Rechtlicher Hinweis – Datenschutz (Nachhaltigkeitsbewertung)

EcoVadis erfasst personenbezogene Daten von den Nutzern unserer Web-Services, einschließlich der Websites www.ecovadis.com,www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, aller Subdomains und aller anderen Online-Services von EcoVadis SAS oder EcoVadis Inc. („Services“). Diese Daten werden für die im Folgenden aufgeführten Zwecke verwendet.

EcoVadis erfasst und verwendet die personenbezogenen Daten der Nutzer seiner Services auf folgende Art und Weise:

1. a) durch die Bereitstellung personenbezogener Daten von Nutzern über die online angebotenen Registrierungsformulare;
2. b) durch die Eingabe eigener Kontaktdaten der Nutzer von Großunternehmenskunden („anfordernde(s) Unternehmen“) und der Nutzer von Geschäftspartnern der anfordernden Unternehmen („bewertete(s) Unternehmen“) in die Online-Formulare;
3. c) durch die Eingabe der Kontaktdaten der Nutzer des/der bewerteten Unternehmen(s) in die Online-Formulare von Nutzern des/der anfordernden Unternehmen(s);
4. d) durch die Bereitstellung personenbezogener Daten der Nutzer des anfordernden Unternehmens oder des bewerteten Unternehmens per E-Mail. 

Für Nutzer, die nicht am CSR-Bewertungsprozess teilnehmen, gilt das Dokument Rechtliche Hinweise – Datenschutz (Prospektion):https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Für die Kontaktaufnahme und zur Erbringung der gewünschten Dienstleistungen erfasst EcoVadis die folgenden personenbezogenen Daten seiner Nutzer: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Stellenbezeichnung.

In den Services von EcoVadis ist eine Plattform für E-Learning inbegriffen, die Nutzer innerhalb der bewerteten Unternehmen und der anfordernden Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Nachhaltigkeits-Praktiken unterstützt. EcoVadis erfasst Daten zu Ihrer Kursteilnahme und Ergebnissen, die an Führungskräfte in Ihrem eigenen Unternehmen (mit dem Administratorprofil) weitergegeben werden. Nur anonymisierte und aggregierte Benutzerdaten der bewerteten Unternehmen werden an anfordernde Unternehmen weitergegeben, bei denen Sie zuvor der Weitergabe Ihrer EcoVadis Scorecard zugestimmt haben.

Die innerhalb der EcoVadis Lösung angegebenen Kontaktdaten des Administrators des bewerteten Unternehmens sind für alle Nutzer sichtbar, die Teil des EcoVadis Netzwerks des bewerteten Unternehmens sind.

Im Falle einer Freigabe der Scorecard durch das bewertete Unternehmen sind die Kontaktdaten des Administrators für den Administrator des anfordernden Unternehmens sowie für die Administratoren seiner Tochterunternehmen sichtbar.

EcoVadis kann die Nutzer außerdem kontaktieren, um Umfragen hinsichtlich der Nutzermeinung zu den Services durchzuführen oder um sie über andere Services oder mögliche neue Services zu informieren, die in Zukunft angeboten werden könnten.

EcoVadis erfasst die genannten personenbezogenen Daten seine Kund*innen zur Durchführung seiner Geschäfts- und Marketingaktivitäten, seiner Kommunikation, zur Verwaltung seiner Kundenbeziehungen einschließlich der Rechnungsstellung und Bezahlung, zur Verbesserung seiner Services sowie zu internen Zwecken.

Die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer erfüllt die Anforderungen der berechtigten Interessen gemäß Artikel 6. 1. f) der DSGVO.

Die über die oben genannten Webseiten von EcoVadis erfassten personenbezogenen Daten werden von EcoVadis in Form von digitalen Dateien gespeichert. Sie werden bis zum Ende des Vertrags für anfordernde Unternehmen, die CSR-Bewertungen von ihren bewerteten Unternehmen anfordern, und bei bewerteten Unternehmen fünf (5) Jahre nach Ablauf der Mitgliedschaft aufbewahrt. 

Als Ratingagentur muss EcoVadis die Rückverfolgbarkeit von Aktionen im Zusammenhang mit den Konten unsere Kund*innen gewährleisten (z. B. Dokumente in der EcoVadis Plattform hochladen, den Fragebogen absenden, Kundenanfragen zur Bereitstellung der CSR-Leistungsergebnisse annehmen usw.). Aus diesem Grund werden (inaktive) Nutzernamen als Referenz aufbewahrt, damit Anfragen beantwortet und potenzielle Rechtsansprüche geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden können. Wir beziehen uns auf Artikel 17.3 e) der DSGVO.

Nutzer von bewerteten Unternehmen, die den AGB zugestimmt haben, werden gemäß Artikel 17.3 b) der DSGVO für 10 Jahre nach Ablauf der Mitgliedschaft gespeichert. 

Dokumente werden 5 Jahre nach dem Ende der Mitgliedschaft gelöscht, um die Begründung für die Bewertung aufzubewahren.

Für den IQ-Service werden alle Kontaktdaten (E-Mail-Adressen) der bewerteten Unternehmen, die nicht bearbeitet oder für eine Bewertungsanfrage kontaktiert wurden, 3 Jahre nach der ersten Verwendung und am Ende der Vereinbarung mit dem anfordernden Unternehmen anonymisiert.

Die erfassten Daten sind für unsere kundenorientierten Teams (Erfolg und Kundenbindung sowie Support) sowie für Buchhaltungs- und Inkassounternehmen, Rechtsberater und benötigte Dritte (Anbieter), die an der Bereitstellung der Services beteiligt sind, bestimmt. 

Personenbezogene Daten, die an EcoVadis übermittelt werden, können an EcoVadis-Tochtergesellschaften außerhalb der Europäischen Union übertragen werden: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hongkong) Ltd., EcoVadis Tunisia SARL, EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. und andere Tochtergesellschaften, die möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt gegründet werden. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt zwecks Kundensupport und zum Follow-up mit Kund*innen.

Zur Sicherheit wird diese Übertragung (Datenverantwortlicher – Datenverantwortlicher) durch Standardvertragsklauseln zwischen EcoVadis SAS (Frankreich) und seinen Tochtergesellschaften geregelt, wenn davon ausgegangen wird, dass das entsprechende Land kein angemessenes Schutzniveau gewährleistet. 

Für die Zwecke der Datenverarbeitung verwendet EcoVadis Anbieter (Verarbeiter) mit Sitz außerhalb der Europäischen Union. EcoVadis (Datenverantwortlicher – Datenverarbeiter) hat aus Sicherheitsgründen Standardvertragsklauseln unterzeichnet. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Trust Center:https://www.ecovadis.com/fr/trust-center/#IS

Sie haben das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen, diese zu berichtigen oder zu löschen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken oder der Verarbeitung zu widersprechen sowie das Recht, einen Export Ihrer Daten zu erhalten, indem Sieuns kontaktieren Weitere detaillierte Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Website: www.ecovadis.com/legal-notice/.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, Frankreich, sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen verstößt.

Wenn Sie Bedenken bezüglich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten und der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte haben, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen, indem Sie die nachstehenden Informationen verwenden.

EcoVadis SAS

Data Protection Officer

43 Avenue de la Grande Armée

75116 Paris, Frankreich

Email: dpo@ecovadis.com