Mentions légales - Protection des données (Services)

EcoVadis SAS et EcoVadis Inc. (« EcoVadis ») recueillent les informations personnelles des utilisateurs de nos Services web, y compris sans toutefois s’y limiter, sur les sites situés aux adresses www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, dans tous les sous-domaines, et tous les autres services en ligne d’EcoVadis (« Services »). EcoVadis utilise lesdites informations personnelles aux fins des objectifs définis dans les paragraphes ci-après.

Le traitement des informations personnelles des utilisateurs décrit ci-dessous s’appuie sur les intérêts légitimes d’EcoVadis d’après l’article 6.1.f) du RGPD.

EcoVadis recueille et utilise les informations personnelles des utilisateurs de ses services en :

a) fournissant les informations personnelles des utilisateurs dans les formulaires d’inscription en ligne ;

b) envoyant aux utilisateurs des clients Entreprise (« entreprise(s) à l’origine de la demande ») et aux utilisateurs des partenaires commerciaux des entreprises à l’origine de la demande (« entreprise(s) évaluée(s) ») les coordonnées de leurs propres utilisateurs via les formulaires en ligne ;

c) envoyant aux utilisateurs des entreprises à l’origine de la demande les coordonnées des utilisateurs de la ou des entreprises évaluées via les formulaires en ligne ;

d) fournissant les informations personnelles des utilisateurs des entreprises à l’origine de la demande ou des entreprises évaluées via e-mail.

Pour les utilisateurs ne participant pas aux services ni aux processus associés, veuillez vous reporter à la page « Avis juridique — Protection des données (Prospection) » : https://ecovadis.com/fr/trust-center/legal-notice-data-protection/

Évaluation RSE et évaluation carbone
EcoVadis recueille les informations personnelles suivantes : prénom, nom de famille, adresse e-mail, numéro de téléphone et poste pour contacter la personne en question et lui fournir les services demandés.

Dans le cadre de ce service, EcoVadis met à disposition une plateforme d’e-learning pour aider les utilisateurs au sein des entreprises évaluées et des entreprises à l’origine de la demande d’évaluation à améliorer leurs pratiques en matière de RSE. EcoVadis recueille des données sur votre participation aux parcours de formation et vos résultats, lesquels seront communiqués aux responsables de votre entreprise (dotés du profil Administrateur). Seules les données utilisateur anonymisées et agrégées des entreprises évaluées seront communiquées aux entreprises à l’origine de la demande avec lesquelles vous avez préalablement accepté de partager votre fiche d’évaluation RSE ou carbone.

Les activités des utilisateurs à l’origine de la demande font l’objet d’un suivi et leur statut (délai de première connexion, progression dans le processus d’onboarding) est communiqué au gestionnaire du programme de l’entreprise à l’origine de la demande en vue d’améliorer le processus d’onboarding du côté de celle-ci.

Les coordonnées de l’administrateur de l’entreprise évaluée renseignées dans la solution EcoVadis sont visibles par tous les utilisateurs qui font partie du réseau EcoVadis de l’entreprise évaluée.

Si l’entreprise évaluée partage sa fiche d’évaluation RSE ou carbone, les coordonnées de l’administrateur seront visibles par l’administrateur de l’entreprise à l’origine de la demande et par les administrateurs de ses filiales.

Les informations personnelles recueillies via les pages du site web d’EcoVadis susmentionnées sont enregistrées sur des fichiers conservés par EcoVadis. Elles sont conservées jusqu’à la fin du contrat pour les entreprises à l’origine de la demande sollicitant des évaluations RSE ou carbone à leurs entreprises évaluées, et cinq (5) années après la fin de l’abonnement pour les entreprises évaluées.

En tant qu’agence d’évaluation, EcoVadis doit garantir la traçabilité des actions relatives aux comptes de ses clients (p. ex., le téléchargement de documents sur la plateforme EcoVadis, l’envoi du questionnaire, l’acceptation des demandes clients visant le partage des résultats en matière de performances RSE ou carbone, etc.). Dès lors, les noms d’utilisateur (inactifs) sont conservés en tant que référence afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions et constater, exercer ou défendre des droits en justice, conformément à la section 17.3 e) du RGPD.

Les utilisateurs des entreprises évaluées ayant accepté les conditions générales sont conservés pendant 10 ans après la fin de l’abonnement, en accord avec l’article 17.3 b) du RGPD.

Les documents seront supprimés 5 ans après la fin de l’abonnement afin de conserver la justification de la notation.

Services IQ et Vitals
Pour le service IQ, toutes les données de contact (adresses e-mail) des entreprises évaluées qui n’ont pas été modifiées ou consultées pour une demande d’évaluation sont anonymisées trois (3) ans après leur première utilisation et à la fin de l’accord avec l’entreprise à l’origine de la demande.

Pour le service Vitals, EcoVadis recueille les informations personnelles suivantes : prénom, nom de famille et adresse e-mail pour contacter la personne en question et lui fournir les services demandés.
Toutes les données de contact des entreprises évaluées n’ayant pas accepté les conditions générales sont anonymisées trois (3) ans après leur première utilisation et à la fin de l’accord avec l’entreprise à l’origine de la demande.

Les utilisateurs des entreprises évaluées ayant accepté les conditions générales sont conservés pendant dix (10) ans après la fin de l’abonnement, en accord avec l’article 17.3 b) du RGPD. Les documents fournis sont conservés pendant cinq (5) ans après la fin de l’abonnement.

Autre traitement lié au service :
EcoVadis recueille les informations personnelles mentionnées auprès de ses clients aux fins de sa communication commerciale et de la gestion de ses relations avec ses clients.

Notre entreprise analyse le comportement des utilisateurs sur la plateforme en vue d’améliorer ses services et ses fonctionnalités. Ces données sont conservées pendant un (1) an.

Des données personnelles sont traitées dans le cadre des processus de gestion de la facturation, du paiement et de la comptabilité. Ces données sont conservées pendant une période correspondant aux exigences juridiques ou de réglementation (factures : dix ans).

EcoVadis peut également contacter les utilisateurs pour réaliser des sondages afin de connaître leur opinion à propos des Services ou pour les informer d’autres services par le biais de newsletters, ou encore pour les informer de nouveaux services qui pourraient leur être proposés à l’avenir. Pour en savoir plus sur ce traitement, veuillez vous reporter à la page « Avis juridique — Protection des données (Prospection) » : https://ecovadis.com/fr/trust-center/legal-notice-data-protection/

Afin d’assurer la sécurité de la plateforme, il est nécessaire de traiter les données de connexion des utilisateurs (journaux comprenant l’adresse IP). Ces données sont conservées pendant un (1) an sur la plateforme et pendant quatre (4) ans dans les archives.

Destinataires
Les données recueillies aux fins de la gestion de la clientèle sont destinées à nos équipes en contact avec les clients, ainsi qu’aux conseillers juridiques et aux tiers (fournisseurs) nécessairement impliqués dans la prestation des Services.

Les analyses des comportements des clients sont destinées à l’équipe Développement de produits.

Dans le cadre de l’administration des processus de facturation, de paiement et de comptabilité, elles seront accessibles à l’équipe Comptabilité et aux entreprises de recouvrement.

L’accès aux journaux des connexions utilisateur est limité aux membres autorisés des équipes Informatique et Sécurité informatique.

Transfert hors Espace économique européen (EEE)
Les informations personnelles envoyées à EcoVadis peuvent être transférées aux filiales d’EcoVadis basées en dehors de l’EEE : EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. et d’autres filiales créées à l’avenir. L’accès à ces informations est nécessaire pour fournir le service et assurer le traitement susmentionné (p. ex., pour aider les clients et les faire bénéficier d’un suivi).

Par mesure de sécurité, ce transfert est régi par des Clauses Contractuelles Types (Contrôleur de données - Contrôleur de données) en vigueur entre EcoVadis SAS (France) et ses filiales si le pays ne garantit pas un niveau de protection adéquat.

Dans le cadre du processus d’évaluation RSE et carbone, les données de contact des entreprises évaluées sont transférées aux entreprises clientes à l’origine de la demande situées en dehors de l’EEE lorsqu’elles accèdent aux résultats de performance RSE et carbone. Par mesure de sécurité, ce transfert est régi par des Clauses Contractuelles Types (Contrôleur de données - Contrôleur de données) en vigueur entre EcoVadis et les clients à l’origine de la demande.

Tiers (fournisseurs)
Pour le traitement des données, EcoVadis fait appel à des fournisseurs (processeurs) basés en dehors de l’EEE. Par mesure de sécurité, EcoVadis a signé des Clauses Contractuelles Types (Contrôleur de données - Processeur de données). Pour plus d’informations, rendez-vous sur la page consacrée au RGPD dans notre centre de confiance : https://www.ecovadis.com/fr/trust-center/#IS

Droits concernant la protection des données
Vous avez le droit d’accéder, de modifier ou de supprimer vos données, de restreindre ou de refuser le traitement de vos données, et de recevoir un export de vos données en nous contactant. Vous trouverez plus d’informations à propos de la protection des données sur notre site web : www.ecovadis.com/fr/legal-notice/.

Pour tout renseignement complémentaire sur la protection de vos données personnelles et l’exercice de vos droits en matière de protection des données, n’hésitez pas à nous contacter aux coordonnées ci-dessous.

EcoVadis SAS
Data Protection Officer
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
E-mail : dpo@ecovadis.com

De plus, vous avez le droit de déposer plainte auprès d’une autorité de contrôle : CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint les règles en vigueur.