Los cuestionarios de evaluación de EcoVadis se adaptan a cada empresa dependiendo del sector, la ubicación y el tamaño, incluidas las microempresas de hasta 25 empleados. A las empresas pequeñas se les hace un promedio de diez preguntas. Hay algunos indicadores de gestión, como las adhesiones (p. ej., Pacto Mundial de las Naciones Unidas) y el alcance, que no aplican. De este modo, solo se toman en cuenta los problemas relevantes para la empresa.
Los documentos justificativos son esenciales para analizar el desempeño de la gestión de sostenibilidad de su empresa. Comprendemos que, a diferencia de las grandes empresas, es posible que las empresas más pequeñas no cuenten con un sistema de gestión de sostenibilidad tan desarrollado y que tengan menos documentos formalizados. Por este motivo, permitimos una mayor flexibilidad y admitimos los documentos justificativos no formalizados cuando se trata de microempresas. No obstante, recuerde que los documentos deben ser recientes y relevantes, así como estar completos y relacionados con el alcance correspondiente de la evaluación.
- ¿Qué tipo de documentos justificativos puedo proporcionar?
- Ejemplos de documentos específicos para microempresas (XS)
- Ejemplos de documentos aceptables y no aceptables
¿Qué tipo de documentos justificativos puedo proporcionar?
Puede proporcionarnos cualquier documento formalizado que refleje el sistema de gestión de sostenibilidad de su empresa y respalde sus respuestas al cuestionario.
Estos son algunos ejemplos de los documentos que puede proporcionarnos (solo con fines ilustrativos): procedimientos de gestión de sostenibilidad, informes de sostenibilidad, informes de auditoría social, políticas de HSE, código de ética/conducta, manuales del empleado, certificados (ISO14001 o ISO45001, entre otros), comunicación sobre el progreso en el UNGC e informes anuales con sección integrada sobre la sostenibilidad.
Todos los documentos deben:
- Ser pertinentes y estar completos y relacionados con el alcance de la evaluación correspondiente.
- Tener uno de estos formatos: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png y .jpeg. Nota: al "Cargar un documento nuevo", puede haber problemas para cargar el tipo de archivo "Documento de Adobe Acrobat". Si es así, guarde el documento como PDF para subirlo.
Nota: al "Cargar un enlace nuevo", introduzca únicamente enlaces a la página web, no a documentos. La página se capturará y cargará en la Biblioteca de Documentos en formato PDF. Solo se registrará la página web concreta del enlace, no el sitio web completo. Asegúrese de que el enlace sea válido y comience por http:// o https://. - Ocupar menos de 30 MB.
- Revisarse periódicamente. Hay un período de validez de ocho años que se aplica tanto a las políticas como a las acciones y de dos años a los informes de KPI.
- Tener formato de texto: si sus documentos no están en inglés, francés, español, alemán, chino o japonés, envíelos codificados como texto, no como imagen.
EcoVadis no tendrá en cuenta:
- Documentos (compromisos, acciones o informes) creados únicamente para cumplir con el cuestionario de EcoVadis.
- Objetivos, acciones o informes copiados de otra organización o fuentes en línea sin pruebas razonables ni garantías de implementación.
- Documentación informal (por ejemplo, sin el nombre o el logotipo de la empresa, sin la fecha de emisión o revisión, fotos, etc.).
- Las pruebas deben presentarse en forma de documentos o enlaces web incrustados (es decir, las pruebas deben incluirse directamente en los documentos). Los analistas no descargarán manualmente ninguna documentación adicional de dichos enlaces.
- Pruebas que no tengan relación con los 21 criterios de sostenibilidad de EcoVadis.
Para obtener más información y ejemplos de documentos que puede entregar, descargue nuestra Guía de documentos u obtenga más información sobre el alcance de la evaluación.
Ejemplos de documentos específicos para microempresas (XS)
Puede proporcionarnos cualquier documento formalizado que refleje el sistema de gestión de sostenibilidad de su empresa y respalde sus respuestas al cuestionario. Entre los ejemplos de documentos aceptables para los temas más importantes (políticas, medidas y reportes), se incluyen:
Políticas
Los documentos de políticas demuestran que su empresa está comprometida con mitigar los riesgos relacionados con sus principales problemas de sostenibilidad. Entre estos, se pueden incluir objetivos (lograr X antes de una fecha límite) y compromisos/principios/objetivos por escrito (una declaración de compromiso relativa a los problemas de sostenibilidad).
- Una carta firmada por el director en la que se demuestre el compromiso de la empresa con respecto a los principales problemas de sostenibilidad, que se utiliza para comunicar los compromisos de la empresa de forma interna o externa. Los principales problemas de sostenibilidad se pueden encontrar en el perfil de riesgo sectorial.
- Planes de acción u hojas de ruta para compromisos de sostenibilidad específicos, incluida una lista de acciones que se prevé implementar (p. ej., planes de acción anuales de salud y seguridad) para la planificación interna.
Medidas
Los documentos de medidas o acciones deben demostrar acciones concretas que su empresa esté implementando en la actualidad en sus operaciones diarias.
- Facturas que demuestren que se ha implementado la acción (p. ej., una factura que demuestre que su empresa ha comprado equipos energéticamente eficientes).
- Documentación sobre formación que demuestre que las acciones se han comunicado e implementado. Algunos ejemplos pueden ser registros de formación, listas de control o materiales de capacitación (como diapositivas).
- Correos electrónicos que demuestren las acciones implementadas (p. ej., comunicaciones a los proveedores sobre las expectativas medioambientales y sociales).
Reportes
Con los documentos de reportes se demuestra que su empresa está controlando los KPI relacionados con sus principales problemas de sostenibilidad. Estos documentos deben tener dos años de antigüedad como máximo y abarcar la información de al menos un año.
Medio ambiente
- Tipos de recursos consumidos (p. ej., residuos, agua o energía [electricidad, gas o petróleo]) con una unidad y un año o período de reportes (2020, 2019-2022, etc.).
- Cuando la información sobre las emisiones reales sea difícil de obtener, se puede recurrir a la estimación si se explica claramente (p. ej., el consumo de agua o electricidad se puede estimar a partir de la emisión total de los edificios subdivididos o los edificios de oficinas alquilados o arrendados).
- Información sobre emisiones que se pueda rastrear a partir de facturas y contratos. Se debe seguir esta información en un documento formal.
Prácticas laborales y derechos humanos
- Temas monitoreados (p. ej., número de accidentes o formación impartida) con unidades (número o porcentaje) y período de reportes (2020, 2019-2022, etc.).
Nota: Tenga en cuenta que aportar únicamente facturas (p. ej. facturas de energía o de agua) no constituye una prueba aceptable para los reportes. El indicador de reportes no solo evalúa la disponibilidad de la información, sino también el control activo y el progreso de los índices comparativos de todos los KPI de cada tema.
Entre los ejemplos de documentos aceptables se incluyen:
- Comprobantes de capacitación de empleados;
- Correos electrónicos internos sobre formación sobre sensibilización de los trabajadores;
- Facturas de compra de productos con etiqueta ecológica para acciones implementadas;
- Política ética empresarial;
- Paneles de control internos de medio ambiente;
- Hoja de Excel con datos de recursos humanos (p. ej., KPI relacionados con la formación de los empleados);
- Presentación de gestión interna;
- Documentos de evaluación de riesgos.
Entre los ejemplos de documentos no aceptables, se incluyen:
- Facturas de utilidades de terceros para reportes;
- Declaraciones improvisadas;
- Descripción de acciones declaradas simplemente como implementadas sin pruebas sólidas;
- Fotos;
- Folletos sobre filantropía;
- Documentos de tus clientes, proveedores o socios comerciales;
- Licencias para operar en una empresa según prescripciones legales;
- Otros documentos de cumplimiento legal emitidos por una autoridad local.
Consulte nuestra Guía para microempresas (XS). Incluye una visión general de nuestra metodología e información sobre los documentos justificativos.
Obtenga más información sobre el formato y el período de validez de los documentos justificativos.
Comentarios
0 comentarios
El artículo está cerrado para comentarios.