Mentions légales - Protection des données (Services)

EcoVadis SAS et EcoVadis Inc. (« EcoVadis ») recueillent les informations personnelles des utilisateurs de nos Services web, y compris sans toutefois s’y limiter, sur les sites situés aux adresses www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, dans tous les sous-domaines, et tous les autres services en ligne d’EcoVadis (« Services »). EcoVadis utilise lesdites informations personnelles aux fins des objectifs définis dans les paragraphes ci-après.

Pour les services web en ligne d’Ulula, reportez-vous à la politique de confidentialité d’entreprise d’Ulula.

Le traitement des informations personnelles des utilisateurs décrit ci-dessous s’appuie sur les intérêts légitimes d’EcoVadis d’après l’article 6.1.f) du RGPD.

EcoVadis recueille et utilise les informations personnelles des utilisateurs de ses services en :

a) fournissant les informations personnelles des utilisateurs dans les formulaires d’inscription en ligne ;

b) envoyant aux utilisateurs des clients Entreprise (« entreprise(s) à l’origine de la demande ») et aux utilisateurs des partenaires commerciaux des entreprises à l’origine de la demande (« entreprise(s) évaluée(s) ») les coordonnées de leurs propres utilisateurs via les formulaires en ligne ;

c) envoyant aux utilisateurs des entreprises à l’origine de la demande les coordonnées des utilisateurs de la ou des entreprises évaluées via les formulaires en ligne ;

d) fournissant les informations personnelles des utilisateurs des entreprises à l’origine de la demande ou des entreprises évaluées via e-mail.

Pour les utilisateurs ne participant pas aux services ni aux processus associés, veuillez vous reporter à la page « Mentions légales - Protection des données (Prospection) » : https://ecovadis.com/fr/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Évaluation RSE et évaluation carbone
EcoVadis recueille les informations personnelles suivantes : prénom, nom de famille, adresse e-mail, numéro de téléphone et poste pour contacter la personne en question et lui fournir les services demandés.

Après avoir reçu une demande, les activités des utilisateurs sur la plateforme font l’objet d’un suivi et leur statut (délai avant la première connexion, progression dans le processus d’intégration et engagement) est communiqué au gestionnaire du programme de l’entreprise à l’origine de la demande en vue d’améliorer l’intégration et l’engagement du côté de l’entreprise à l’origine de la demande.

Les coordonnées de l’administrateur de l’entreprise évaluée renseignées dans la solution EcoVadis sont visibles par tous les utilisateurs qui font partie du réseau EcoVadis de l’entreprise évaluée.

Si l’entreprise évaluée partage sa fiche d’évaluation RSE ou carbone, les coordonnées de l’administrateur seront visibles par l’administrateur de l’entreprise à l’origine de la demande et par les administrateurs de ses filiales.

Les informations personnelles recueillies via les pages du site web d’EcoVadis susmentionnées sont enregistrées sur des fichiers conservés par EcoVadis. Elles sont conservées jusqu’à la fin du contrat pour les entreprises à l’origine de la demande sollicitant des évaluations RSE ou carbone à leurs entreprises évaluées, et cinq (5) années après la fin de l’abonnement pour les entreprises évaluées.

En tant qu’agence d’évaluation, EcoVadis doit garantir la traçabilité des actions relatives aux comptes de ses clients (p. ex., le téléchargement de documents sur la plateforme EcoVadis, l’envoi du questionnaire, l’acceptation des demandes clients visant le partage des résultats en matière de performances RSE ou carbone, etc.). Dès lors, les noms d’utilisateur (inactifs) sont conservés en tant que référence afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions et constater, exercer ou défendre des droits en justice, conformément à la section 17.3 e) du RGPD.

Les utilisateurs des entreprises évaluées ayant accepté les conditions générales sont conservés pendant 10 ans après la fin de l’abonnement, en accord avec l’article 17.3 b) du RGPD.

Les utilisateurs n’ayant pas participé aux activités qui leur ont été demandées ou n’ayant pas accepté les conditions générales peuvent être effacés par l’entreprise évaluée pendant toute la durée de son abonnement.

Les documents seront supprimés 5 ans après la fin de l’abonnement afin de conserver la justification de la notation.

E-learning Academy
Dans le cadre de ce service, EcoVadis met à disposition une plateforme d’e-learning pour aider les utilisateurs au sein des entreprises évaluées et des entreprises à l’origine de la demande d’évaluation à améliorer leurs pratiques en matière de RSE. EcoVadis recueille des données sur votre participation aux parcours de formation et vos résultats, lesquels seront communiqués aux responsables de votre entreprise (dotés du profil Administrateur). Seules les données utilisateur anonymisées et agrégées des entreprises évaluées seront communiquées aux entreprises à l’origine de la demande avec lesquelles vous avez préalablement accepté de partager votre fiche d’évaluation RSE ou carbone.

Pour les utilisateurs non-clients utilisant la plateforme d’e-learning, les dispositions suivantes s’appliquent :
EcoVadis recueille des données sur votre participation aux parcours et sur vos résultats. Ces informations seront partagées avec les responsables du client qui finance l’accès aux parcours de votre propre entreprise (détenant le profil Administrateur). EcoVadis traite vos données personnelles dans le but de fournir un accès à EcoVadis Academy à nos clients utilisateurs afin qu’ils puissent participer à des parcours d’e-learning pour comprendre les pratiques RSE. EcoVadis collecte les informations personnelles suivantes de ses utilisateurs : nom et prénom, adresse e-mail (nom d’utilisateur). Celles-ci sont conservées jusqu’à la fin de l’accord conclu avec l’entreprise à l’origine de la demande. 

Services IQ et Vitals
Pour le service IQ, les entreprises à l’origine de la demande peuvent utiliser les données de contact (adresses e-mail) des entreprises évaluées à des fins d’identification de l’entreprise évaluée dans le système EcoVadis. Toutes les données de contact (adresses e-mail) des entreprises évaluées qui n’ont pas été modifiées ou consultées pour une demande d’évaluation sont anonymisées trois (3) ans après leur première utilisation et à la fin de l’accord avec l’entreprise à l’origine de la demande. Les utilisateurs des entreprises à l’origine de la demande sont conservés jusqu’à la fin du contrat. 

Pour le service Vitals, EcoVadis recueille les informations personnelles suivantes : prénom, nom de famille et adresse e-mail pour contacter la personne en question et lui fournir les services demandés.

Les utilisateurs des entreprises évaluées ayant accepté les conditions générales sont conservés pendant dix (10) ans après la fin de l’abonnement, en accord avec l’article 17.3 b) du RGPD. Les utilisateurs des entreprises évaluées et les documents fournis sont conservés pendant cinq (5) ans après la fin de l’abonnement. Les utilisateurs des entreprises à l’origine de la demande sont conservés jusqu’à la fin du contrat. 

Communauté EcoVadis
EcoVadis propose un réseau communautaire en ligne (la « Communauté »), afin de faciliter la collaboration, le réseautage et le partage des connaissances entre nos clients et nos partenaires, dans le but d’améliorer et d’échanger sur des pratiques en matière de RSE.

Pour fournir et exploiter ce service, EcoVadis traite les données personnelles suivantes des utilisateurs autorisés : Prénom et nom, adresse e-mail, localisation, poste, secteur d’activité, intérêts et nom de l’entreprise. Ces données sont traitées sur la plateforme communautaire afin de créer et de gérer votre compte utilisateur et de vous permettre d’accéder à la Communauté et de l’utiliser.

Modération 
Lors de votre participation, la plateforme traite automatiquement vos données d’interaction avec la Communauté (par exemple, les publications, les réponses, les horodatages de connexion, les vues) afin de faciliter les échanges entre pairs, de modérer le contenu conformément aux conditions d’utilisation de la Communauté, y compris les exigences du règlement sur les services numériques, et d’évaluer la santé de la communauté.

Personnalisation et systèmes de recommandation 
EcoVadis utilise des systèmes de recommandation pour personnaliser le contenu, l’expérience et les communications qui vous sont présentées. Ce système s’appuie sur vos intérêts professionnels et prédit le contenu qui sera le plus pertinent pour votre rôle. Le contenu spécifique et son ordre de priorité sont essentiellement influencés par les paramètres principaux suivants :
Profil utilisateur et intérêts : le secteur d’activité, le rôle professionnel et les intérêts indiqués sur votre profil.

Fondement juridique, droits et contrôle 
Le traitement de ces données repose sur l’intérêt légitime (RGPD, art. 6(1)(f)) pour les clients et partenaires existants, ainsi que pour les entreprises intéressées par les services liés à la performance RSE. La Communauté est considérée comme un service à valeur ajoutée et efficace, pertinent pour votre relation ou votre engagement potentiel avec d’autres services EcoVadis visant à favoriser la collaboration en matière de RSE à l’échelle du secteur d’activité.
Conformément au règlement sur les services numériques et au RGPD, vous avez le droit d’influencer et de modifier ces paramètres à tout moment et de vous opposer au profilage :
Vous pouvez choisir de ne pas renseigner les « intérêts » professionnels facultatifs sur votre profil. En outre, en sélectionnant d’autres options de tri (telles que « Le plus récent » ou « Chronologique ») lors de votre première visite, vous pouvez afficher le contenu sans appliquer des algorithmes de classement ou de profilage personnalisés.
Modifier les paramètres : vous pouvez mettre à jour vos intérêts professionnels sur votre profil à tout moment afin de modifier la logique de personnalisation.

Marketing et sensibilisation personnalisée 
Si vous choisissez d’enrichir votre profil communautaire avec des informations supplémentaires (telles que vos « intérêts » professionnels), EcoVadis peut utiliser ces données pour vous fournir des informations personnalisées en matière de RSE et des communications marketing pertinentes à la fois au sein de la Communauté (via le système de recommandation) et par le biais de canaux externes (tels que les e-mails). Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à vous fournir un contenu professionnel de grande valeur. Vous gardez le contrôle total sur ces communications et pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment en modifiant vos préférences marketing ou en utilisant le lien de désabonnement figurant dans nos e-mails.

Signalement d’un contenu illégal (avis et action)
Si vous signalez un contenu illégal au sein de la Communauté, EcoVadis traite votre nom et votre adresse e-mail afin de gérer le signalement et de vous fournir une confirmation de réception et le résultat. Votre identité en tant que « notifiant » restera confidentielle et ne sera pas divulguée à l’auteur du contenu concerné, sauf si une telle divulgation est strictement nécessaire pour déterminer le caractère illégal du contenu (par exemple, dans le cadre de litiges relatifs à la propriété intellectuelle). Vous serez dûment informé avant toute divulgation de ce type.

Modération automatisée et examen humain
Afin de garantir un environnement sûr, EcoVadis peut utiliser des outils automatisés pour détecter et modérer le contenu. Si une décision visant à restreindre ou à supprimer votre contenu est prise uniquement sur la base d’un traitement automatisé, vous serez informé de la logique mise en œuvre et de ses conséquences. Vous avez le droit de demander un examen humain de toute décision automatisée de ce type pour contester la mesure prise.

Protection des mineurs
EcoVadis s’engage à garantir un niveau élevé de confidentialité et de sécurité pour les mineurs. Nous interdisons strictement la présentation de publicités basées sur le profilage utilisant les données personnelles des utilisateurs lorsque nous avons la certitude raisonnable que le destinataire est un mineur.

Conservation des données 
Vos données personnelles sont conservées tant que vous êtes membre actif de la Communauté. Si le contrat de votre entreprise avec les services EcoVadis prend fin, vous pouvez toujours continuer à accéder à certaines parties du réseau en tant que contact professionnel pendant trois ans maximum, sauf si vous choisissez de fermer votre compte plus tôt.
Nous fermons automatiquement les comptes qui sont inactifs depuis plus de trois ans. Lorsqu’un compte est fermé, à votre demande ou en raison de votre inactivité, nous supprimons définitivement votre profil et vos coordonnées.
Afin de garantir la conformité avec le règlement sur les services numériques et le RGPD, les délais de conservation spécifiques suivants s’appliquent :

• Contenu modéré et déclarations des motifs : nous conservons les registres des décisions de modération de contenu et le contenu associé pendant les six (6) mois suivant la décision afin de faciliter le traitement interne des réclamations et les processus d’appel.
• Défense juridique et archives : les journaux d’activité et les communications nécessaires pour nous défendre contre des actions en justice ou faire respecter nos conditions d’utilisation sont conservés dans des archives à accès restreint pendant cinq (5) ans après la fin de la relation commerciale, conformément aux délais de prescription applicables.

Afin que les discussions de la communauté restent pertinentes pour les autres membres, vos publications et commentaires resteront visibles, mais seront entièrement anonymisés, ce qui signifie qu’ils ne seront plus associés à votre nom ou à votre identité. Si vous avez inclus des informations personnelles dans le corps d’une publication (comme votre numéro de téléphone ou des détails d’identification spécifiques), vous devez modifier ou supprimer ce contenu spécifique avant de fermer votre compte.

Pour plus de détails sur vos droits, notamment le droit de vous opposer au traitement et aux politiques de modération de contenu, veuillez consulter les sections pertinentes du présent avis ainsi que les conditions d’utilisation de la Communauté.

Autre traitement lié au service :
EcoVadis recueille les informations personnelles mentionnées auprès de ses clients aux fins de sa communication commerciale et de la gestion de ses relations avec ses clients.

Notre entreprise analyse le comportement des utilisateurs sur la plateforme en vue d’améliorer ses services et ses fonctionnalités. Les données sont conservées pendant 13 mois (durée de vie des cookies) et 25 mois pour les informations collectées via ces cookies.

Des données personnelles sont traitées dans le cadre des processus de gestion de la facturation, du paiement et de la comptabilité. Ces données sont conservées pendant une période correspondant aux exigences juridiques ou de réglementation (factures : dix ans).

EcoVadis peut également contacter les utilisateurs afin de mener des enquêtes sur leur opinion concernant les Services, les informer sur d’autres services par le biais de newsletters, leur proposer des solutions similaires ou connexes qui constituent une extension logique du service initial, ou encore les informer de nouveaux services susceptibles d’être proposés à l’avenir. Pour en savoir plus sur ce traitement, reportez-vous à la page « Mentions légales - Protection des données (Prospection) » : https://ecovadis.com/fr/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Afin d’assurer la sécurité de la plateforme, il est nécessaire de traiter les données de connexion des utilisateurs (journaux comprenant l’adresse IP). Ces données sont conservées pendant un (1) an sur la plateforme et pendant quatre (4) ans dans les archives.

EcoVadis peut traiter les données personnelles fournies par les personnes issues des entreprises à l’origine de la demande sur les pages d’invitation à l’auto-inscription, destinées à informer les entreprises évaluées de la mission et des valeurs RSE propres à une entreprise à l’origine de la demande. Bien qu’EcoVadis soit responsable du traitement des données (p. ex., des enregistrements vidéo ou des présentations), il incombe à l’entreprise à l’origine de la demande d’avoir traité ces données de façon légale, y compris d’obtenir tous les consentements exigés en vertu des lois sur la protection des données applicables avant de fournir ces informations à EcoVadis. Les données personnelles figurant sur ces pages sont conservées pendant toute la durée de l’accord avec l’entreprise à l’origine de la demande.

Destinataires
Les données collectées à des fins de gestion de la clientèle sont destinées à nos équipes en contact avec les clients, ainsi qu’aux conseillers juridiques et aux tiers (fournisseurs et partenaires) nécessairement impliqués dans la prestation des Services.

Les analyses des comportements des clients sont destinées à l’équipe Développement de produits.

Dans le cadre de l’administration des processus de facturation, de paiement et de comptabilité, elles seront accessibles à l’équipe Comptabilité et aux entreprises de recouvrement.

L’accès aux journaux des connexions utilisateur est limité aux membres autorisés des équipes Informatique et Sécurité informatique.

L’accès aux données personnelles des entreprises à l’origine de la demande sur la page d’invitation à l’auto-inscription est destiné à l’équipe marketing.

Transfert hors Espace économique européen (EEE)
Les informations personnelles envoyées à EcoVadis peuvent être transférées aux filiales d’EcoVadis basées en dehors de l’EEE : EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. et d’autres filiales créées à l’avenir. L’accès à ces informations est nécessaire pour fournir le service et assurer le traitement susmentionné (p. ex., pour aider les clients et les faire bénéficier d’un suivi).

Par mesure de sécurité, ce transfert est régi par des Clauses Contractuelles Types (Contrôleur de données - Contrôleur de données) en vigueur entre EcoVadis SAS (France) et ses filiales si le pays ne garantit pas un niveau de protection adéquat. Vous pouvez demander un exemplaire de ces clauses contractuelles types en écrivant à dpo@ecovadis.com

Dans le cadre du processus d’évaluation RSE et carbone, les coordonnées des entreprises évaluées sont transférées aux entreprises clientes à l’origine de la demande situées en dehors de l’EEE lors de la demande ou de la consultation des résultats de performance RSE et carbone, afin de faciliter la communication et la transparence. Par mesure de sauvegarde, ce transfert est régi par des clauses contractuelles types (responsable du traitement - responsable du traitement) entre EcoVadis et les clients demandeurs : https://resources.ecovadis.com/fr/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-customers

Tiers (fournisseurs)
Pour le traitement des données, EcoVadis fait appel à des fournisseurs (processeurs) basés en dehors de l’EEE. Par mesure de sécurité, EcoVadis a signé des Clauses Contractuelles Types (Contrôleur de données - Processeur de données). Pour plus d’informations, veuillez consulter la section de notre centre de confiance consacrée au RGPD : https://ecovadis.com/fr/trust-center/

Droits concernant la protection des données
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement de vos données, de restriction ou d’opposition au traitement de vos données en nous contactant. Vous trouverez plus d’informations sur la protection des données sur notre site Web : https://ecovadis.com/fr/trust-center/data-privacy/

Pour tout renseignement complémentaire sur la protection de vos données personnelles et l’exercice de vos droits en matière de protection des données, n’hésitez pas à nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

EcoVadis SAS
Délégué à la protection des données
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
E-mail : dpo@ecovadis.com

De plus, vous avez le droit de déposer plainte auprès d’une autorité de contrôle : CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint les règles en vigueur.