Pourquoi y a-t-il une limite au nombre de documents pouvant être fournis ?

Une limite de 55 documents par évaluation a été fixée pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, afin de garantir que seuls les documents les plus pertinents sont soumis. Nous encourageons les entreprises à consolider et à présenter leurs informations de manière transparente. Au fil des ans, les entreprises les plus performantes ont tendance à avoir des rapports consolidés (rapports RSE) qui peuvent être associés à autant de réponses que nécessaire, et obtiennent certains des scores les plus élevés sans soumettre de documents combinés. 

Veuillez noter que nous n’acceptons pas les documents combinés comme preuves. Le terme « documents combinés » désigne une seule pièce justificative qui se compose de plusieurs sous-documents. Par exemple, une entreprise évaluée fournit un document combiné contenant un mélange de politiques environnementales, d’évaluations des risques et de matériel de formation. Les documents démontrant un système de gestion RSE solide doivent être préexistants, bien structurés et facilement accessibles par les parties prenantes. Le téléchargement de documents combinés est contraire à la limite de 55 documents et ne peut refléter véritablement ni la réalité ni la maturité du système de gestion. 

Exemples de documents combinés non validés :

• Ensemble de preuves sans rapport entre elles (p. ex., des tableaux, des reçus et des photos) dans un seul fichier pour tenter de répondre à plusieurs options du questionnaire (p. ex., une compilation de documents mettant en avant des actions mises en œuvre en matière de consommation énergétique, d’eau et/ou de déchets)
• Ensemble de sous-documents, intentionnellement fusionnés pour les besoins de l’évaluation EcoVadis (p. ex., diverses procédures et politiques indépendantes)
• Document personnalisé contenant des fichiers intégrés ou des liens vers des documents indépendants

Exceptions susceptibles d’être acceptées :

• Ensemble de certifications pour plusieurs sites opérationnels
• Reporting consolidé des indicateurs de performance (KPI) pour plusieurs sites (p. ex., une base de données Excel interne contenant des données propres aux sites)
• Combinaison de documents apportant des informations supplémentaires sur le contexte et/ou l’assurance de mise en œuvre (p. ex., un plan de formation à la conformité fusionné avec le matériel de formation et les registres de présence associés)
• Sous-sections d’un manuel de management relatives aux politiques et aux procédures (p. ex., un manuel « Environnement, santé et sécurité »)
• Les documents combinés fournis et évalués à l’occasion d’une précédente évaluation resteront valides.

Afin de vous aider à sélectionner les documents les plus pertinents pour l’évaluation, nous avons élaboré un Guide sur les documents disponible dans notre centre d’aide : Quel type de documents justificatifs puis-je fournir ?

Vous pouvez également vous référer à la section Comment respecter la limite documentaire et éviter d’envoyer des documents combinés pour plus d’informations sur les documents combinés et le classement des documents par ordre de priorité, qui se trouve également sur la plateforme du questionnaire.