تكون حالة الإجراء التصحيحي قيد التقدم.

المستندات

في هذا القسم، يمكنك رفع مستندات جديدة يمكن أن تساعدك في معالجة إجراء تصحيحي معين. وضع في اعتبارك أن هذا الأداء الوظيفي يبدو مختلفًا، وذلك حسب خطة الاشتراك الخاصة بك.

خطة الاشتراك Basic

إذا كانت لديك خطة الاشتراك Basic، يمكنك رفع المستندات التي ستتم إضافتها إلى مكتبة المستندات لديك. ومع ذلك، ستحتاج إلى ربطها بالاستبيان يدويًا خلال عملية إعادة التقييم التالية.

خطة الاشتراك Premium أو أعلى

إذا كانت لديك خطة الاشتراك Premium أو أعلى، فستتمكن من معرفة أي سؤال من الاستبيان يتعلق بالإجراء التصحيحي الخاص بك، بما في ذلك قائمة بحالات الإجابة المحتملة وتفصيل للمستندات التي تم رفضها وسبب ذلك.

ستتمكن أيضًا من رفع مستندات جديدة وربطها بإجابة محددة. وسيُضاف هذا المستند إلى مكتبة المستندات لديك وسيُستخدم في عملية إعادة التقييم التالية.

خصوصية المستند

عندما تضيف مستندًا جديدًا، يمكنك تعيين الأشخاص الذين ستشاركه معهم. يُضبط افتراضيًا على الوضع خاص، ولكن يمكنك أيضًا جعله مرئيًا لشركائك التجاريين.

لتغيير إعدادات المشاركة للمستندات المرفوعة، انتقل إلى مكتبة المستندات الموجودة في علامة تبويب المستندات بجوار خطة الإجراء التصحيحي.

كيفية البدء في معالجة الإجراء التصحيحي

1. اختر الإجراء التصحيحي الذي تريد معالجته
2. غيِّر الحالة إلى قيد التقدم
3. أضف وصفًا وتاريخ استحقاق في خطط الإجراءات. هذا اختياري، ولكننا فإننا نشجعك على ملئه حتى يتمكن شركاؤك التجاريون من معرفة الخطوات التي ستتخذها للمضي قدمًا.
4. ارفع المستندات الجديدة المدرجة في تفاصيل الإجراء التصحيحي
5. غيِّر الحالة إلى اكتمل

سيرى شركاؤك التجاريون تقدمك، باستثناء المستندات التي رفعتها ووضعت عليها علامة «خاصة».

تصدير خطة الإجراء التصحيحي

إذا كان لديك اشتراك Premium أو أعلى، فيمكنك تصدير نسخة من خطة الإجراء التصحيحي بتنسيق Excel عن طريق النقر فوق زر تصدير في الجزء العلوي الأيمن.

يتضمن التصدير تفصيلاً لجميع الإجراءات التصحيحية في خطة الإجراء التصحيحي الخاصة بك، استنادًا إلى عوامل التصفية التي طبقتها. على سبيل المثال، في حال تمكين عامل التصفية «الأولوية العالية»، سيتم تصدير الإجراءات التصحيحية ذات الأولوية العالية فقط.

ضع في اعتبارك أن التصدير لأغراض القراءة فقط. للعمل على خطة الإجراء التصحيحي الخاصة بك، تحتاج إلى استخدام المنصة نفسها. 

تحسين عام

يمنحك طلب التحسينات العامة القدرة على إنشاء إجراءات تصحيحية مخصصة.

يمكنك هناك إنشاء إجراء تصحيحي مخصص للاستدامة ومنحه عنوانًا وأولوية وموضوعًا ومؤشرًا وإضافة التفاصيل ورفع المستندات. ضع في اعتبارك أن هذا الإجراء التصحيحي سيكون مرئيًا لجميع شركائك التجاريين.

المزيد من النصائح والاستراتيجيات

غيِّر الحالة إلى قيد التقدم بمجرد بدء العمل عليه

حتى إذا كنت بصدد جمع المستندات، يجب عليك تغيير حالة الإجراء التصحيحي إلى قيد التقدم. فبهذه الطريقة، يعرف شركاؤك التجاريون أنك تعالج المشكلة بالفعل وتعمل بنشاط نحو التحسين.

أرشفة الإجراءات التصحيحية التي لا تخطط لمعالجتها

إذا كانت هناك إجراءات تصحيحية لا تريد معالجتها، عيّن حالتها إلى تمت الأرشفة. عندما تترك إجراءً تصحيحيًا على أنه لم يتم البدء فيه، قد يشير ذلك إلى أنك تخطط للعمل عليه في المستقبل.

وفر التفاصيل لخطط الإجراءات

بمجرد أن تبدأ العمل على إجراء تصحيحي، أضف معلومات إلى خطط الإجراءات لتوفير المزيد من السياق لشركائك التجاريين. ويجب عليك فعل ذلك سواء كنت تخطط لمعالجة إجراء تصحيحي أم لا.

تواصل بشكل متكرر بشأن تحديثات الإجراء التصحيحي

بمجرد أن يطلب أحد الشركاء التجاريين إجراءً تصحيحيًا، يمكنك البدء في استخدام خاصية الدردشة لمناقشة الطلب أو لإطلاعه على المستجدات بشأن تقدمك أو تزويده بأي تفاصيل أخرى تشعر أنها مهمة.

كيفية تأثير خطة الإجراء التصحيحي في سجل نتائجك

لتحديث نتائج سجل نتائجك، تحتاج إلى إكمال إعادة التقييم. عندها فقط ستتمكن من تحديث إجاباتك وإضافة المزيد من المستندات. وبمجرد أن تطلب إعادة التقييم، سيبدأ فريقنا تحليلاً جديدًا تمامًا لشركتك. 

سيتم رفع جميع المستندات التي رفعتها إلى خطة الإجراء التصحيحي تلقائيًا إلى مكتبة المستندات الخاصة بك لمساعدتك في استبيان إعادة التقييم. حتى إذا انتهت صلاحية اشتراكك أو سجل نتائجك، ستتمكن من الوصول إلى الإجراءات التصحيحية الخاصة بك.