Quel type de documents justificatifs puis-je fournir si je dirige une très petite entreprise (XS) ?

Les questionnaires d’évaluation EcoVadis sont adaptés à chaque entreprise en fonction de son secteur d’activité, de sa localisation et de sa taille, y compris les très petites entreprises comptant jusqu’à 25 employés. En moyenne, dix questions sont posées aux petites entreprises. Certains indicateurs de management tels que les adhésions (p. ex., PMNU) et la couverture ne sont pas applicables. De cette façon, seules les questions pertinentes pour l’entreprise sont prises en compte.

Les documents justificatifs sont essentiels pour l’analyse des performances RSE de votre entreprise. Dans la plupart des cas, les très petites entreprises n’ont pas un système de gestion de la RSE aussi développé que celui des grandes entreprises. Il est donc possible qu’elles aient moins de documents formalisés. Pour cette raison, nous accordons plus de flexibilité aux très petites entreprises et acceptons les documents justificatifs non formalisés pour celles-ci. Cependant, n’oubliez pas que les documents doivent être récents, pertinents, complets et liés au périmètre d’évaluation. 

• Quel type de documents justificatifs puis-je fournir ?
• Exemples de documents spécifiques pour les très petites entreprises (XS)
  • Politiques
  • Mesures
  • Reporting
• Exemples de documents validés et non validés

Quel type de documents justificatifs puis-je fournir ?

Vous pouvez nous fournir tout document formalisé qui reflète le système de gestion RSE de votre entreprise et qui étaye vos réponses au questionnaire.

Voici quelques exemples de documents (purement illustratifs) qui peuvent être fournis : procédures de gestion RSE, rapports RSE, rapports d’audit social, politiques sociales et environnementales, code d’éthique/de conduite, guides des collaborateurs, certificats (ISO 14001, ISO 45001, etc.), communication sur les progrès du PMNU), rapports annuels avec section intégrée sur le RSE.

Tous les documents doivent être :

• pertinents et complets, de même que liés au périmètre d’évaluation correspondant ;
• dans l’un des formats suivants : .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png et .jpeg. Remarque : pour « Télécharger un nouveau document », le type de fichier « Document Adobe Acrobat » peut causer des problèmes. Dans ce cas, veuillez enregistrer le document au format PDF pour le télécharger.
  Remarque : pour « Télécharger un nouveau lien », veuillez fournir uniquement un lien vers la page web, et non des documents. La page sera capturée et téléchargée dans votre bibliothèque de documents au format PDF. Seule la page vers laquelle dirige le lien sera capturée, et non le site web entier. Assurez-vous que le lien est valide et qu’il commence par http:// ou https:// ;
• d’une taille inférieure à 30 Mo ;
• régulièrement révisés. La période de validité est de 8 ans pour les politiques et les actions et de 2 ans pour le reporting KPI ;
• Au format texte : si vos documents ne sont pas rédigés en anglais, français, espagnol, allemand, chinois ou japonais, veuillez les envoyer codés sous forme de texte et non d’image.

EcoVadis ne prendra pas en considération :

• les documents (engagements, actions ou rapports) créés uniquement pour répondre au questionnaire EcoVadis ne seront pas acceptés ;
• les objectifs, actions ou rapports copiés d’une autre organisation ou de sources en ligne sans preuve et assurance raisonnables de leur mise en œuvre ;
• les documents informels (sans le nom ou le logo de l’entreprise, sans la date d’émission ou d’examen, sans photos, etc.).
• Les preuves doivent être présentées sous la forme de documents intégrés/liens Internet (les preuves doivent être présentées directement dans le document) ; les analystes ne téléchargeront pas manuellement de documents supplémentaires à partir de ces liens ;
• les preuves non liées aux 21 critères RSE d’EcoVadis.

Pour plus d'informations et des exemples de documents pouvant être présentés, veuillez télécharger notre guide des documents ou cliquez ici pour en savoir plus sur le périmètre de l'évaluation.

Exemples de documents spécifiques pour les très petites entreprises (XS)

Vous pouvez nous fournir tout document formalisé qui reflète le système de gestion RSE de votre entreprise et qui étaye vos réponses au questionnaire. Voici des exemples de documents validés pour les thèmes les plus importants (Politiques, Mesures et Reporting) :

Politiques

Les documents concernant les politiques prouvent que votre entreprise est engagée à limiter les risques liés à vos principaux enjeux de RSE. Ils peuvent comprendre des objectifs (parvenir à x à telle ou telle échéance) et des engagements/principes/objectifs écrits (une déclaration d’intention vis-à-vis des enjeux de RSE).

• Une lettre signée par le P.-D.G. montrant l’engagement de l’entreprise sur les principaux enjeux de RSE est utilisée pour communiquer en interne et/ou en externe sur les engagements de l’entreprise. Les principaux enjeux de RSE se trouvent dans le Profil de risque secteur.
• Des plans d’action ou des feuilles de route pour des engagements spécifiques en matière de RSE, comprenant une liste des actions dont la mise en œuvre est prévue (plans d’action Santé et sécurité annuels, etc.), à des fins de planification interne.

Mesures

Les documents concernant les mesures/actions doivent attester des actions concrètes que votre entreprise met actuellement en œuvre dans ses activités quotidiennes.

• Des factures prouvant que l’action a été mise en œuvre (facture attestant que votre entreprise a acheté du matériel économe en énergie, etc.)
• Des documents de formation montrant que des actions ont été annoncées et mises en œuvre. Ces documents peuvent inclure des carnets de formation, des checklists ou du matériel de formation (diapos, etc.)
• Des e-mails attestant la mise en œuvre d’actions (communication aux fournisseurs à propos des attentes environnementales et sociales, etc.)

Reporting

Documents de reporting attestant que votre entreprise suit les KPI se rapportant aux enjeux de RSE cruciaux au sein de l’entreprise. Les documents de reporting ne doivent pas remonter à plus de deux années calendaires et doivent porter sur au moins une année d’informations.

Environnement

• Types de ressources consommées (déchets, eau, énergie [électricité, gaz, pétrole]) avec une unité et période/année de référence (2020, 2019-2022, etc.).
• Il est possible d’utiliser des estimations si elles sont clairement expliquées lorsqu’il est difficile d’obtenir des informations sur les émissions réelles (p. ex., la consommation d’eau ou d’électricité peut être estimée à partir des émissions totales produites par des bâtiments subdivisés ou des immeubles de bureaux locatifs/loués).
• Informations concernant les émissions vérifiables sur la base de factures et de contrats. Ces informations doivent être suivies dans un document officiel.

Social et Droits Humains

• Thèmes surveillés (nombre d’accidents, formation organisée, etc.) avec unités (nombre ou pourcentage) et période de reporting (2020, 2019-2022, etc.).

Remarque : des factures (d’énergie, d’eau, etc.) ne constituent pas des preuves admissibles pour ce qui est du Reporting. L’indicateur Reporting évalue non seulement la disponibilité d’informations, mais aussi le suivi actif et l’analyse comparative de l’avancement pour tous les KPI dans chaque thème.

Exemples de documents validés :

• Preuve de formation des employés ;
• E-mails internes concernant la formation de sensibilisation des employés ;
• Factures d’achat de produits éco-labellisés pour les actions mises en œuvre ;
• Politique d’éthique des affaires ;
• Tableaux de bord environnementaux internes ;
• Feuille Excel contenant des données sur les ressources humaines (p. ex., les KPI liés aux formations des employés) ;
• Présentation de la gestion interne ;
• Documents d’évaluation des risques.

Exemples de documents non valides :

• Factures de services publics tiers à des fins de rapport ;
• Auto-déclarations improvisées ;
• Description d’actions simplement déclarées comme mises en œuvre sans preuves solides ;
• Photos ;
• Brochures sur les activités philanthropiques ;
• Documents de vos clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux ;
• Permis d’exploitation d’une entreprise selon les prescriptions légales ;
• Autres documents de conformité légale émis par une autorité locale.

Veuillez consulter notre Guide destiné aux très petites entreprises (XS), qui comprend une vue d’ensemble de notre méthodologie ainsi que des conseils relatifs aux documents justificatifs.

En savoir plus sur le format et la période de validité des documents justificatifs.