Aviso legal - Protección de datos (Servicios)

EcoVadis SAS y EcoVadis Inc («EcoVadis») recopilan datos personales de los usuarios de nuestros Servicios web, incluidos, entre otros, los centros ubicados en www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, todos los subdominios y todos los demás servicios online de EcoVadis (los «Servicios») y los utilizan para los fines definidos en los párrafos siguientes.

Para los servicios web en línea de Ulula, consulte la Política de privacidad corporativa de Ulula.

El tratamiento que se describe a continuación de los datos personales de los usuarios se basa en los intereses legítimos de EcoVadis en el sentido del artículo 6. 1. f) del RGPD.

EcoVadis recoge y utiliza la información personal de los usuarios de sus servicios a través de:

a) la información personal proporcionada en los formularios de registro en línea por los usuarios;

b) los datos de contacto de los usuarios de los clientes empresariales («Empresa/s solicitante/s») y de los usuarios de los socios comerciales de las Empresas solicitantes («Empresa/s evaluada/s») enviados a través de los formularios en línea;

c) los datos de contacto de los usuarios de las empresas evaluadas proporcionados a través de los formularios en línea por usuarios de Empresas solicitantes;

d) la información personal de los usuarios de las empresas solicitantes o las empresas evaluadas proporcionada a través de correos electrónicos.

En el caso de usuarios que no participen en los Servicios y procesos relacionados, véase «Aviso Legal - Protección de Datos (prospección)»: https://ecovadis.com/es/trust-center/data-privacy/.

Evaluación de la sostenibilidad y de las emisiones de carbono
EcoVadis recoge los siguientes datos personales de sus usuarios: nombre y apellido(s), correo electrónico, número de teléfono y cargo en la empresa, con fines de contacto para proporcionar los Servicios demandados.

Llevamos a cabo un seguimiento de las actividades de los usuarios solicitantes en la plataforma y el estado de dichas actividades (tiempo transcurrido hasta el primer inicio de sesión, progreso de la incorporación y el compromiso) se comunica al responsable del programa de la Empresa solicitante con el fin de mejorar la incorporación y el compromiso para esta última.

El contacto del administrador de la Empresa evaluada creado en la solución EcoVadis será visible para todos los usuarios que formen parte de la red de EcoVadis de la Empresa evaluada.

Si la ficha de evaluación sobre emisiones de carbono o sostenibilidad está siendo compartida por la Empresa evaluada, la información de contacto del administrador será visible para el administrador de la Empresa solicitante y para los administradores de sus filiales.

Los datos personales recopilados a través de los sitios web de EcoVadis mencionados anteriormente se registran en archivos digitales por EcoVadis. Estos se conservan hasta la finalización del contrato en el caso de las Empresas solicitantes que soliciten evaluaciones de la sostenibilidad o de las emisiones de carbono a sus empresas evaluadas y durante cinco (5) años tras la finalización de la suscripción para las Empresas evaluadas.

Como agencia de evaluación, EcoVadis debe mantener la trazabilidad de las acciones relacionadas con las cuentas de nuestros clientes (p. ej., cargar documentos en la plataforma EcoVadis, enviar el cuestionario, aceptar las solicitudes de los clientes para compartir los resultados de desempeño en carbono y en sostenibilidad, etc.). Por este motivo, los nombres de usuario (inactivos) se mantienen como referencia para poder responder a cualquier consulta y establecer, ejercer o defender posibles reclamaciones legales. Nos referimos a la sección 17.3(e) del RGPD.

Los usuarios de las empresas evaluadas que hayan aceptado los términos y condiciones se conservan durante 10 años después de la finalización de la suscripción de acuerdo con el artículo 17.3 b) del RGPD.

Durante el periodo de suscripción, la empresa evaluada puede borrar a los usuarios que no participaron en actividades de usuario o no aceptaron los Términos y condiciones.

Los documentos se eliminarán 5 años después de la finalización de la suscripción con el fin de mantener la justificación de la puntuación.

Aprendizaje virtual en la Academy
Como parte de este servicio, EcoVadis ofrece una plataforma de aprendizaje virtual para que los usuarios de las Empresas evaluadas y las Empresas solicitantes puedan mejorar sus prácticas de sostenibilidad. EcoVadis recopila datos sobre su participación en el curso y sus resultados, que se compartirán con los responsables de su propia empresa (titulares del perfil de Administrador). Solo se compartirán los datos anónimos y agregados del usuario de las Empresas evaluadas con las Empresas solicitantes con las que usted haya aceptado previamente compartir su ficha de evaluación de la sostenibilidad o su ficha de evaluación sobre emisiones de carbono.

Para los usuarios que no son clientes y que utilizan la plataforma de aprendizaje virtual se aplica lo siguiente:
EcoVadis recoge los datos sobre su participación en el curso y sus resultados. Estos se compartirán con los gerentes del cliente que financie el acceso a los cursos de su propia empresa (con perfil de Administrador). EcoVadis procesa sus datos personales con el fin de proporcionar acceso a la EcoVadis Academy para que los usuarios de nuestros clientes participen en cursos de aprendizaje virtual para comprender las prácticas de sostenibilidad. EcoVadis recoge la siguiente información personal sobre sus usuarios: nombre y apellidos, correo electrónico (nombre de usuario). Los datos personales recopilados se conservarán hasta que finalice el contrato de la empresa solicitante. 

Servicio IQ y Vitals
Para el servicio IQ, las empresas solicitantes podrán utilizar los datos de contacto (direcciones de correo electrónico) de las empresas evaluadas a efectos de identificación de la empresa evaluada en el sistema EcoVadis. Los datos de contacto (direcciones de correo electrónico) de las Empresas evaluadas que no se hayan editado ni contactado para solicitar una evaluación se anonimizan en un plazo de 3 años después del primer uso y al finalizar el acuerdo con la empresa solicitante. Los usuarios de las empresas solicitantes se conservan hasta la finalización del contrato. 

Para el Servicio Vitals, EcoVadis recopila los siguientes datos personales de sus usuarios: nombre y apellidos, y dirección de correo electrónico con fines de contacto para prestar los Servicios solicitados.

Los usuarios de las Empresas evaluadas que han aceptado los términos y condiciones se conservan durante 10 años después de la finalización de la suscripción de acuerdo con el artículo 17.3 b) del RGPD. Los usuarios de las empresas evaluadas y los documentos proporcionados se conservan durante 5 años después de la finalización de la suscripción. Los usuarios de las empresas solicitantes se conservan hasta la finalización del contrato. 

Comunidad de EcoVadis
EcoVadis ofrece una red comunitaria online (la «Comunidad») para facilitar la colaboración, el networking y el intercambio de conocimientos entre nuestros clientes y socios con el fin de mejorar e intercambiar prácticas de sostenibilidad.

Para proporcionar y operar este servicio, EcoVadis procesa los siguientes datos personales de usuarios autorizados: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, ubicación, título del puesto, sector, intereses y nombre de la empresa. Estos datos se procesan en la plataforma de la Comunidad con el fin de crear y gestionar su cuenta de usuario y permitir su acceso y uso de la Comunidad.

Moderación 
Durante su participación, la plataforma procesa automáticamente sus datos de interacción con la Comunidad (por ejemplo, publicaciones, respuestas, marcas de tiempo de inicio de sesión, visualizaciones) para facilitar la interacción entre iguales, moderar el contenido conforme a los Términos de Uso de la Comunidad, incluidos los requisitos de la Ley de Servicios Digitales, y medir el estado comunitario.

Sistemas de personalización y recomendación 
EcoVadis utiliza sistemas de recomendación para personalizar el contenido, la experiencia y las comunicaciones que se muestran para usted. Estos sistemas dependen de sus intereses profesionales y predicen qué contenido será más relevante para su función. El contenido específico y su orden de prominencia están principalmente influenciados por los siguientes parámetros principales:
Perfil de usuario e intereses: el sector, la función profesional y los intereses indicados en su perfil.

Base legal, derechos y control 
El tratamiento de estos datos se basa en el Interés Lexítimo (RGPD, Art. 6(1)(f)) para clientes y socios existentes, así como para empresas interesadas en servicios de desempeño en sostenibilidad. La Comunidad se considera un servicio eficiente y de valor añadido, relevante para su relación o posible interacción con otros servicios de EcoVadis, orientado a fomentar la colaboración en sostenibilidad a nivel sectorial.
De acuerdo con la Ley de Servicios Digitales y el RGPD, tiene derecho a influir y modificar estos parámetros en cualquier momento y a objetar el perfilado:
Puede optar por no incluir «Intereses» profesionales opcionales en su perfil. Además, si selecciona opciones alternativas de ordenación (como «Más reciente» o «Cronológica») en su primera visita, podrá ver contenido sin necesidad de aplicar algoritmos personalizados de clasificación o perfiles.
Modificar parámetros: puede actualizar sus intereses profesionales en su perfil en cualquier momento para modificar la lógica de personalización.

Marketing y alcance personalizado 
Si decide enriquecer su perfil comunitario con información adicional (como sus «Intereses» profesionales), EcoVadis puede utilizar estos datos para proporcionarle información personalizada sobre sostenibilidad y comunicaciones de marketing relevantes tanto dentro de la Comunidad (a través del sistema de recomendación) como a través de canales externos (como el correo electrónico). Este procesamiento se basa en nuestro interés legítimo en ofrecerle contenido profesional y de alto valor. Mantiene el control total sobre estas comunicaciones y puede oponerse a este procesamiento en cualquier momento a través de sus preferencias de marketing o utilizando el enlace de baja en nuestros correos electrónicos.

Reportes de contenido ilegal (aviso y acción)
Si denuncia contenido ilegal dentro de la Comunidad, EcoVadis procesa su nombre y dirección de correo electrónico para gestionar el informe y proporcionarle una confirmación de recepción y el resultado. Su identidad como «notificador» permanecerá confidencial y no se revelará al autor del contenido afectado a menos que dicha divulgación sea estrictamente necesaria para determinar la ilegalidad del contenido (por ejemplo, en disputas de propiedad intelectual). Se le informará debidamente antes de que se produzca cualquier divulgación de este tipo.

Moderación automatizada y revisión humana
Para garantizar un entorno seguro, EcoVadis puede utilizar herramientas automáticas para detectar y moderar el contenido. Si se decide restringir o eliminar su contenido únicamente mediante procesamiento automático, se le informará de la lógica y de las consecuencias. Tiene derecho a solicitar una revisión humana de cualquier decisión automatizada para impugnar la acción tomada.

Protección de menores
EcoVadis se compromete a un alto nivel de privacidad y seguridad para los menores. Prohibimos estrictamente la presentación de anuncios basados en perfiles utilizando los datos personales de los usuarios cuando somos conscientes, con una certeza razonable, de que el destinatario es menor de edad.

Retención de datos 
Sus datos personales se conservan mientras sea miembro activo de la Comunidad. Si termina el contrato de su empresa con EcoVadis Services, podrá seguir accediendo a partes limitadas de la red como contacto profesional durante tres años como máximo, a menos que decida cerrar su cuenta antes.
Cerramos automáticamente cuentas que llevan más de tres años inactivas. Cuando se cierra una cuenta (por su solicitud o por inactividad), eliminamos permanentemente su perfil y sus datos de contacto.
Para garantizar el cumplimiento de la Ley de Servicios Digitales y el RGPD, se aplican los siguientes periodos específicos de retención:

• Contenido moderado y motivos: conservamos registros de las decisiones de moderación de contenido y del contenido asociado durante seis (6) meses posteriores a la decisión para facilitar el proceso interno de gestión de quejas y apelaciones.
• Defensa legal y archivo: los registros de actividad y las comunicaciones necesarias para defenderse contra reclamaciones legales o hacer cumplir nuestros Términos de Servicio se conservan en un archivo restringido durante cinco (5) años tras la finalización de la relación comercial, de acuerdo con los plazos de prescripción aplicables.

Para que las conversaciones de la Comunidad sean significativas para otros miembros, sus publicaciones y comentarios seguirán siendo visibles, pero serán completamente anónimos, lo que significa que ya no estarán vinculados a su nombre ni a su identidad. Si ha incluido información personal en el cuerpo de una publicación (como su número de teléfono o datos identificativos específicos), debe editar o eliminar ese contenido antes de cerrar su cuenta.

Para obtener más detalles sobre sus derechos, incluido el derecho a oponerse a las políticas de procesamiento y moderación de contenido, consulte las secciones pertinentes de este aviso y los Términos de Uso de la Comunidad.

Otros tratamientos relacionados con el servicio:
EcoVadis recopila los datos personales de los usuarios de sus clientes mencionados anteriormente para su comunicación comercial y la gestión de las relaciones con sus clientes.

Para mejorar sus servicios y las funciones de la plataforma, se analiza el comportamiento de los usuarios en la plataforma. Los datos se conservan durante 13 meses (vida útil de las cookies) y, la información recopilada a través de estas cookies, 25 meses.

Los datos personales se tratan en el marco de los procesos de facturación, pago y gestión contable. Estos datos se conservan durante el periodo correspondiente, de acuerdo con los requisitos legales o normativos (en el caso de las facturas, 10 años).

Además, EcoVadis también puede ponerse en contacto con los usuarios para realizar estudios a través de encuestas relacionadas con las opiniones de los usuarios sobre los Servicios, informar en boletines de noticias sobre otros Servicios, ofrecer soluciones similares o relacionadas que sean una extensión lógica del servicio inicial, o informar sobre posibles nuevos servicios que puedan ofrecerse en el futuro. Para este tratamiento consulte «Aviso legal - Protección de datos (prospección)»: https://ecovadis.com/es/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Para la seguridad de la plataforma, se tratan los datos de conexión de los usuarios (registros de conexión, que incluyen la dirección IP). Estos datos se conservan durante 1 año en la plataforma y 4 años en el archivo.

EcoVadis podrá tratar los datos personales facilitados por las personas de las empresas solicitantes en las páginas de invitación de autorregistro destinadas a informar a las empresas evaluadas sobre la misión de sostenibilidad y los valores particulares de una empresa solicitante. Si bien EcoVadis se encarga del procesamiento de los datos (p. ej., grabaciones de video o presentaciones), es responsabilidad de la empresa solicitante haber procesado legalmente estos datos, incluida la obtención de todos los consentimientos necesarios según las leyes de protección de datos aplicables antes de proporcionar esta información a EcoVadis. Los datos personales de estas páginas se conservan mientras dure el acuerdo con la empresa solicitante.

Destinatarios
Los datos recopilados para la gestión de clientes están destinados a nuestros equipos de cara al público, asesores jurídicos y terceros necesarios (proveedores y socios) implicados en la prestación de los Servicios.

Los datos de análisis del comportamiento de los usuarios están destinados al equipo de Desarrollo de Productos.

Para la administración de los procesos de facturación, pago y gestión contable, tendrá acceso a los datos el personal de contabilidad, así como las empresas de cobro de deudas.

El acceso a los registros de las conexiones de los usuarios está restringido al personal autorizado de TI y de Seguridad Informática.

El acceso a los datos personales de las empresas solicitantes en la página de invitación de autorregistro está dirigido al equipo de Marketing.

Transferencia fuera del Espacio Económico Europeo (EEE)
Los datos personales comunicados a EcoVadis pueden transferirse a las filiales de EcoVadis ubicadas fuera del EEE: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K., y otras filiales que puedan constituirse posteriormente. El acceso a esta información es necesario para prestar el servicio y para el tratamiento mencionado anteriormente; por ejemplo, para asistir y hacer un seguimiento de los clientes.

Como salvaguardia, esta transferencia se rige por cláusulas contractuales tipo (Responsable del tratamiento - Responsable del tratamiento) entre EcoVadis SAS (Francia) y sus filiales si se considera que el país no garantiza un nivel de protección adecuado. Se puede solicitar una copia de dichas cláusulas a dpo@ecovadis.com

En el proceso de evaluación de la sostenibilidad y las emisiones de carbono, los datos de contacto de la empresa evaluada se transfieren a las Empresas Clientes Solicitantes ubicadas fuera del EEE cuando solicitan o acceden a los resultados del desempeño en carbono y en sostenibilidad para facilitar la comunicación y la transparencia. Como salvaguardia, esta transferencia se rige por las cláusulas contractuales tipo entre EcoVadis y los clientes solicitantes: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-customers

Terceros (proveedores)
A efectos del tratamiento, EcoVadis utiliza proveedores (encargados del tratamiento) con sede fuera del EEE. EcoVadis ha suscrito cláusulas contractuales tipo (Responsable del tratamiento - Encargado del tratamiento). Para obtener más información, consulte la sección sobre el RGPD de nuestro centro de confianza: https://ecovadis.com/trust-center/

Derechos de protección de datos
Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, limitación y oposición al tratamiento de sus datos poniéndose en contacto con nosotros. Para encontrar más información sobre protección de datos, visite nuestro sitio web: https://ecovadis.com/es/trust-center/data-privacy/.

Si tiene alguna duda sobre la protección de sus datos personales y el ejercicio de sus derechos de protección de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros utilizando la información que figura a continuación.

EcoVadis SAS
Data Protection Officer
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
Correo electrónico: dpo@ecovadis.com

Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 París (Francia) si considera que el tratamientos de los datos personales que le conciernen infringe la normativa.