Cómo utilizar la función Plan de acción correctiva

La ficha de evaluación de sostenibilidad y la ficha de evaluación sobre emisiones de carbono de EcoVadis reflejan el desempeño de su empresa en el momento de la publicación. También destacan las áreas de mejora que su empresa debe abordar.

Para respaldar los esfuerzos de mejora de su empresa, EcoVadis proporciona a todas las empresas evaluadas acceso a la función Plan de acción correctiva. Esta herramienta le permite:

• Desarrollar planes de mejora en línea
• Compartir las acciones correctivas planificadas y finalizadas con sus socios comerciales
• Recibir comentarios de sus socios comerciales

En función de su nivel de suscripción y de las fichas de evaluación disponibles, puede iniciar acciones correctivas basadas en áreas de mejora relacionadas con la sostenibilidad y las emisiones de carbono. La información que incluya en su plan de acción correctiva es visible para sus socios comerciales. Sin embargo, EcoVadis no revisa esta información ni esta se tiene en cuenta en su ficha de evaluación vigente. Sus fichas de evaluación solo se pueden actualizar si su empresa se somete a una reevaluación.

Definiciones útiles

Plan de acción correctiva (PAC): una sección específica de la plataforma EcoVadis en la que las empresas evaluadas gestionan sus acciones correctivas. Es el único lugar donde se puede realizar un seguimiento y actualizar las acciones correctivas.

Área de mejora (AM) de la ficha de evaluación: un área identificada durante una evaluación de EcoVadis que una empresa debe abordar para mejorar su desempeño en carbono o en sostenibilidad. Cada AM está vinculada a uno o más temas o indicadores y puede aparecer tanto en la ficha de evaluación de sostenibilidad como en la ficha de evaluación sobre emisiones de carbono.

Acción correctiva (AC): medida adoptada para abordar y resolver un problema identificado. Hay dos tipos de acciones correctivas:

1. Basadas en la ficha de evaluación: cuando se publica una ficha de evaluación, todas las áreas de mejora de la ficha de evaluación generan automáticamente una acción correctiva no iniciada. Las empresas evaluadas pueden gestionar estas acciones en el Plan de acción correctiva.
2. Mejora general: se utiliza para solicitar mejoras específicas que no están relacionadas con un área de mejora de la ficha de evaluación y pueden tener cualquier título, prioridad, tema o indicador. Puede crearse tanto por empresas solicitantes como por empresas evaluadas.

Planificar acciones correctivas

No todas las acciones correctivas tienen el mismo impacto en la ficha de evaluación. Revise su ficha de evaluación para priorizar qué acciones correctivas abordar primero.

Ficha de evaluación de sostenibilidad

Acceda a la sección Visualice su puntuación. Allí, verá cómo cada tema e indicador afecta a su puntuación, junto con la escala de puntuación o cada indicador dentro de un tema. Esta visión general le ayudará a identificar las áreas que necesitan mejoras.

En este ejemplo, los temas Medio ambiente y Prácticas laborales y derechos humanos tienen mayor impacto en su puntuación, junto con los indicadores Políticas y Medidas. Un buen punto de partida es centrarse en las acciones correctivas relacionadas con estas áreas. 

Echemos un vistazo al tema Medio ambiente y al indicador Políticas. Al expandir la sección de la ficha de evaluación, se visualizan las siguientes áreas de mejora:

Aquí, una de las primeras acciones correctivas que se debe abordar es «Documentación no concluyente sobre políticas medioambientales», con una prioridad alta. Más información sobre los recursos y herramientas para comprender mejor los resultados de su ficha de evaluación de sostenibilidad.

Ficha de evaluación sobre emisiones de carbono

La ficha de evaluación sobre emisiones de carbono sigue un enfoque similar, en el que cada uno de los tres puntos fuertes y áreas de mejora tiene un impacto diferente en su nivel de gestión del carbono:

Dado que la ponderación del área Reportes es del 50 %, primero querrá abordar las acciones correctivas con una prioridad alta, como «Se debe considerar el establecimiento de un inventario a nivel corporativo para supervisar las emisiones de GEI de acuerdo con el GHG Protocol u otros estándares de contabilidad de GEI» o «Se deben supervisar las emisiones de GEI en todo el alcance».

Trabajar en un plan de acción correctiva

Una vez que se publica su ficha de evaluación, a todas sus áreas de mejora para la sostenibilidad y las emisiones de carbono se les asigna automáticamente un estado «no iniciada».

Comprender las acciones correctivas

En esta sección, puede conocer los detalles de cada acción correctiva. Tenga en cuenta que sus empresas solicitantes pueden ver esta información, excepto el número de solicitudes.

Cada acción correctiva contiene cinco columnas:

• Prioridad: medida por el impacto en su ficha de evaluación en función de cada tema e indicador asociado con la acción correctiva. Por ejemplo, una acción correctiva con prioridad alta para un tema o indicador con impacto alto tiene más peso que una acción correctiva con prioridad alta para un tema o indicador con impacto bajo.
• Acción correctiva: la explicación del área de mejora.
• Solicitudes: el número de empresas solicitantes que le han pedido que aborde esta acción correctiva.
• Mi fecha límite: una fecha que puede fijar usted mismo. Si ha pasado, se mostrará en rojo.

• Estado: indica el progreso que ha realizado, como no iniciada, en curso, finalizada o archivada. Puede cambiar su estado tantas veces como sea necesario.

Si hay al menos una solicitud de una empresa solicitante para que aborde una acción correctiva que no tenga el estado no iniciada o archivada, se resaltará en rojo.

Si archiva una acción correctiva, se moverá automáticamente a Acciones correctivas archivadas en la parte inferior de la tabla.

Comprender los detalles de las acciones correctivas

Una vez que expanda una acción correctiva, esto es lo que verá:

• Título: el mismo título que el área de mejora de la ficha de evaluación.
• Tema e indicador: información sobre el tema y el indicador al que pertenece, ya sea un ficha de evaluación de sostenibilidad, de emisiones de carbono o de ambas. Cada acción correctiva puede tener más de un tema y un indicador.
• Estado:  indica el progreso que ha realizado, como no iniciada, en curso, finalizadao archivada. Puede cambiar su estado tantas veces como sea necesario haciendo clic en Estado de actualización.
• Descripción: la mayoría de las acciones correctivas tienen una explicación detallada sobre cómo abordarla, que incluye enlaces útiles y los cursos pertinentes de la EcoVadis Academy. Tenga en cuenta que no todas las acciones correctivas tienen esta sección.

Solicitudes de socios comerciales

Cada uno de sus socios puede enviarle solicitudes para acciones correctivas específicas. Cada socio comercial solo puede ver su propia solicitud. No pueden ver las solicitudes de otras empresas.

Una solicitud de socio comercial contiene:

• Nombre de la empresa (obligatorio)
• Fecha límite solicitada (opcional): los socios pueden establecer una fecha límite para que usted finalice una acción correctiva
• Mensaje (opcional): los socios pueden agregar un mensaje a su solicitud. También puede chatear con ellos aquí enviándoles sus respuestas.

Plan de acción

En esta sección puede describir cómo tiene previsto abordar una acción correctiva específica. Si bien esta sección es completamente opcional, le recomendamos que la rellene para que sus socios comerciales puedan ver qué pasos tomará en el futuro.

• Asignada a: escriba el nombre de la persona o el departamento designado para trabajar en una acción correctiva
• Fecha límite: rellene la fecha límite en la que se supone que debe finalizarse
• Descripción: explique qué pasos tomará para resolver esta acción correctiva o por qué decidió no llevarla a cabo

Solo puede editar esta sección cuando el estado de la acción correctiva es en curso.

Documentos

En esta sección, puede cargar nuevos documentos que pueden ayudarlo a abordar una acción correctiva en particular. Tenga en cuenta que esta funcionalidad tiene un aspecto diferente en función de su plan de suscripción.

Plan de suscripción Basic

Si tiene el plan de suscripción Basic, puede cargar documentos que se añadirán a su biblioteca de documentos. Sin embargo, deberá vincularlos al cuestionario manualmente durante la próxima reevaluación.

Plan de suscripción Premium o superior

Si tiene el plan de suscripción Premium o superior, podrá ver qué pregunta del cuestionario está vinculada con su acción correctiva y se incluye una lista de posibles estados de respuesta, así como un desglose de qué documentos se rechazaron y por qué.

También podrá cargar nuevos documentos y vincularlos a una respuesta específica. Este documento se añadirá a su biblioteca de documentos y se utilizará en su próxima reevaluación.

Privacidad de los documentos

Cuando añade un nuevo documento, puede configurar con quién compartirlo. Por defecto será privado, pero hacerlo visible para sus socios comerciales.

Para cambiar la configuración de intercambio de los documentos cargados, acceda a la biblioteca de documentos ubicada en la pestaña Documentos, junto al Plan de acción correctiva.

Cómo empezar a abordar una acción correctiva

1. Elija qué acción correctiva desea abordar
2. Cambie el estado a En curso
3. Añada una descripción y una fecha límite en el Plan de acción. Esto es opcional, pero le recomendamos que rellene esta información para que sus socios comerciales puedan ver qué pasos tomará en el futuro.
4. Suba los documentos nuevos enumerados en los detalles de la acción correctiva
5. Cambie el estado a Finalizada

Sus socios comerciales verán su progreso, excepto los documentos que haya subido y marcado como «privados».

Exportar su plan de acción correctiva

Si tiene una suscripción Premium o superior, puede exportar una versión de Excel de su plan de acción correctiva haciendo clic en el botón Exportar en la parte superior derecha.

La exportación incluye un desglose de todas las acciones correctivas de su plan de acción correctiva, en función de los filtros que haya aplicado. Por ejemplo, si se habilita el filtro «Prioridad alta», solo se exportarán las acciones correctivas con prioridad alta.

Tenga en cuenta que la exportación es solo para fines de lectura. Para poder trabajar en su plan de acción correctiva, necesita utilizar la plataforma. 

Mejora general

Solicitar mejoras generales le brinda la capacidad de crear acciones correctivas personalizadas.

Allí, puede crear una acción correctiva de sostenibilidad personalizada y asignarle un título, una prioridad, un tema, un indicador, añadir detalles y cargar documentos. Tenga en cuenta que esta acción correctiva será visible para todos sus socios comerciales.

Más consejos y estrategias

Cambie el estado a En curso tan pronto como comience a trabajar en una acción

Incluso si está empezando a recopilar la documentación, debe cambiar el estado de la acción correctiva a En curso. De esa manera, sus socios comerciales sabrán que ya está abordando el problema y trabajando activamente para mejorarlo.

Archive las acciones correctivas que no tenga previsto abordar

Si hay acciones correctivas que no desea abordar, identifíquelas como «archivadas». Si deja una acción correctiva en el estado no iniciada, podría entenderse que tiene previsto abordarla en el futuro.

Proporcione detalles para el plan de acción

Una vez que comience a trabajar en una acción correctiva, añada información al plan de acción para proporcionar más contexto a sus socios comerciales. Le recomendamos que lo haga independientemente de si tiene previsto abordar o no una acción correctiva.

Comunique con frecuencia las actualizaciones de las acciones correctivas

Una vez que un socio comercial solicita una acción correctiva, puede comenzar a usar la función de chat para comentar la solicitud, actualizarlo sobre su progreso o proporcionarle cualquier otro detalle que considere importante.

Cómo afecta el plan de acción correctiva a su ficha de evaluación

Para actualizar los resultados de su ficha de evaluación, debe someterse a una reevaluación. Solo entonces podrá actualizar sus respuestas y añadir más documentos. Una vez que solicite una reevaluación, nuestro equipo comenzará a analizar de nuevo a su empresa. 

Todos los documentos que haya subido al plan de acción correctiva se cargarán automáticamente en su biblioteca de documentos para ayudarlo con el cuestionario de reevaluación. Incluso si su suscripción o ficha de evaluación ha caducado, podrá acceder a sus acciones correctivas.