Quel type de documents justificatifs puis-je fournir si je dirige une très petite entreprise (XS) ?

Les questionnaires d'évaluation EcoVadis sont adaptés à chaque entreprise en fonction de son secteur d'activité, de sa localisation et de sa taille, y compris les très petites entreprises comptant jusqu'à 25 employés. En moyenne, 10 questions sont posées aux très petites entreprises. Certains indicateurs de gestion tels que les adhésions (par exemple, UNGC) et la couverture ne sont pas applicables. De cette façon, seules les questions pertinentes pour l’entreprise sont prises en compte.

Les documents justificatifs sont essentiels pour l'analyse des performances RSE de votre entreprise. Dans la plupart des cas, les très petites entreprises n’ont pas un système de gestion de la RSE aussi développé que celui des grandes entreprises. Il est donc possible qu’elles n’aient pas autant de documents officiels ni de rapports consolidés. La phase de documentation a donc été adaptée. Pour cette raison, nous accordons plus de flexibilité et acceptons les pièces justificatives non formalisées pour les très petites entreprises. Cependant, n'oubliez pas que les documents doivent être récents, pertinents, complets et reliés au périmètre d'évaluation.

Exemples de documents validés :

• Preuves de formation des employés ;
• E-mails internes concernant la formation de sensibilisation des employés ;
• Factures d'achat de produits éco-labellisés pour les actions mises en œuvre ;
• Politique d'éthique des affaires ;
• Tableaux de bord environnementaux internes ;
• Feuille Excel contenant des données sur les ressources humaines, p. ex., les KPI liés aux formations des employés ;
• Présentation de la gestion interne ;
• Documents d’évaluation des risques.

Exemples de documents non validés :

• Factures de services publics tiers à des fins de rapport ;
• Auto-déclarations improvisées ;
• Description d'actions simplement déclarées comme mises en œuvre sans preuves solides ;
• Photos ;
• Brochures sur les activités philanthropiques ;
• Documents de vos clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux ;
• Permis d'exploitation d'une entreprise selon les prescriptions légales ;
• Autres documents de conformité légale émis par une autorité locale.

En savoir plus sur le format et la période de validité des documents justificatifs.