Preparación de documentos que permitan la lectura automática para su evaluación de EcoVadis

Para garantizar la coherencia y escalabilidad de los servicios de EcoVadis Ratings, los documentos facilitados durante la evaluación deben permitir la lectura automática para que puedan tenerse en cuenta en su totalidad durante el proceso de evaluación. De este modo, se garantizan una extracción y traducción precisas y eficientes de la información, lo que resulta fundamental para que se realice una revisión exhaustiva. Es posible que los documentos que no permitan la lectura automática no se traduzcan completamente, lo que podría dar lugar a retrasos o falta de información en su evaluación.

¿Por qué no se traducen algunos documentos?

EcoVadis utiliza OCR (reconocimiento óptico de caracteres) automatizado para extraer y traducir el texto de los documentos presentados. En algunos casos, el sistema no puede procesar archivos si el documento no puede leerse automáticamente. Esto suele ocurrir en las siguientes situaciones:

• El documento es una imagen escaneada, una captura de pantalla o una foto.
• El contenido incluye texto manuscrito.
• El archivo está cifrado, dañado o protegido con contraseña.
• El texto está incrustado en una imagen en lugar de estar escrito en formato digital.

Si el OCR no puede extraer el contenido necesario, el documento se marca como «ilegible» y no puede traducirse. Es posible que estos documentos no se tengan en cuenta al completo durante la evaluación a menos que la información pertinente esté visible en otro lugar.

¿Qué va a cambiar?

Anteriormente, era posible que algunos documentos ilegibles se sometieran a un procesamiento adicional. De cara al futuro:

• Solo se traducirán y revisarán los documentos que cumplan los criterios de OCR automatizado.

Cómo garantizar la traducción y revisión de los documentos

Para evitar retrasos o falta de información, siga estas directrices al preparar sus archivos:

• Envíe los documentos en formatos que permitan la lectura automática y la selección o copia del texto.
• Exporte los documentos directamente desde Word, Excel o sus sistemas internos (por ejemplo, ERP, RR. HH. o herramientas de contabilidad).
• Evite cargar imágenes escaneadas, capturas de pantalla, fotos de documentos y formularios escritos a mano.
• Asegúrese de que los documentos no estén cifrados, bloqueados ni dañados.