Aviso legal - Protección de datos (Servicios)

EcoVadis SAS y EcoVadis Inc («EcoVadis») recopilan datos personales de los usuarios de nuestros Servicios web, incluidos, entre otros, los centros ubicados en www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, todos los subdominios y todos los demás servicios online de EcoVadis (los «Servicios») y los utilizan para los fines definidos en los párrafos siguientes.

El tratamiento que se describe a continuación de los datos personales de los usuarios se basa en los intereses legítimos de EcoVadis en el sentido del artículo 6. 1. f) del RGPD.

EcoVadis recoge y utiliza la información personal de los usuarios de sus servicios a través de:

a) la información personal proporcionada en los formularios de registro en línea por los usuarios;

b) los datos de contacto de los usuarios de los clientes empresariales («Empresa/s solicitante/s») y de los usuarios de los socios comerciales de las Empresas solicitantes («Empresa/s evaluada/s») enviados a través de los formularios en línea;

c) los datos de contacto de los usuarios de las empresas evaluadas proporcionados a través de los formularios en línea por usuarios de Empresas solicitantes;

d) la información personal de los usuarios de las empresas solicitantes o las empresas evaluadas proporcionada a través de correos electrónicos.

En el caso de usuarios que no participen en los Servicios y procesos relacionados, véase «Aviso Legal - Protección de Datos (prospección)»: https://ecovadis.com/es/trust-center/data-privacy/.

Evaluación de la sostenibilidad y de las emisiones de carbono
EcoVadis recoge los siguientes datos personales de sus usuarios: nombre y apellido(s), correo electrónico, número de teléfono y cargo en la empresa, con fines de contacto para proporcionar los Servicios demandados.

Como parte de este servicio, EcoVadis ofrece una plataforma de aprendizaje virtual para que los usuarios de las Empresas evaluadas y las Empresas solicitantes puedan mejorar sus prácticas de sostenibilidad. EcoVadis recopila datos sobre su participación en el curso y sus resultados, que se compartirán con los responsables de su propia empresa (titulares del perfil de Administrador). Solo se compartirán los datos anónimos y agregados del usuario de las Empresas evaluadas con las Empresas solicitantes con las que usted haya aceptado previamente compartir su ficha de evaluación de la sostenibilidad o su ficha de evaluación sobre emisiones de carbono.

Llevamos a cabo un seguimiento de las actividades de los usuarios solicitantes en la plataforma y el estado de dichas actividades (tiempo transcurrido hasta el primer inicio de sesión, progreso de la incorporación) se comunica al responsable del programa de la Empresa solicitante con el fin de mejorar la incorporación para esta última.

El contacto del administrador de la Empresa evaluada creado en la solución EcoVadis será visible para todos los usuarios que formen parte de la red de EcoVadis de la Empresa evaluada.

Si la ficha de evaluación sobre emisiones de carbono o sostenibilidad está siendo compartida por la Empresa evaluada, la información de contacto del administrador será visible para el administrador de la Empresa solicitante y para los administradores de sus filiales.

Los datos personales recopilados a través de los sitios web de EcoVadis mencionados anteriormente se registran en archivos digitales por EcoVadis. Estos se conservan hasta la finalización del contrato en el caso de las Empresas solicitantes que soliciten evaluaciones de la sostenibilidad o de las emisiones de carbono a sus empresas evaluadas y durante cinco (5) años tras la finalización de la suscripción para las Empresas evaluadas.

Como agencia de evaluación, EcoVadis debe mantener la trazabilidad de las acciones relacionadas con las cuentas de nuestros clientes (p. ej., cargar documentos en la plataforma EcoVadis, enviar el cuestionario, aceptar las solicitudes de los clientes para compartir los resultados de desempeño en carbono y en sostenibilidad, etc.). Por este motivo, los nombres de usuario (inactivos) se mantienen como referencia para poder responder a cualquier consulta y establecer, ejercer o defender posibles reclamaciones legales. Nos referimos a la sección 17.3(e) del RGPD.

Los usuarios de las empresas evaluadas que hayan aceptado los términos y condiciones se conservan durante 10 años después de la finalización de la suscripción de acuerdo con el artículo 17.3 b) del RGPD.

Los documentos se eliminarán 5 años después de la finalización de la suscripción con el fin de mantener la justificación de la puntuación.

Servicio IQ y Vitals
Para el servicio de IQ, los datos de contacto (direcciones de correo electrónico) de las Empresas evaluadas que no se hayan editado ni contactado para solicitar una evaluación se anonimizan en un plazo de 3 años después del primer uso y al finalizar el acuerdo con la Empresa solicitante.

Para el Servicio Vitals, EcoVadis recopila los siguientes datos personales de sus usuarios: nombre y apellidos, y dirección de correo electrónico con fines de contacto para prestar los Servicios solicitados.
Los datos de contacto de las Empresas evaluadas que no hayan aceptado las CGV se anonimizan 3 años después del primer uso y al finalizar el contrato con la Empresa solicitante.

Los usuarios de las Empresas evaluadas que han aceptado los términos y condiciones se conservan durante 10 años después de la finalización de la suscripción de acuerdo con el artículo 17.3 b) del RGPD. Los documentos proporcionados se conservan durante 5 años tras la finalización de la suscripción.

Otros tratamientos relacionados con el servicio:
EcoVadis recopila los datos personales de los usuarios de sus clientes mencionados anteriormente para su comunicación comercial y la gestión de las relaciones con sus clientes.

Para mejorar sus servicios y las funciones de la plataforma, se analiza el comportamiento de los usuarios en la plataforma. Los datos se conservan durante 1 año.

Los datos personales se tratan en el marco de los procesos de facturación, pago y gestión contable. Estos datos se conservan durante el periodo correspondiente, de acuerdo con los requisitos legales o normativos (en el caso de las facturas, 10 años).

Además, EcoVadis también puede ponerse en contacto con los usuarios para realizar estudios a través de encuestas relacionadas con las opiniones de los usuarios sobre los Servicios, informar en newsletters sobre otros Servicios o informar sobre posibles nuevos servicios que puedan ofrecerse en el futuro. Para este tratamiento consulte «Aviso legal - Protección de datos (Prospección): https://ecovadis.com/es/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Para la seguridad de la plataforma, se tratan los datos de conexión de los usuarios (registros de conexión, que incluyen la dirección IP). Estos datos se conservan durante 1 año en la plataforma y 4 años en el archivo.

Destinatarios
Los datos recopilados para la gestión de clientes están destinados a nuestros equipos de cara al público, asesores jurídicos y terceros necesarios (proveedores) implicados en la prestación de los Servicios.

Los datos de análisis del comportamiento de los usuarios están destinados al equipo de Desarrollo de Productos.

Para la administración de los procesos de facturación, pago y gestión contable, tendrá acceso a los datos el personal de contabilidad, así como las empresas de cobro de deudas.

El acceso a los registros de las conexiones de los usuarios está restringido al personal autorizado de TI y de Seguridad Informática.

Transferencia fuera del Espacio Económico Europeo (EEE)
Los datos personales comunicados a EcoVadis pueden transferirse a las filiales de EcoVadis ubicadas fuera del EEE: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K., y otras filiales que puedan constituirse posteriormente. El acceso a esta información es necesario para prestar el servicio y para el tratamiento mencionado anteriormente; por ejemplo, para asistir y hacer un seguimiento de los clientes.

Como salvaguardia, esta transferencia se rige por cláusulas contractuales tipo (Responsable del tratamiento - Responsable del tratamiento) entre EcoVadis SAS (Francia) y sus filiales si se considera que el país no garantiza un nivel de protección adecuado.

En el proceso de evaluación de la sostenibilidad y las emisiones de carbono, los datos de contacto de la empresa evaluada se transfieren a las Empresas Clientes Solicitantes ubicadas fuera del EEE cuando acceden a los resultados del desempeño en carbono y en sostenibilidad. Como salvaguardia, esta transferencia se rige por cláusulas contractuales tipo (Responsable del tratamiento - Responsable del tratamiento) entre EcoVadis y los clientes solicitantes.

Terceros (proveedores)
A efectos del tratamiento, EcoVadis utiliza proveedores (encargados del tratamiento) con sede fuera del EEE. EcoVadis ha suscrito cláusulas contractuales tipo (Responsable del tratamiento - Encargado del tratamiento). Para obtener más información, consulte el apartado sobre el RGPD en nuestro Centro de confianza: https://ecovadis.com/es/trust-center/data-privacy/

Derechos de protección de datos
Tiene derecho a acceder, rectificar o suprimir sus datos, a limitar el tratamiento de sus datos o a oponerse a dicho tratamiento y a recibir una exportación de sus datos poniéndose en contacto con nosotros. En nuestro sitio web: www.ecovadis.com/legal-notice/ encontrará más información sobre la protección de datos.

Si tiene alguna duda sobre la protección de sus datos personales y el ejercicio de sus derechos de protección de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros utilizando la información que figura a continuación.

EcoVadis SAS
Data Protection Officer
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
Correo electrónico: dpo@ecovadis.com

Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 París (Francia) si considera que el tratamientos de los datos personales que le conciernen infringe la normativa.