Rechtlicher Hinweis – Datenschutz (Dienste)

EcoVadis SAS und EcoVadis Inc („EcoVadis“) erheben personenbezogene Daten von Nutzern unserer Webdienste, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Websites www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, alle Subdomains und alle anderen Online-Dienste von EcoVadis („Dienste“) und verwenden diese für die in den nachstehenden Absätzen definierten Zwecke.

Die nachfolgend beschriebene Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf der Grundlage der berechtigten Interessen von EcoVadis im Sinne von Artikel 6. 1. f) der DSGVO.

EcoVadis erfasst und verwendet die personenbezogenen Daten der Nutzer seiner Services auf folgende Art und Weise:

a) durch die Bereitstellung personenbezogener Daten von Nutzern über die online angebotenen Registrierungsformulare;

b) durch Eingabe eigener Kontaktdaten der Nutzer von Großunternehmenskunden („anfordernde(s) Unternehmen“) und der Nutzer von Geschäftspartnern der anfordernden Unternehmen („bewertete(s) Unternehmen“) in die Online-Formulare;

c) durch die Eingabe der Kontaktdaten der Nutzer des/der bewerteten Unternehmen(s) in die Online-Formulare von Nutzern des/der anfordernden Unternehmen(s);

d) durch die Bereitstellung personenbezogener Daten der Nutzer des anfordernden Unternehmens oder des bewerteten Unternehmens per E-Mail.

Für Nutzer, die nicht an den Diensten und den damit verbundenen Prozessen teilnehmen, gilt das Dokument Rechtliche Hinweise – Datenschutz (Prospektion). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Nachhaltigkeit und Carbon-Bewertung
Für die Kontaktaufnahme und zur Erbringung der gewünschten Dienstleistungen erfasst EcoVadis die folgenden personenbezogenen Daten seiner Nutzer: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Stellenbezeichnung.

Als Teil dieses Dienstes bietet EcoVadis eine E-Learning-Plattform an, um die Nutzer in bewerteten Unternehmen und anfordernden Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Nachhaltigkeitspraktiken zu unterstützen. EcoVadis erfasst Daten zu Ihrer Kursteilnahme und Ergebnissen, die an Führungskräfte in Ihrem eigenen Unternehmen (mit dem Administratorprofil) weitergegeben werden. Es werde nur anonymisierte und aggregierte Nutzerdaten von bewerteten Unternehmen an anfordernde Unternehmen weitergegeben, bei denen Sie zuvor der Weitergabe Ihrer Nachhaltigkeits- oder Carbon Scorecard zugestimmt haben.

Die Aktivitäten von anfordernden Nutzern auf der Plattform werden verfolgt, und der Status dieser Aktivitäten von anfordernden Nutzern (Zeit bis zur ersten Anmeldung, Onboarding-Fortschritt) wird dem Programm-Manager des anfordernden Unternehmens mitgeteilt, um das Onboarding auf der Seite des anfordernden Unternehmens zu verbessern.

Die innerhalb der EcoVadis Lösung angegebenen Kontaktdaten des Administrators des bewerteten Unternehmens sind für alle Nutzer sichtbar, die Teil des EcoVadis Netzwerks aus bewerteten Unternehmen sind.

Im Falle einer Freigabe der Nachhaltigkeits- oder Carbon-Scorecard durch das bewertete Unternehmen sind die Kontaktdaten des Administrators für den Administrator des anfordernden Unternehmens sowie für die Administratoren seiner Tochterunternehmen sichtbar.

Die über die oben genannten Webseiten von EcoVadis erfassten personenbezogenen Daten werden von EcoVadis in Form von digitalen Dateien gespeichert. Sie werden im Fall von anfordernden Unternehmen, die Nachhaltigkeits- oder Carbon-Bewertungen von ihren bewerteten Unternehmen anfordern, bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufbewahrt, und für die bewerteten Unternehmen für fünf (5) Jahre nach Ende der Mitgliedschaft.

Als Ratingagentur muss EcoVadis die Rückverfolgbarkeit von Aktionen im Zusammenhang mit den Konten unserer Kunden gewährleisten (z. B. Hochladen von Dokumenten auf die EcoVadis-Plattform, Einreichen des Fragebogens, Annahme von Kundenanfragen zur Freigabe von Ergebnissen im Bereich Nachhaltigkeit oder CO₂-Leistung usw.). Aus diesem Grund werden (inaktive) Nutzernamen als Referenz aufbewahrt, damit Anfragen beantwortet und potenzielle Rechtsansprüche geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden können. Wir beziehen uns auf Artikel 17.3 e) der DSGVO.

Nutzer von bewerteten Unternehmen, die den AGB zugestimmt haben, werden gemäß Artikel 17.3 b) der DSGVO für 10 Jahre nach Ablauf der Mitgliedschaft gespeichert.

Dokumente werden 5 Jahre nach dem Ende der Mitgliedschaft gelöscht, um die Begründung für die Bewertung aufzubewahren.

IQ- und Vitals-Dienst
Für den IQ-Service werden alle Kontaktdaten (E-Mail-Adressen) der bewerteten Unternehmen, die nicht bearbeitet oder für eine Bewertungsanfrage kontaktiert wurden, 3 Jahre nach der ersten Verwendung und am Ende der Vereinbarung mit dem anfordernden Unternehmen anonymisiert.

Für den Vitals-Dienst erhebt EcoVadis die folgenden personenbezogenen Daten seiner Nutzer: Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme, um die angeforderten Dienste bereitzustellen.
Kontaktdaten von bewerteten Unternehmen, die die AGB nicht akzeptiert haben, werden 3 Jahre nach der ersten Nutzung und nach Beendigung des Vertrages mit dem anfordernden Unternehmen anonymisiert.

Nutzer von bewerteten Unternehmen, die den AGB zugestimmt haben, werden gemäß Artikel 17.3 b) der DSGVO für 10 Jahre nach Ablauf der Mitgliedschaft gespeichert. Bereitgestellte Dokumente werden für 5 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft aufbewahrt.

Andere Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit dem Dienst:
EcoVadis erhebt die beschriebenen personenbezogenen Daten der Nutzer seiner Kunden für die geschäftliche Kommunikation und die Verwaltung der Beziehungen zu seinen Kunden.

Zur Verbesserung der Dienste und der Plattformfunktionen wird das Nutzerverhalten auf der Plattform analysiert. Die Daten werden für 1 Jahr gespeichert.

Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Rechnungs-, Zahlungs- und Buchführungsverwaltung verarbeitet. Diese Daten werden für einen Zeitraum aufbewahrt, der den gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen entspricht (Rechnungen: 10 Jahre).

EcoVadis kann die Nutzer außerdem kontaktieren, um Umfragen zur Meinung der Nutzer über die Dienste durchzuführen oder um sie über andere Dienste oder mögliche neue Dienste zu informieren, die in Zukunft angeboten werden könnten. Für diese Art der Verarbeitung siehe das Dokument „Rechtliche Hinweise – Datenschutz (Prospektion).https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Für die Sicherheit der Plattform werden die Verbindungsdaten der Nutzer (Logs einschließlich der IP-Adresse) verarbeitet. Diese Daten werden 1 Jahr lang auf der Plattform und 4 Jahre lang im Archiv gespeichert.

Empfänger
Die für die Kundenverwaltung gesammelten Daten sind für unsere Kundenteams, Rechtsberater und notwendige Drittparteien (Anbieter) bestimmt, die an der Erbringung der Dienste beteiligt sind.

Die Daten zur Analyse des Nutzerverhaltens sind für das Produktentwicklungsteam bestimmt.

Für die Prozesse der Rechnungsstellung, des Zahlungsverkehrs und der Buchführung haben das Administrations- und Buchhaltungspersonal sowie Inkassounternehmen Zugang.

Der Zugang zu den Protokollen der Nutzerverbindungen ist auf autorisiertes Personal der IT und der IT-Sicherheit beschränkt.

Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)
Personenbezogene Daten, die an EcoVadis übermittelt werden, können an EcoVadis-Tochtergesellschaften außerhalb des EWR übertragen werden: EcoVadis (Mauritius) Ltd, EcoVadis (USA) Inc, EcoVadis (Hong Kong) Ltd, EcoVadis Canada Ltd, EcoVadis Japan K.K. und weitere Tochtergesellschaften, die zu einem späteren Zeitpunkt gegründet werden können. Der Zugang zu diesen Informationen ist erforderlich, um den Dienst zu erbringen und die oben erwähnte Verarbeitung durchzuführen, z. B. um Kunden zu unterstützen und zu betreuen.

Zur Sicherheit wird diese Übertragung (Datenverantwortlicher – Datenverantwortlicher) durch Standardvertragsklauseln zwischen EcoVadis SAS (Frankreich) und seinen Tochtergesellschaften geregelt, wenn davon ausgegangen wird, dass das entsprechende Land kein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.

Im Rahmen der Nachhaltigkeits- und Carbon-Bewertung werden die Kontaktdaten von bewerteten Unternehmen an anfordernde Kundenunternehmen mit Sitz außerhalb des EWR übermittelt, wenn diese auf die Ergebnisse der Nachhaltigkeits- und CO₂-Leistung zugreifen. Zum Schutz wird diese Übermittlung (Verantwortlicher - Datenverantwortlicher) durch Standardvertragsklauseln zwischen EcoVadis und den anfordernden Kunden geregelt.

Drittparteien (Anbieter)
EcoVadis setzt für die Verarbeitung Anbieter (Auftragsverarbeiter) mit Sitz außerhalb des EWR ein. EcoVadis (Datenverantwortlicher – Datenverarbeiter) hat aus Sicherheitsgründen Standardvertragsklauseln unterzeichnet. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „DSGVO“ in unserem Trust Center: https://ecovadis.com/de/trust-center/

Datenschutzrechte
Sie haben das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen, diese zu berichtigen oder zu löschen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken oder der Verarbeitung zu widersprechen sowie das Recht, einen Export Ihrer Daten zu erhalten, indem Sieuns kontaktieren Weitere detaillierte Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Website: www.ecovadis.com/legal-notice/.

Wenn Sie Bedenken bezüglich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten und der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte haben, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen, indem Sie die nachstehenden Informationen verwenden.

EcoVadis SAS
Data Protection Officer
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, Frankreich
E-Mail: dpo@ecovadis.com

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, Frankreich, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Verordnung verstößt.