Wie kann ich meine Dokumente für meine Tochterunternehmen freigeben?

Die Funktion „Dokumente freigeben“ ermöglicht es Nutzern mit einem Corporate-Konto, Dokumente auf Konzernebene wie Konzernrichtlinien, Verhaltenskodizes und Mitarbeiter*innen-Handbücher für Tochterunternehmen freizugeben, die mit dem Corporate-Konto verbunden sind. Das vereinfacht das Hochladen von Dokumenten, da über das Corporate-Konto Dokumente auf Konzernebene einmal hochgeladen und für alle relevanten Tochterunternehmen freigegeben werden können.

Wenn Sie über eine Corporate-Mitgliedschaft verfügen und Dokumente für Ihre Tochterunternehmen freigeben möchten, dann können Sie hierfür die EcoVadis Plattform nutzen.

Hinweis: Nur Corporate-Koordinator*innen können diese Aktion durchführen.

Anmerkung:² Der Konzern muss zunächst eine Bewertung durchführen und die erforderlichen Unterlagen vorlegen, bevor er sie für Tochterunternehmen freigeben kann. Sobald der erste Konzernfragebogen eingereicht und veröffentlicht wurde, werden die Dokumente für die Freigabe zur Verfügung stehen.

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem EcoVadis Dashboard an und klicken Sie am linken Bildschirmrand auf ‚Netzwerk‘.

Schritt 2: Klicken Sie dann auf ‚Tochterunternehmen‘.

Schritt 3: Anschließend klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Tochterunternehmens. Im Drop-down-Menü finden Sie die Option ‚Dokumente für diese Tochtergesellschaft freigeben‘. Klicken Sie darauf.

Schritt 4: Sobald Sie angeklickt haben, dass Sie Ihre Dokumente freigeben möchten, werden Sie dazu aufgefordert, Ihre Anfrage zu bestätigen. In Zukunft können Sie die Freigabe von Dokumenten aufheben, indem Sie erneut auf die drei Punkte klicken und die Freigabe für Ihr Tochterunternehmen beenden. 

Schritt 5: Gehen Sie schließlich zu Meine Leistung > Dokumente, klicken Sie auf das Symbol in der Spalte „Freigabe“ für jedes Dokument, das Sie freigeben möchten, und wählen Sie dann „Für Tochterunternehmen freigeben“.

Fertig! Ihr Tochterunternehmen muss der Freigabe von Dokumenten zustimmen. Dann kann sie bei der Beantwortung ihres Fragebogens die Dokumente der Muttergesellschaft an die entsprechenden Fragen anhängen.

Wo können Tochterunternehmen die freigegebenen Dokumente der Muttergesellschaft finden?

Tochterunternehmen sehen die in ihrer Dokumentenbibliothek freigegebenen Dokumente nicht sofort; sie werden erst sichtbar, nachdem sie an den Fragebogen angehängt wurden, durch Klicken auf „Von der Muttergesellschaft auswählen“, und/oder nachdem das Dokument von den EcoVadis Analysten analysiert wurde.

Werden dem Corporate-Konto die Dokumente der Tochterunternehmen angezeigt?

Ja, sobald Sie sich in Ihrem Corporate-EcoVadis-Konto angemeldet haben, können Sie die Dokumente Ihrer Tochterunternehmen einsehen, indem Sie auf ‚Netzwerk‘ gehen und dann auf ‚Tochterunternehmen‘ klicken.

Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie Ihre Liste der verknüpften Tochterunternehmen. Gehen Sie zu der Tochtergesellschaft, deren Dokumente Sie einsehen möchten, und klicken Sie auf ‚Scorecard anzeigen‘. 

Hier sehen Sie die Scorecard Ihres Tochterunternehmens. Klicken Sie auf seine Seite „Dokumente“.  

Im nächsten Schritt wird Ihnen eine Liste Ihrer Dokumente angezeigt. Wenn Sie ein Dokument herunterladen möchten, um es einzusehen, können Sie rechts am Dokument auf die drei Punkte klicken und dann auf ‚Herunterladen‘.