Vorbereitung maschinenlesbarer Dokumente für Ihre EcoVadis Bewertung

Um die Konsistenz und Skalierbarkeit der EcoVadis Rating-Dienste zu gewährleisten, müssen die während der Bewertung bereitgestellten Dokumente maschinenlesbar sein, damit sie während des Bewertungsprozesses vollständig berücksichtigt werden können. Dies gewährleistet eine genaue und effiziente Extraktion und Übersetzung von Informationen, die für eine umfassende Überprüfung unerlässlich ist. Dokumente, die nicht maschinenlesbar sind, werden möglicherweise nicht vollständig übersetzt, was zu Verzögerungen oder fehlenden Informationen in Ihrer Bewertung führen kann.

Warum werden einige Dokumente nicht übersetzt?

EcoVadis verwendet automatisierte OCR (Optical Character Recognition), um Text aus eingereichten Dokumenten zu extrahieren und zu übersetzen. In einigen Fällen kann das System eine Datei nicht verarbeiten, wenn das Dokument nicht maschinenlesbar ist. Das passiert in der Regel, wenn:

• das Dokument ein gescanntes Bild, ein Screenshot oder ein Foto ist
• handgeschriebener Text im Inhalt enthalten ist
• die Datei verschlüsselt, beschädigt oder kennwortgeschützt ist
• der Text nicht in einem digitalen Format eingegeben, sondern in ein Bild eingebettet ist

Wenn OCR den erforderlichen Inhalt nicht extrahieren kann, wird das Dokument als „nicht lesbar“ markiert und kann nicht übersetzt werden. Diese Dokumente werden bei der Bewertung möglicherweise nicht vollständig berücksichtigt, es sei denn, die relevanten Informationen sind an anderer Stelle sichtbar.

Was ändert sich?

Zuvor wurden einige nicht lesbare Dokumente möglicherweise einer zusätzlichen Verarbeitung unterzogen. In Zukunft ändert sich das:

• Nur Dokumente, die die automatisierten OCR-Kriterien erfüllen, werden übersetzt und überprüft

So stellen Sie sicher, dass die Dokumente übersetzt und überprüft werden

Um Verzögerungen oder fehlende Informationen zu vermeiden, beachten Sie bei der Vorbereitung Ihrer Dateien die folgenden Richtlinien:

• Reichen Sie Dokumente in maschinenlesbaren Formaten ein, in denen Text ausgewählt oder kopiert werden kann.
• Exportieren Sie Dokumente direkt aus Word, Excel oder Ihren internen Systemen (z. B. ERP-, HR-, Buchhaltungstools).
• Vermeiden Sie es, gescannte Bilder, Screenshots, Fotos von Dokumenten und handschriftliche Formularen hochzuladen.
• Stellen Sie sicher, dass Dokumente nicht verschlüsselt, gesperrt oder beschädigt sind.