Was sind Dokumente von Dritten?
EcoVadis definiert Dokumentation von Dritten als Dokumentation, die von einer dritten, nicht mit dem Bewertungsrahmen verbundenen Stelle erstellt oder herausgegeben wurde. Die Dokumentation von Schwestergesellschaften, Tochtergesellschaften und Muttergesellschaften gilt nicht als Dokumentation von Dritten.
Typische Dokumentation von Dritten kann Folgendes umfassen:
- Tarifverträge
- Rechnungen über gekaufte Geräte (z. B. zur Verbesserung der Energieeffizienz) oder Dienstleistungsverträge (z. B. für Recyclingdienste)
- Gesetzlich vorgeschriebene Dokumente (EHS-Berichte, Berichte über die Belegschaft, Berichte über Lohngefälle, Umwelttests oder Risikomanagementberichte usw.)
- Ausgelagerte Schulungsunterlagen und Zertifikate
Wie reiche ich Dokumente von Dritten ein?
Wie alle anderen Dokumenttypen muss auch jedes Dokument von Dritten die Standards für die Dokumentenzulassung erfüllen, die im Dokumenten-Handbuch von EcoVadis dargelegt sind:
Relevant
- Relevant für den entsprechenden Bewertungsrahmen, mit Angabe des Namens des Unternehmens.
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Bezug zu einem oder mehreren Kriterien der EcoVadis Bewertung.
Aktuell
- Maximal acht Jahre im Falle von Dokumenten, die sich auf die Richtlinien, Maßnahmen und Aktionen beziehen.
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Berichterstattung über Ergebnisse/KPIs (gilt sowohl für aktuelle als auch für frühere Bewertungsdokumente) darf nicht älter als zwei Jahre alt sein.
Glaubwürdig
- Formell und vollständig in das Managementsystem Ihres Unternehmens integriert.
- Authentisch, bereits existierend und vollständig. Wir akzeptieren keine Dokumente, die ausschließlich für die EcoVadis Bewertung erstellt wurden.
Da Dokumente von Dritten nicht von Ihrem Unternehmen ausgestellt werden, tragen sie möglicherweise nicht den Namen oder das Logo Ihres Unternehmens. Sie können die Kriterien für die Zulässigkeit von Dokumenten erfüllen, indem Sie die nachstehende Anleitung befolgen, um sicherzustellen, dass es zusätzliche Informationen gibt, die ein Dokument von Dritten mit dem bewerteten Umfang identifizieren:
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Eine Zertifikat über die Teilnahme an einer Schulung von Dritten kann einem internen Schulungsplan für Beschäftigte beigefügt oder als E-Mail-Einladung zum Kurs verschickt werden.
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Wenn Ihr Unternehmen die Dienste eines externen Recycling-Anbieters in Anspruch nimmt, können Sie den Vertrag oder die Vereinbarung mit dem Dienstleister an dessen Broschüre anhängen (in der Broschüre werden die Dienstleistungen beschrieben).
- Wenn Ihr Unternehmen neue, energieeffizientere Geräte gekauft hat, können Sie die Kaufrechnung mit dem Namen Ihres Unternehmens an die Produktbroschüre anhängen.
Weitere Informationen zu zusammengeführten Dokumenten und Dokumentenpriorisierung finden Sie unter Wie Sie die Dokumentenbeschränkung einhalten und die Einreichung verknüpfter Dokumente vermeiden.
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