Aviso legal - Protección de datos (evaluación de sostenibilidad)

EcoVadis recoge información personal de los usuarios de nuestros servicios web, incluidos pero sin limitarse a ellos, sitios de www.ecovadis.com,www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, todos los subdominios y todos los demás servicios en línea de EcoVadis SAS o EcoVadis Inc. ("Servicios"). Esta información es utilizada con los fines definidos a continuación.

EcoVadis recoge y utiliza la información personal de los usuarios de sus servicios a través de:

1. a) la información personal proporcionada en los formularios de registro en línea por los usuarios;
2. b) los datos de contacto de los usuarios de los clientes empresariales («empresa/s solicitante/s») y de los usuarios de los socios comerciales de las Empresas solicitantes («empresa/s evaluada/s») enviados a través de los formularios en línea;
3. c) los datos de contacto de los usuarios de las empresas evaluadas proporcionados a través de los formularios en línea por usuarios de Empresas solicitantes;
4. d) la información personal de los usuarios de las empresas solicitantes o las empresas evaluadas proporcionada a través de correos electrónicos. 

Para los usuarios que no participen en el proceso de evaluación de la RSE, consulte el Aviso legal - Protección de datos (Prospección): https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

EcoVadis recoge la siguiente información personal de sus usuarios: nombre y apellido(s), correo electrónico, número de teléfono y cargo en la empresa, con fines de contacto para proporcionar los servicios demandados.

Como parte de los servicios, EcoVadis ofrece una plataforma de aprendizaje virtual para que los usuarios de empresas evaluadas y empresas solicitantes puedan mejorar sus prácticas de sostenibilidad. EcoVadis recoge datos sobre su participación en el curso y resultados, que se compartirán con los responsables de su propia empresa (titulares del perfil de administrador). Solo se compartirán los datos anónimos y agregados del usuario de empresas evaluadas con las empresas solicitantes con las que usted haya aceptado previamente compartir su ficha de evaluación de EcoVadis.

El contacto del administrador de la empresa evaluada creado en la solución EcoVadis será visible para todos los usuarios que formen parte de la red de EcoVadis de la empresa evaluada.

Si la ficha de evaluación está siendo compartida por la empresa evaluada, la información de contacto del administrador será visible para el administrador de la empresa solicitante y los administradores de sus filiales.

Asimismo, EcoVadis podrá contactar con los usuarios para llevar a cabo investigaciones a través de encuestas relacionadas con las opiniones de los usuarios sobre servicios, para informar de otros servicios o para informar sobre posibles nuevos servicios que pudieran ofrecerse en un futuro.

EcoVadis recoge la información personal de sus clientes descrita para su actividad empresarial, comunicación, marketing, gestionar las relaciones con sus clientes, incluido el proceso de facturación y pago, así como mejorar sus servicios y fines internos.

El procesamiento de la información personal descrito anteriormente se basa en los intereses legítimos de EcoVadis conforme al artículo 6. 1. f) del RGPD.

La información personal recogida a través de las páginas web de EcoVadis mencionadas anteriormente se registra en archivos digitales por EcoVadis. Esta se conserva hasta que finalice el contrato de las empresas solicitantes de evaluaciones de la RSE de sus empresas evaluadas, y durante los cinco (5) años posteriores al final de la suscripción para las empresas evaluadas. 

Como agencia de calificación, EcoVadis debe mantener la trazabilidad de las acciones relacionadas con las cuentas de nuestros clientes (por ejemplo, cargar documentos en la plataforma EcoVadis, enviar el cuestionario, aceptar las solicitudes de los clientes para compartir los resultados del desempeño de la RSE, etc.). Por este motivo, los nombres de usuario (inactivos) se mantienen como referencia para poder responder a cualquier consulta y establecer, ejercer o defender posibles reclamaciones legales. Nos referimos a la sección 17.3(e) del RGPD.

Los usuarios de las empresas evaluadas que hayan aceptado los términos y condiciones se conservan durante 10 años después de la finalización de la suscripción de acuerdo con el artículo 17.3 b) del RGPD. 

Los documentos se eliminarán 5 años después de la finalización de la suscripción con el fin de mantener la justificación de la puntuación.

Para el servicio de IQ, los datos de contacto (direcciones de correo electrónico) de las empresas evaluadas que no se hayan editado ni contactado para solicitar una evaluación se anonimizan 3 años después del primer uso y al finalizar el acuerdo con la empresa solicitante.

Los datos recogidos están destinados a nuestros equipos de cara al cliente (equipos de éxito y participación de los clientes, así como de soporte), además de a las empresas de contabilidad y cobro, a los asesores jurídicos y a los terceros necesarios (proveedores) que participan en la prestación de Servicios. 

La información personal proporcionada a EcoVadis podría ser transferida a las filiales de EcoVadis, ubicadas fuera de la Unión Europea: EcoVadis (Islas Mauricio) Ltd., EcoVadis (EE. UU.) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Túnez SARL, EcoVadis Canadá Ltd., EcoVadis Japón K.K., y cualquier otra filial que pudiera crearse en un futuro. El acceso a esta información se proporciona para la asistencia a los clientes y el seguimiento de los mismos.

Como salvaguarda, esta transferencia se rige por (Controlador de datos - Controlador de datos) las cláusulas contractuales estándar entre EcoVadis SAS (Francia) y sus filiales, en el caso de que no se considere que el país cumple con un nivel de protección adecuado. 

Para su procesamiento, EcoVadis emplea a proveedores (encargados del tratamiento) con sede fuera de la Unión Europea. EcoVadis ha suscrito cláusulas contractuales tipo (Responsable del tratamiento - encargado del tratamiento) o bien el proveedor está registrado en el «Escudo de privacidad UE-EE. UU.» a modo de salvaguarda. Para obtener más información, consulte nuestro Centro de Confianza: https://www.ecovadis.com/fr/trust-center/#IS

Tiene derecho a acceder, rectificar o suprimir sus datos, a limitar el tratamiento de sus datos o a oponerse a dicho tratamiento y a recibir una exportación de sus datos poniéndose en contacto con nosotros. En nuestro sitio web: www.ecovadis.com/legal-notice/ encontrará más información sobre la protección de datos.

Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 París (Francia) si considera que el tratamientos de sus datos personales que le conciernen infringe la normativa.

Si tiene alguna duda sobre la protección de sus datos personales y el ejercicio de sus derechos de protección de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros utilizando la información que figura a continuación.

EcoVadis SAS

Data Protection Officer

43 Avenue de la Grande Armée

75116 Paris, France

Correo electrónico: dpo@ecovadis.com