Welche belegenden Dokumente kann ich einreichen, wenn ich ein besonders kleines Unternehmen (XS) habe?

Fragebögen von EcoVadis werden auf jedes Unternehmen zugeschnitten, je nach Branche, Standort und Größe, einschließlich besonders kleiner Unternehmen (XS) mit maximal 25 Mitarbeitern. Durchschnittlich werden besonders kleinen Unternehmen (XS) 10 Fragen gestellt. Einige Management-Indikatoren, wie Unterstützung (z. B. UNGC) und Abdeckung sind nicht zutreffend. Auf diese Weise werden lediglich die Aspekte berücksichtigt, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind.

Belegende Dokumente sind für die Analyse der Nachhaltigkeitsleistung Ihres Unternehmens unerlässlich. Wir verstehen, dass kleinere Unternehmen möglicherweise kein
Nachhaltigkeitsmanagementsystem haben, das so entwickelt ist wie das von größeren Unternehmen und daher möglicherweise nicht über so viele formalisierte Dokumente verfügen. Aus diesem Grund bieten wir an dieser Stelle mehr Flexibilität und akzeptieren von besonders kleinen Unternehmen (XS) auch nicht formalisierte belegende Dokumente. Denken Sie jedoch bitte daran, dass die Dokumente aktuell, relevant, vollständig sein und sich auf den jeweiligen Umfang der Bewertung beziehen sollten.

Beispiele für akzeptable Dokumente sind:

• Nachweis über Mitarbeiterschulungen
• Interne E-Mails zu Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter
• Rechnungen für den Kauf von Produkten mit Umweltzeichen für implementierte Aktionen
• Richtlinie zur Geschäftsethik
• Interne Umwelt-Dashboards
• Excel-Tabelle mit Personaldaten, z. B. KPIs hinsichtlich der Schulung von Mitarbeitern
• Interne Management-Präsentation
• Dokumente zur Risikobewertung

Beispiele für inakzeptable Dokumente sind:

• Betriebskostenabrechnung von Drittparteien für die Berichterstattung
• Selbst erstellte Erklärungen
• Beschreibung von Aktionen, die ohne Nachweis als implementiert angegeben werden
• Fotos
• Broschüren zu Philanthropie
• Dokumente von Ihren Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern
• Lizenzen für Tätigkeiten in einem Unternehmen gemäß gesetzlicher Vorschriften
• Andere Dokumente zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die von einer örtlichen Behörde ausgestellt wurden

Erfahren Sie mehr über das Format und die Gültigkeitsdauer von belegenden Dokumenten.