So bearbeiten Sie Partnerdaten stapelweise

Hier erfahren Sie, wie Sie mehrere Partner gleichzeitig durch Hochladen einer Datei aktualisieren, anstatt sie einzeln zu bearbeiten.

Mit dem Workflow „Bestehende Partner bearbeiten“ können Sie Partnerdaten durch Hochladen einer Datei stapelweise aktualisieren. Sie wählen im Upload-Assistenten aus, welche Felder aktualisiert werden sollen. Nur diese Felder ändern sich – alles andere, was den Partner betrifft, bleibt unverändert.

Bevor Sie beginnen: So funktioniert das Ersetzen von Werten

Zwei Faktoren bestimmen, was mit einem Feld geschieht: ob Sie das Feld im Upload-Assistenten aktiviert haben und was in der Zelle dieses Felds in Ihrer Datei steht.

• Aktueller Wert = was derzeit auf der EcoVadis Plattform für den Partner gespeichert ist, vor dem Bearbeitungsvorgang
• Dateiwert = was in der Zelle dieser Spalte für diese Zeile in Ihrer Datei steht

Hier erfahren Sie, was bei jedem Feld passiert – je nachdem, ob Sie es aktivieren:

• Feld deaktiviert → Es geschieht nichts. Der aktuelle Wert bleibt unverändert, unabhängig vom Dateiwert. Die Datei wird für dieses Feld vollständig ignoriert.
• Feld aktiviert, Zelle enthält einen Dateiwert → Der Dateiwert überschreibt den aktuellen Wert. Der aktuelle Wert ist gelöscht. Der Dateiwert entspricht dem, was ab jetzt gespeichert ist.
• Feld aktiviert, Zelle ist leer → Der aktuelle Wert wird gelöscht. Eine leere Zelle bedeutet nicht „unverändert lassen“, sondern „löschen“. Wenn Sie ein Feld unverändert lassen möchten, deaktivieren Sie es. Verlassen Sie sich nicht auf das Leerlassen der Zellen.

Felder, die mehr als einen Wert enthalten (Tags, Integrations-IDs) funktionieren auf die gleiche Weise, doch der Dateiwert ist die gesamte neue Liste, keine Ergänzung zur aktuellen. Wenn Sie Tags aktivieren und in Ihrer Dateizelle Einzelhandel steht, hat der Partner am Ende nur das Tag Einzelhandel. Alle anderen Tags des Partners wurden entfernt. Wenn Sie ein Tag hinzufügen möchten, ohne die aktuellen Tags zu verlieren, müssen Sie jedes aktuelle Tag sowie das neue Tag in derselben Zelle vollständig eingeben, getrennt durch Semikolons (zum Beispiel: Einzelhandel;Textilien;NeuesTag).

Der Unternehmensname funktioniert anders als andere Felder. Er ist in jeder Zeile erforderlich und immer aktiviert, daher können Sie ihn nicht deaktivieren. Was Sie eingeben, wird immer zu den alternativen Unternehmensnamen des Partners hinzugefügt. Die bereits bestehenden Namen werden dabei in keinem Fall ersetzt oder gelöscht, daher müssen Sie sie nicht in die Zelle kopieren.

Was sonst noch passiert, hängt vom Status des Partners ab:

• Identifizierter Partner → Der Wert wird als alternativer Unternehmensname hinzugefügt.
• Nicht identifizierter Partner → Der Wert wird außerdem genutzt, um das Unternehmen mit einem von EcoVadis verifizierten Unternehmen abzugleichen. Wenn wir eine Übereinstimmung finden, wird der Wert als alternativer Unternehmensname hinzugefügt.
  • Weitere Informationen finden Sie unter [So identifizieren Sie nicht identifizierte Unternehmen]. (Link-Entscheidung ausstehend, Punkt 2)

Ein alternativer Unternehmensname ist ein Suchalias, mit dem Sie den Partner schneller finden können. Der in der Partnerliste angezeigte Name ist immer der verifizierte Name der juristischen Person in EcoVadis, unabhängig davon, welche alternativen Namen Sie hochladen.

Wenn die Zelle „Name des Unternehmens“ leer ist, wird die Zeile nicht verarbeitet und landet unter „Nicht bearbeitet“, sodass sich nichts ändert.

Erste Schritte

Wählen Sie auf der Partnerseite oben rechts Partner hinzufügen oder verwalten aus und klicken Sie dann auf Bestehende Partner bearbeiten.

Auf der Seite „Partner hinzufügen oder verwalten“ werden alle Workflow-Optionen angezeigt: „Neue Partner hinzufügen“, „Bestehende Partner bearbeiten“ und „Bestehende Partner archivieren“.

1. Laden Sie Ihre Datei hoch.
   Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Datei auswählen, um Ihr Gerät zu durchsuchen.

   

   Benötigen Sie eine Datei als Ausgangspunkt? Nutzen Sie das Menü „Vorlage herunterladen“ (funktioniert mit Excel und Google Sheets):OptionNutzen Sie diese, wennLeere Vorlage Sie erstellen Ihre Datei von Grund auf neuVorausgefüllte Vorlage Sie möchten die Daten Ihres aktuellen Partners, die bereits in der Datei sind – kommt Ende 2026, noch nicht verfügbarExport aus der Partnerliste Sie haben bereits die Partner, die Sie bearbeiten möchten, und benötigen nur deren aktuelle Daten. Führen Sie vor dem erneuten Hochladen alle Tags in einer einzelnen Spalte und alle Integrations-IDs in einer einzelnen Spalte zusammen (durch Semikolon getrennt) – eine Spalte pro Feld, nicht eine pro Wert.

2. Wählen Sie ein Blatt aus.
   Wenn Ihre Datei mehr als ein Blatt enthält, wählen Sie das Blatt mit Ihren Partnerdaten aus und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Wählen Sie die Kopfzeile aus.
   Bestätigen Sie die Zeile, die das Tool als Spaltenüberschriften hervorgehoben hat (zum Beispiel Name des Unternehmens oder Steuer-ID), oder wählen Sie eine andere aus und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Wählen Sie aus, welche Felder aktualisiert werden sollen.
   Aktivieren Sie nur die Felder, die Sie ändern möchten. Alles andere bleibt unverändert, selbst wenn Ihre Datei Werte dafür enthält. Name des Unternehmens ist immer aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.

   

   Beispiel: Wenn Sie nur die E-Mail-Adresse der anfordernden Kontaktperson und die Integrations-IDs aktualisieren möchten, aktivieren Sie nur diese beiden Informationen, lassen Sie den Rest deaktiviert und klicken Sie dann auf „Weiter“. „Name des Unternehmens“ ist immer aktiviert. Alles, was Sie eingeben, wird den alternativen Unternehmensnamen des Partners hinzugefügt. In keinem Fall werden dadurch die aktuellen Namen ersetzt oder gelöscht. Ist die Zelle „Name des Unternehmens“ leer, bedeutet dies, dass die Zeile nicht verarbeitet wird.

   Wenn Sie einen Wert löschen möchten, lassen Sie die Zelle leer und das Feld aktiviert. Dies gilt nicht für „Name des Unternehmens“, da diese Angabe erforderlich ist.
   Wenn Sie ein nicht identifiziertes Unternehmen identifizieren möchten, finden Sie eine Anleitung dazu im Hilfe-Center unter „Identifizieren nicht identifizierter Partner nach einem Upload“.

5. Überprüfen Sie die Spaltenzuordnungen.
   EcoVadis ordnet Ihre Spalten automatisch den Systemfeldern zu. Überprüfen Sie jede Zuordnung und korrigieren Sie diese gegebenenfalls anhand des Drop-down-Menüs.

   Status	Bedeutung
   Automatisch abgeglichen	Eine Spalte in Ihrer Datei stimmte mit einem Systemfeld überein.
   Abgleich erforderlich	Keine Übereinstimmung gefunden – Sie müssen eine Spalte auswählen, bevor Sie fortfahren können.
   Nicht abgeglichen	Keine Übereinstimmung gefunden – das Zuordnen ist hier optional.

6. Beheben Sie alles, was als Fehler markiert ist.
   Jede Zeile wird vor dem Hochladen überprüft. Zeilen mit Problemen werden rot hervorgehoben – klicken Sie auf eine rote Zelle, um einen Tooltip mit einer Erläuterung des Problems anzuzeigen, und beheben Sie das Problem direkt in der Tabelle.

   

   Einige Tools, die hier helfen: ToolWas es bewirktFehlerzeilen Filtert die Liste nur nach Zeilen mit Problemen.Duplizieren / Entfernen Kopiert ausgewählte Zeilen (nützlich für Partner, die dieselben Daten teilen) oder löscht sie aus der Datei.Bearbeitungen mit KI anwenden Korrigiert eine ganze Spalte in einem einzigen Schritt anhand einer Anweisung in natürlicher Sprache (zum Beispiel „Leerzeichen nach Semikolons entfernen“) – sehen Sie sich eine Vorschau an und wenden Sie sie dann nur auf die Fehlerzeilen oder die gesamte Spalte an.

7. Speichern Sie Ihre Änderungen.
   Klicken Sie auf Upload starten. Sie sehen eine Zusammenfassung der fehlerfreien Zeilen im Vergleich zu den fehlerhaften Zeilen: Zeilen mit Fehlern oder Duplikaten werden übersprungen. Klicken Sie zur Bestätigung auf Änderungen speichern.

   

   Die meisten Änderungen erscheinen innerhalb einer Stunde in „Partner“ – umfangreichere Uploads können länger dauern.

Überprüfen Sie Ihr Ergebnis

Gehen Sie zu Upload-Historie überprüfen, um den Status Ihrer Datei zu sehen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird angezeigt, wie viele Zeilen hochgeladen, wie viele Partner bearbeitet und wie viele Zeilen nicht verarbeitet wurden.

Wenn Sie alle Details sehen möchten, klicken Sie auf der Upload-Karte auf Bericht herunterladen. Jede Option ist eine separate .xlsx-Datei mit einer daneben angegebenen Zeilenanzahl – zum Beispiel Bearbeitet (7) oder Nicht bearbeitet (11).

Lesen des Berichts

Jede Zeile erhält eines dieser Label sowie eine Farbcodierung, um Ihre Aufmerksamkeit darauf zu lenken:

Die häufigsten Gründe, warum eine Zeile nicht bearbeitet wurde:

• Formatierungsfehler – Oft besteht die EVID nicht aus 8 Zeichen. Überprüfen Sie die rote Zelle.
• Name des Unternehmens ist erforderlich – Die Zelle „Name des Unternehmens“ ist leer. Fügen Sie den Unternehmensnamen hinzu und wiederholen Sie den Upload.
• EVID nicht gefunden – Kein Partner in Ihrem Netzwerk hat die entsprechende EVID.
• Unternehmen ist archiviert – Heben Sie zuerst die Archivierung des Partners auf. Eine Anleitung hierzu finden Sie unter „Partner gesammelt archivieren.“

Beispiel: Sie laden eine Zeile mit der EVID 12345678 hoch, bei der die Vorwahl der Telefonnummer fehlt. Die Zelle für die Telefonnummer wird gelb hervorgehoben und mit folgendem Hinweis versehen: „Telefonnummer konnte nicht gespeichert werden. Fehlende Vorwahl.“ Alles andere in dieser Zeile (Name, E-Mail-Adresse) wird ordnungsgemäß gespeichert und in der Zeile wird „Mit Ausnahmen bearbeitet“ angezeigt. Korrigieren: Fügen Sie die Vorwahl hinzu und laden Sie die Datei erneut hoch, oder bearbeiten Sie den Partner direkt in „Partner“.

Gut zu wissen

• Der Bericht ist eine Momentaufnahme vom Upload-Zeitpunkt – spätere Änderungen am Partner gehen nicht mit einer Aktualisierung einher.
• Zahlen mit führenden Nullen (DUNS, Steuer-ID, Postleitzahlen, Telefonnummern) werden als Text gespeichert, damit diese Null nicht verloren geht.
• Doppelte EVIDs in derselben Datei: Nur die erste Zeile wird hochgeladen, die übrigen werden übersprungen und im Bericht „Nicht bearbeitet“ aufgeführt.

Zugehörige Artikel:

• Partner gesammelt hinzufügen – der vollständige Upload-Vorgang für neue Partner.
• Partner gesammelt archivieren – wie Sie einen Partner archivieren oder die Archivierung eines Partners vor der Bearbeitung aufheben.
• Nicht identifizierte Partner nach einem Upload identifizieren 
• So korrigieren Sie einen Partner, der nach einem gesammelten Upload dem falschen Unternehmen zugeordnet wurde – der Workflow zum Archivieren und erneuten Hinzufügen.