Préparation de documents lisibles par machine pour votre évaluation EcoVadis

Pour garantir la cohérence et l’évolutivité des services EcoVadis Ratings, les documents fournis lors de l’évaluation doivent être lisibles par machine pour être pleinement pris en compte au cours du processus d’examen. Cela garantit une extraction et une traduction précises et efficaces des informations, ce qui est essentiel pour un examen complet. Les documents qui ne sont pas lisibles par machine peuvent ne pas être entièrement traduits, ce qui peut entraîner des retards ou un manque de renseignements dans votre évaluation.

Pourquoi certains documents ne sont-ils pas traduits ?

EcoVadis utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) automatisée pour extraire et traduire le texte des documents soumis. Dans certains cas, le système ne peut pas traiter un fichier si celui-ci n’est pas lisible par machine. Cela se produit généralement lorsque :

• le document est une image numérisée, une capture d’écran ou une photo ;
• le document contient du texte manuscrit ;
• le fichier est chiffré, endommagé ou protégé par mot de passe ;
• le texte est intégré dans une image plutôt que saisi dans un format numérique.

Si la technologie OCR n’est pas en mesure d’extraire le contenu nécessaire, le document est marqué comme « illisible » et ne peut pas être traduit. Ces documents peuvent ne pas être totalement pris en compte lors de l’évaluation, sauf si les informations pertinentes sont visibles ailleurs.

Qu’est-ce qui change ?

Auparavant, certains documents illisibles pouvaient faire l’objet d’un traitement supplémentaire. Dorénavant :

• Seuls les documents répondant aux critères d’OCR automatisée seront traduits et examinés.

Comment s’assurer que les documents soient traduits et examinés ?

Pour éviter tout retard ou tout manque de renseignements, veuillez suivre les directives suivantes lors de la préparation de vos fichiers :

• soumettez des documents dans des formats lisibles par machine, dont le texte peut être sélectionné ou copié ;
• exportez les documents directement depuis Word, Excel ou vos systèmes internes (p. ex., ERP, RH, outils de comptabilité) ;
• évitez de télécharger des images numérisées, des captures d’écran, des photos de documents et des formulaires manuscrits ;
• assurez-vous que les documents ne sont pas chiffrés, verrouillés ou endommagés.