Comment dois-je envoyer des documents émanant de tiers ?

• Que sont les documents émanant de tiers ?
• Comment puis-je envoyer des documents émanant de tiers ?

Que sont les documents émanant de tiers ?

EcoVadis définit les documents émanant de tiers comme les documents créés ou émis par une entité tierce non affiliée au périmètre d’évaluation. Les documents provenant des sociétés sœurs, des filiales et des maisons mères ne sont pas considérés comme émanant de tiers.

Les principaux documents émanant de tiers sont les suivants :

• Conventions collectives
• Factures relatives aux équipements achetés (par exemple, mises à niveau liées à l’efficacité énergétique) ou aux contrats de service (par exemple, services de recyclage)
• Documents juridiquement exigés (rapports SSE, rapports sur les effectifs, rapports sur l’écart salarial, rapports sur les essais environnementaux ou la gestion des risques, etc.)
• Matériel et certificats de formation externalisés

Comment puis-je envoyer des documents émanant de tiers ?

Comme tous les autres types de documents, chaque document émanant d’un tiers doit respecter les critères d’admissibilité figurant dans le guide sur les documents EcoVadis :

Pertinent

• Pertinent pour le périmètre d’évaluation correspondant, et incluant le nom de l’entreprise
• Relatif à un ou plusieurs des critères d’évaluation EcoVadis
  

À jour

• Pas plus ancien que huit ans dans le cas d’un document lié aux politiques et aux actions
• Pas plus ancien que deux ans dans le cas d’un document relatif aux résultats/reporting KPI (applicable aux documents d’évaluation actuels et précédents)
  

Crédible

• Formel et pleinement intégré dans le système de gestion de votre entreprise
• Authentique, préexistant et complet, car nous n’acceptons pas les documents créés uniquement pour l’évaluation EcoVadis

Les documents émanant de tiers ne provenant pas de votre entreprise, ils peuvent ne pas porter son nom ou son logo. Afin de remplir les critères d’admissibilité, veuillez suivre les conseils ci-dessous pour vous assurer de fournir les informations supplémentaires qui identifient un document émanant de tiers correspondant au périmètre évalué :

1. Vous pouvez joindre un certificat de participation au plan de formation de vos employés internes ou en envoyer un spécimen en guise d’invitation par e-mail à suivre un parcours.
   
2. Si votre entreprise fait appel à un fournisseur externe de services de recyclage, vous pouvez joindre le contrat ou l’accord passé avec lui à sa brochure (qui décrit ses services).
   
3. Si votre entreprise a acheté un équipement neuf, plus économe en énergie, vous pouvez joindre la facture correspondante à la brochure du produit, avec mention du nom de votre entreprise. 

Veuillez vous référer à l’annexe « Comment respecter la limite documentaire et éviter d’envoyer des documents combinés » pour en savoir plus sur les documents combinés et le classement des documents par ordre de priorité.