Wie geht EcoVadis mit betrügerischen belegenden Dokumenten um?

Das EcoVadis Rating ist evidenzbasiert und verlangt von den Unternehmen, dass sie formalisierte, aktuelle und bereits vorhandene Dokumente vorlegen, die ein zuverlässiges Element des Nachhaltigkeitsmanagementsystems des Unternehmens darstellen. Da diese belegenden Dokumente entscheidend für die Bewertung sind, setzt EcoVadis ein rigoroses mehrschichtiges Verfahren ein, um die Integrität der Nachweise zu verifizieren. 

Folgende Dokumente gelten nicht als Nachweis und werden nicht akzeptiert:

• Dokumente (Selbstverpflichtungen, Aktionen und/ oder Berichte), die ausschließlich für den EcoVadis-Fragebogen erstellt wurden,
• Dokumente, die von anderen Organisationen oder Onlineressourcen kopiert wurden und keine angemessenen Nachweise und Versicherungen zur Umsetzung liefern,
• Gefälschte Zertifikate und/oder Dokumente Dritter (z.B. Audit-Berichte).

Erfahren Sie mehr über das Format und den Gültigkeitszeitraum von belegenden Dokumenten.

 Wie prüft EcoVadis die Glaubwürdigkeit von Dokumenten? 

EcoVadis setzt ein internes Verfahren ein, um zweifelhafte Dokumente zu erkennen. Darüber hinaus können unsere Analyst*innen zweifelhafte Fälle an ein internes, eigens dafür zuständiges Team melden. Eingereichte Zertifikate werden einem systematischen Verifizierungsprozess unterzogen, um ihre Gültigkeit sowie die Zuverlässigkeit der ausstellenden Organisationen zu prüfen. Bei anderen Dokumenten von Dritten werden unsere Analyst*innen deren Gültigkeit bei den entsprechenden externen Stellen überprüfen, wenn zweifelhafte Merkmale identifiziert werden. EcoVadis arbeitet außerdem mit einem Softwareanbieter zusammen, um plagiierte Inhalte aufzuspüren. Dieses präzise, zuverlässige und vertrauliche Werkzeug erlaubt unseren Analysten festzustellen, ob die Dokumente authentisch, vertrauenswürdig und glaubwürdig sind. 

Was sind die Konsequenzen aus dem Einreichen zweifelhafter Dokumente? 

Ihre Dokumente werden abgelehnt, wenn sich herausstellt, dass sie speziell für unsere Bewertung erstellt, in großem Umfang und ohne ein angemessenes Maß an Anpassung von externen Quellen plagiiert und/oder bei der Verifizierung verfälscht wurden. Außerdem erscheint eine entsprechende Anmerkung unserer Analyst*innen Ihrer Scorecard, die für anfragende Unternehmen einsehbar ist.

Sollte eine große Anzahl der eingereichten Dokumente den Dokumenten anderer bewerteter und nicht verbundener Unternehmen ähneln oder sollten gefälschte Zertifikate/Dokumente Dritter vorgelegt werden, ergreift unser Team die folgenden Maßnahmen, um die Integrität der Nachweise zu gewährleisten:

• Alle neu eingereichten internen Dokumente werden bei der Analyse nicht berücksichtigt
• Es wird eine spezielle Anmerkung unserer Analyst*innen auf Ihrer Scorecard angezeigt, um die Situation zu erklären
• Die anfragenden Unternehmen werden über diese Fälle informiert

Das Einreichen zweifelhafter und/oder gefälschter Dokumente kann also schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Partnerschaft mit Geschäftspartnern haben.

Weitere Informationen und Beispiele von Dokumenten, die Sie einreichen können, finden Sie in unseren Dokumenteleitfaden.