Mentions légales - Protection des données (évaluation RSE)

EcoVadis recueille les informations personnelles des utilisateurs de nos Services Internet, y compris sans toutefois s'y limiter, sur les sites situés aux adresses www.ecovadis.com,www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, dans tous les sous-domaines, et tous les autres services en ligne d'EcoVadis SAS ou EcoVadis, Inc. (« Services »). EcoVadis utilise lesdites informations personnelles aux fins des objectifs définis dans les paragraphes ci-après.

EcoVadis recueille et utilise les informations personnelles des utilisateurs de ses services en :

1. a) fournissant les informations personnelles des utilisateurs dans les formulaires d’inscription en ligne ;
2. b) envoyant aux utilisateurs des entreprises clientes (« entreprise(s) à l’origine de la demande ») et aux utilisateurs des partenaires commerciaux des entreprises à l'origine de la demande (« entreprise(s) évaluée(s) ») les coordonnées de leurs propres utilisateurs via les formulaires en ligne ;
3. c) envoyant aux utilisateurs des entreprises à l'origine de la demande les coordonnées des utilisateurs de la ou des entreprises évaluées via les formulaires en ligne ;
4. d) fournissant les informations personnelles des utilisateurs des entreprises à l'origine de la demande ou des entreprises évaluées via e-mail. 

Pour les utilisateurs ne participant au processus d'évaluation RSE, veuillez vous reporter au document Avis juridique — Protection des données (Prospection) : https://ecovadis.com/fr/trust-center/legal-notice-data-protection/

EcoVadis recueille les informations personnelles suivantes : prénom, nom de famille, adresse e-mail, numéro de téléphone et poste pour contacter la personne en question et lui fournir les services demandés.

Dans le cadre de ses services, EcoVadis met à disposition une plateforme d'e-learning pour aider les utilisateurs au sein des entreprises évaluées et des entreprises à l’origine de la demande d’évaluation à améliorer leurs pratiques en matière de RSE. EcoVadis recueille des données sur votre participation aux parcours de formation et vos résultats, lesquels seront communiqués aux responsables de votre entreprise (dotés du profil Administrateur). Seules les données utilisateur anonymisées et agrégées des entreprises évaluées seront communiquées aux entreprises à l’origine de la demande avec lesquelles vous avez préalablement accepté de partager votre fiche d’évaluation EcoVadis.

Les coordonnées de l'administrateur de l'entreprise évaluée renseignées dans la solution EcoVadis sont visibles par tous les utilisateurs qui font partie du réseau EcoVadis de l'entreprise évaluée.

Si l'entreprise évaluée partage ses fiches d'évaluation, les coordonnées de l'administrateur seront visibles par l'administrateur de l'entreprise à l'origine de la demande et par les administrateurs de ses filiales.

EcoVadis peut également contacter les utilisateurs pour réaliser des sondages afin de connaître leur opinion à propos des Services ou pour les informer d'autres services, ou encore pour les informer de nouveaux services qui pourraient leur être proposés à l'avenir.

EcoVadis recueille les informations personnelles décrites auprès de ses clients pour mener à bien son activité, sa communication, son marketing et ses relations de gestion avec ses clients, y compris pour le processus de facturation et de paiement, de sorte à améliorer ses Services et ses objectifs internes.

La collecte des données personnelles susmentionnée s’appuie sur les intérêts légitimes d’EcoVadis au sens de l’article 6. 1 f) du RGPD.

Les informations personnelles recueillies via les pages du site Internet EcoVadis susmentionnées sont enregistrées sur des fichiers conservés par EcoVadis. Elles sont conservées jusqu'à la fin du contrat pour les entreprises à l'origine de la demande sollicitant des évaluations RSE à leurs entreprises évaluées, et cinq (5) années après la fin de l'abonnement pour les entreprises évaluées. 

En tant qu'agence d'évaluation, EcoVadis doit garantir la traçabilité des actions associées aux comptes de ses clients (telles que le téléchargement de documents sur la plateforme EcoVadis, l'envoi du questionnaire, l'acceptation des demandes clients visant le partage des résultats en matière de performances RSE, etc.). Dès lors, les noms d'utilisateur (inactifs) sont conservés en tant que référence afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions et constater, exercer ou défendre des droits en justice, conformément à la section 17.3 e) du RGPD.

Les utilisateurs des entreprises évaluées ayant accepté les conditions générales sont conservés pendant 10 ans après la fin de l’abonnement, en accord avec l’article 17.3 b) du RGPD. 

Les documents seront supprimés 5 ans après la fin de l'abonnement afin de conserver la justification de la notation.

Pour le service IQ, toutes les données de contact (adresses e-mail) des sociétés évaluées qui n'ont pas été modifiées ou consultées pour une demande d'évaluation sont anonymisées 3 ans après leur première utilisation et à la fin de l'accord avec l'entreprise à l'origine de la demande.

Les données recueillies sont destinées à nos équipes en contact avec les clients (équipes Customer Success et Customer Engagement & Support) ainsi qu'aux entreprises de comptabilité et de recouvrement, aux conseillers juridiques et aux tiers (fournisseurs) nécessairement impliqués dans la prestation des Services. 

Les informations personnelles envoyées à EcoVadis peuvent être transférées aux filiales d’EcoVadis basées en dehors de l’Union européenne : EcoVadis (île Maurice) Ltd., EcoVadis (États-Unis) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Tunisie SARL, EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japon K.K., et d’autres filiales créées à l’avenir. L’accès à ces informations est fourni dans le but d’aider et de suivre les clients.

Par mesure de sécurité, ce transfert est régi par des Clauses Contractuelles Types (Responsable de traitement - Responsable de traitement) en vigueur entre EcoVadis SAS (France) et ses filiales si le pays ne garantit pas un niveau de protection adéquat. 

Pour le traitement des données, Ecovadis fait appel à des fournisseurs (processeurs) basés en dehors de l’Union européenne. Par mesure de sécurité, EcoVadis a signé des clauses contractuelles types (Contrôleur de données - Processeur de données). Pour plus d’informations, rendez-vous dans notre Centre de confiance : https://www.ecovadis.com/fr/trust-center/#IS

Vous avez le droit d’accéder, de modifier ou de supprimer vos données, de restreindre ou de refuser le traitement de vos données, et de recevoir un export de vos données en nous contactant. Vous trouverez plus d’informations à propos de la protection des données sur notre site web : www.ecovadis.com/fr/legal-notice/.

De plus, vous avez le droit de déposer plainte auprès d’une autorité de contrôle : CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint les règles en vigueur.

Pour tout renseignement complémentaire sur la protection de vos données personnelles et l’exercice de vos droits en matière de protection des données, n’hésitez pas à nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

EcoVadis SAS

Data Protection Officer

43 Avenue de la Grande Armée

75116 Paris, France

E-mail : dpo@ecovadis.com