Wie kann ich Fragen und Beschwerden einreichen?

Um die Integrität und Qualität unserer Dienstleistungen sicherzustellen, bietet EcoVadis einen formellen und transparenten Mechanismus, über den Nutzer Fragen und Beschwerden zu unseren Nachhaltigkeitsratings und Geschäftslösungen einreichen können. Unser Prozess ist darauf ausgelegt, konsistent, fair und genau zu sein sowie externen Vorgaben zu entsprechen, wie denen der EU-Verordnung 2024/3005 über die Transparenz und Integrität von ESG-Ratingaktivitäten.

Was ist der Unterschied zwischen Fragen und Beschwerden?

Je nach Ihrer Beziehung zu EcoVadis und der Art Ihrer Anfrage können Sie sich über die folgenden Kanäle an uns wenden:

Die Kommunikationskanäle verstehen

Spezieller Kanal Für wen ist es? Was deckt diese ab?
Frage Bewertete Unternehmen mit aktiver Mitgliedschaft Produkte, Dienstleistungen, Bewertungsverfahren oder Methoden.
Beschwerde Unternehmen, die sich mit EcoVadis in einem anhaltenden Streit befinden Erhebliche Probleme oder starke Meinungsverschiedenheiten in Bezug auf ESG-Ratings, Kundenerfahrung oder Zahlungen.

Wann sollte ich diese Kanäle nutzen?

Bevor Sie sich an uns wenden, empfehlen wir Ihnen, unsere Informationen zur Offenlegung zu lesen, um Ihr Problem möglicherweise sofort lösen zu können. Im Folgenden haben wir einige wichtige Ressourcen für Sie zusammengestellt: 

EcoVadis Hilfe-Center
Enthält Hinweise zu den Dokumentbeschränkungen, zur Interpretation Ihrer Scorecard sowie zu Aktualisierungen der Methodik. Wir empfehlen folgende Artikel:

Nützliche Ressourcen von EcoVadis

Diese Dokumente, die direkt auf der Plattform des aktiven Benutzers abgerufen werden können, erläutern die Bewertungsprinzipien und enthalten Richtlinien. Wir empfehlen Ihnen für den Einstieg folgende Ressourcen:

Wenn Sie von EcoVadis bewertet wurden oder über eine aktive Mitgliedschaft verfügen, können Sie die folgenden Schritte befolgen, um die gewünschten Antworten zu erhalten: 

  • Schritt 1: Fragen Sie Lumi, unseren digitalen Assistenten!

  • Schritt 2 : Stellen Sie uns eine Frage

  • Schritt 3: Sollten die Schritte 1 und 2 nicht zu Ihrer Zufriedenheit funktionieren, reichen Sie bitte eine Beschwerde ein*.

*Als ersten Schritt empfehlen wir immer, eine Frage über den dafür vorgesehenen Kanal über unser Hilfe-Center zu stellen oder sich an Ihren persönlichen Account Manager zu wenden, falls Ihnen einer zugewiesen wurde. Ihre Anfrage wird an unsere Kundenbetreuung weitergeleitet, das die Bearbeitung entsprechend dem von Ihnen angesprochenen Thema koordinieren wird. Sollte die Antwort, die Sie von unseren Teams auf Ihre Frage erhalten, nicht zufriedenstellend sein, können Sie über den dafür vorgesehenen Kanal durch unser Hilfe-Center eine Beschwerde einreichen. 

Um die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie zeitnah eine Antwort erhalten, empfiehlt es sich, Ihre Fragen in einer einzigen Einreichung zusammenzufassen. 

Hinweise zur Einreichung finden Sie auf dieser Scorecard-Fragenliste.

Was gilt als Beschwerde?

Eine „Beschwerde“ ist der offizielle Weg, uns mitzuteilen, wenn Sie auf ein großes Problem oder eine anhaltende Meinungsverschiedenheit im Zusammenhang mit der Vergabe Ihres EcoVadis ESG-Ratings oder den damit verbundenen Dienstleistungen gestoßen sind.

Sie können zu folgenden Punkten eine Beschwerde einreichen:

  • Zu unseren Produkten oder Lösungen (zu unseren Angeboten).
  • Zu unseren Bewertungsverfahren (wie wir vorgehen).
  • Zu unseren Methoden (warum wir Dinge auf eine bestimmte Art und Weise tun).

Sie können jederzeit während der Laufzeit Ihrer Mitgliedschaft eine Beschwerde einreichen.

Voraussetzungen für die Einreichung

EcoVadis geht nur dann einer Beschwerde nach, wenn diese wesentlich, glaubwürdig und konkret ist.

Um eine zügige Klärung zu gewährleisten, empfehlen wir allen Beschwerdeführern, vor Einreichung einer formellen Beschwerde die folgenden Schritte durchzuführen:

  • Untersuchen und hinterfragen: Wir gehen davon aus, dass Sie das Problem zuerst angesprochen und über den dafür vorgesehenen Kanal in unserem Hilfe-Center um Klärung gebeten haben oder sich an Ihren zuständigen Account Manager wenden, falls Ihnen einer zugewiesen wurde.

  • Methodik überprüfen: Beschwerdeführern wird empfohlen, sich in unserem Hilfe-Center über die Methodik von EcoVadis zu informieren, um sicherzustellen, dass die Beschwerde sachlich, relevant und konkret ist.

Kanal zur Einreichung von Beschwerden

Sollten Ihnen unsere Unterlagen zur Offenlegung oder unsere gezielten Antworten auf Ihre Fragen nicht ausreichen, können Sie über das Hilfe-Center eine Beschwerde einreichen. Ihr Fall wird an unsere Kundenbetreuung weitergeleitet, das die Bearbeitung entsprechend dem von Ihnen angesprochenen Thema koordinieren wird. 

Verfahren zum Umgang mit Beschwerden

Der Verfahrensprozess von EcoVadis zum Umgang mit Beschwerden folgt einem strukturierten Arbeitsablauf, der auf Zugänglichkeit, Transparenz und Fairness ausgelegt ist.

  1. Formelle Einreichung: Nutzer*innen reichen ihre detaillierten Vorwürfe bezüglich sachlicher Fehler, fehlerhafter Anwendung der Methodik oder Falschdarstellungen über die dafür vorgesehenen Kanäle ein.

  2. Eingangsbestätigung: Alle vollständigen Einreichungen werden von EcoVadis innerhalb von zwei Arbeitstagen bestätigt und geprüft.

  3. Untersuchung: Ein unabhängiger Analyst/Eine unabhängige Analystin, der/die nicht an der ursprünglichen Bewertung beteiligt war, führt eine gründliche Prüfung der Nachweise durch und zieht bei Bedarf interne Fachexpert*innen hinzu.

  4. Entscheidung und Kommunikation: Eine formelle Antwort wird innerhalb von 10 Arbeitstagen (oder 20 bei Anliegen externer Stakeholder*innen) übermittelt. Je nach Situation geben wir eine auf Nachweisen basierende Erklärung für die Beibehaltung des ursprünglichen Ergebnisses oder eine formelle Überarbeitung der Bewertung ab.

  5. Eskalation: Im Falle einer anhaltenden Uneinigkeit werden ungelöste Probleme an das EcoVadis Resolution Center eskaliert.

  6. Kontinuierliche Verbesserung: Verbesserungsbereiche oder konstruktives Feedback werden an die relevanten internen Teams (z. B. Methodik) kommuniziert, um Prozesse, Analystenschulungen oder die Methodik gegebenenfalls zu verfeinern.

Verhaltenskodex für die gesamte Kommunikation

Wir schätzen alle Formen von Feedback. Um einen produktiven und respektvollen Dialog zu gewährleisten, erwarten wir, dass die gesamte Kommunikation den Verhaltensrichtlinien für externe Partner entspricht. Es ist wichtig, Folgendes zu beachten:

  • Seien Sie spezifisch: EcoVadis prüft nur Beschwerden, die wesentlich, glaubwürdig und konkret sind. Allgemeine Unzufriedenheit ohne sachliche Angaben gilt als unvollständige Einreichung und kann umgeleitet werden, was zu einer verzögerten Lösung führt.

  • Professionalität: Respektlose oder beleidigende Äußerungen werden nicht toleriert. Darüber hinaus müssen sich alle Beschwerdeführer an die offizielle Beschwerderichtlinie halten. 

  • Nur offizielle Kanäle: Es ist verboten, sich in diesen Angelegenheiten direkt an leitende Angestellte oder nicht autorisiertes Personal zu wenden.