Warum ist die Anzahl der Dokumente, die eingereicht werden können, begrenzt?

Für alle Unternehmen wurde unabhängig ihrer Größe eine Begrenzung von 55 Dokumenten pro Bewertung festgelegt, um sicherzustellen, dass nur die relevantesten Dokumente übermittelt werden. Wir ermutigen Unternehmen dazu, ihre Daten konsolidiert und transparent offenzulegen. Im Laufe der Jahre verfügen die Leistungsträger in der Regel über Konzernberichte (Nachhaltigkeitsberichte), die mit so vielen Antworten wie erforderlich verknüpft werden können. Diese erhalten mitunter die höchsten Punktzahlen, ohne verknüpfte Dokumente zu übermitteln. 

Bitte beachten Sie, dass wir verknüpfte Dokumente nicht als Nachweis akzeptieren. Verknüpfte Dokumente verweisen auf ein einzelnes unterstützendes Dokument, das aus mehreren Unterdokumenten besteht. Ein bewertetes Unternehmen stellt beispielsweise ein verknüpftes Dokument zur Verfügung, das eine Mischung aus Umweltrichtlinien, Risikobewertungen und Übungsmaterialien enthält. Dokumente aus einem zuverlässigen Nachhaltigkeitsmanagementsystem sollten bereits vorhanden, gut strukturiert und einfach für die Überprüfung durch Stakeholder*innen zugänglich sein. Das Hochladen verknüpfter Dokumente entspricht nicht der Einhaltung der Begrenzung auf 55 Dokumente und kann die Realität und/oder Reife des Managementsystems nicht wahrheitsgemäß widerspiegeln. 

Beispiele für inakzeptable verknüpfte Dokumente:

• Sammlung nicht verbundener Nachweise (z. B. Diagramme, Quittungen und Fotos) in einer Dokumentendatei mit dem Ziel, mehrere Optionen des Fragebogens zu erfüllen (z. B. mehrere Dokumente, die die umgesetzten Aktionen mit Hinsicht auf den Energieverbrauch, Wasser und/oder Abfall hervorheben).
• Sammlung mehrerer Unterdokumente, die absichtlich für die EcoVadis Bewertung zusammengeführt wurden (z. B. mehrere eigenständige Richtlinien und Verfahren).
• Angepasstes Dokument mit eingebetteten Dateien oder Verknüpfungen zu eigenständigen Dokumenten.

Sonderfälle, die akzeptiert werden können:

• Sammlung von Zertifizierungen für mehrere Betriebsstätten.
• Konsolidierte Berichterstattung zu Key Performance Indicators (KPIs) für mehrere Standorte (z. B. interne Excel-Datenbank mit standortspezifischen Daten).
• Verknüpfende Dokumente mit zusätzlichen Informationen zum Kontext und/oder zur Prüfung der Umsetzung (z. B. Zusammenführung eines Compliance-Schulungsplans mit entsprechenden Übungsmaterialien und Anwesenheitsnachweisen).
• Unterabschnitte von Richtlinien und Verfahren innerhalb eines Managementhandbuchs (z. B. Handbuch bezüglich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS)).
• Verknüpfte Dokumente, die im Rahmen einer vergangenen Bewertung bereitgestellt und bewertet wurden, behalten ihre Gültigkeit.

Um Ihnen bei der Auswahl der relevantesten Dokumente für die Bewertung zu helfen, haben wir einen Dokumentenleitfaden zusammengestellt, der in unserem Hilfe-Center zur Verfügung steht: Welche Art von belegenden Dokumenten kann ich einreichen?

Weitere Informationen zu verknüpften Dokumenten und Dokumentenpriorisierung finden Sie unter Wie Sie die Dokumentenbeschränkung einhalten und die Einreichung verknüpfter Dokumente vermeiden. Diese Informationen finden Sie ebenfalls auf der Fragebogen-Plattform.