Comment utiliser la fonctionnalité « Plan d’actions correctives » ?

Vos fiches d’évaluation RSE et carbone EcoVadis reflètent la performance de votre entreprise au moment de leur publication. Elles mettent également en évidence les points d’amélioration que votre entreprise doit traiter.

Afin de vous accompagner dans votre démarche d’amélioration, EcoVadis fournit à toutes les entreprises évaluées un accès à la fonctionnalité « Plan d’actions correctives ». Cet outil vous permet de :

• créer des plans d’amélioration en ligne ;
• partager les actions correctives planifiées et terminées avec vos partenaires commerciaux ;
• recevoir des retours de la part de vos partenaires commerciaux.

En fonction de votre niveau d’abonnement et de vos fiches d’évaluation disponibles, vous pouvez entreprendre des actions correctives basées sur des points d’amélioration en lien avec la RSE et les émissions de carbone. Vos partenaires commerciaux peuvent voir les informations que vous incluez dans votre plan d’actions correctives. Cependant, EcoVadis n’examine pas ces informations, qui n’affectent en rien vos fiches d’évaluation actuelles. Ces dernières pourront uniquement être mises à jour si votre entreprise se soumet à une réévaluation.

Définitions utiles

Plan d’actions correctives (PAC) : section de la plateforme EcoVadis où les entreprises évaluées gèrent leurs actions correctives. C’est le seul endroit qui permet de suivre et d’actualiser les actions correctives.

Point d’amélioration de la fiche d’évaluation : point relevé lors d’une évaluation EcoVadis et qu’une entreprise doit traiter pour améliorer sa performance RSE ou carbone. Chaque point d’amélioration est lié à un ou plusieurs thèmes ou indicateurs et peut apparaître à la fois dans la fiche d’évaluation RSE et dans la fiche d’évaluation carbone.

Action corrective (AC) : mesure prise pour traiter et résoudre un problème identifié. Il existe deux types d’action corrective :

1. Basée sur la fiche d’évaluation : lors de la publication d’une fiche d’évaluation, tous les points d’amélioration relevés génèrent automatiquement une action corrective affichant le statut Non commencé. Les entreprises évaluées peuvent gérer ces actions dans l’outil « Plan d’actions correctives ».
2. Amélioration générale : cette qualification sert à demander des améliorations qui ne sont pas liées à un point d’amélioration de la fiche d’évaluation et qui peuvent avoir n’importe quel titre, degré de priorité, thème ou indicateur. Cette sorte d’action peut être créée à la fois par les entreprises à l’origine de la demande et par les entreprises évaluées.

Planifier des actions correctives

Toutes les actions correctives n’ont pas le même impact sur votre fiche d’évaluation. Examinez votre fiche d’évaluation afin de déterminer les actions correctives à traiter en premier.

Fiche d’évaluation RSE

Accédez à la section Visualisez votre score. Vous y verrez comment chaque thème et indicateur affecte votre score, ainsi que l’échelle de notation pour chaque indicateur au sein d’un thème. Cette vue d’ensemble vous aidera à identifier les domaines qui nécessitent des améliorations.

Dans cet exemple, les thèmes Environnement et Social et Droits Humains ont le plus fort impact sur votre score, ainsi que les indicateurs Politiques et Mesures. Un bon point de départ consisterait à se concentrer sur les actions correctives liées à ces domaines. 

Examinons le thème Environnement et son indicateur Politiques. En développant cette section de la fiche d’évaluation, vous verrez apparaître les points d’amélioration suivants :

Ici, l’une des premières actions correctives à mettre en œuvre concerne la priorité élevée « Documentation non concluante sur les politiques environnementales ». En savoir plus sur les ressources et les outils permettant de mieux comprendre les résultats de votre fiche d’évaluation RSE.

Fiche d’évaluation carbone

La fiche d’évaluation carbone suit une approche similaire : chacun des trois niveaux de gestion des forces et des points d’amélioration a un impact différent sur votre niveau de gestion du carbone :

Étant donné que le niveau de gestion Reporting pèse 50 %, vous devrez d’abord vous pencher sur les actions correctives à priorité élevée, comme « Envisagez d’établir un bilan carbone au niveau de l’entreprise pour suivre les émissions de GES conformément au GHG Protocol ou à d’autres normes de comptabilisation des GES » ou « Veillez à suivre vos émissions de GES sur le périmètre entier des opérations ».

Travailler sur un plan d’actions correctives

Une fois votre fiche d’évaluation publiée, tous vos points d’amélioration en matière de RSE et de carbone se voient automatiquement attribuer le statut Non commencé.

Comprendre les actions correctives

Dans cette section, vous pouvez examiner les détails de chaque action corrective. N’oubliez pas que les entreprises à l’origine de la demande peuvent voir ces informations, à l’exception du nombre de demandes.

Chaque action corrective comporte cinq colonnes :

• Priorité : degré mesuré selon l’impact sur votre fiche d’évaluation en fonction de chaque thème et indicateur associé à l’action corrective. Par exemple, une action corrective à priorité élevée concernant un thème ou un indicateur à fort impact a plus de poids qu’une action corrective à priorité élevée concernant un thème ou un indicateur à faible impact.
• Action corrective : explication du point d’amélioration.
• Demandes : nombre d’entreprises à l’origine de la demande qui vous ont demandé de travailler sur cette action corrective.
• Mon échéance : date que vous pouvez fixer vous-même. Si elle est passée, elle s’affichera en rouge.

• Statut : indication des progrès que vous avez réalisés, selon la gradation Non commencé, En cours, Terminé, Archivé. Vous pouvez modifier le statut d’une action corrective autant de fois que nécessaire.

S’il y a au moins une demande d’une entreprise à l’origine de la demande concernant une action corrective qui n’a pas le statut Non commencé ou Archivé, elle s’affichera en rouge.

Si vous archivez une action corrective, elle sera automatiquement déplacée vers la liste « Actions correctives archivées » en bas du tableau.

Comprendre les détails d’une action corrective

Lorsque vous développez une action corrective, voici ce que vous voyez :

• Titre : même formulation que le point d’amélioration de la fiche d’évaluation.
• Thème et indicateur : informations sur le thème et l’indicateur correspondants, qu’il s’agisse d’une fiche d’évaluation RSE ou carbone, ou des deux. Chaque action corrective peut correspondre à plus d’un thème et d’un indicateur.
• Statut : indication des progrès que vous avez réalisés, selon la gradation Non commencé, En cours, Terminé, Archivé. Vous pouvez modifier le statut d’une action corrective autant de fois que nécessaire en cliquant sur Mettre à jour le statut.
• Description : la plupart des actions correctives s’accompagnent d’une explication détaillée qui précise la façon de les mettre en œuvre, en indiquant des liens utiles et les parcours correspondants de l’EcoVadis Academy. Gardez cependant à l’esprit que cette section n’existe pas pour toutes les actions correctives.

Demandes de partenaires commerciaux

Chacun de vos partenaires peut vous envoyer des demandes d’actions correctives spécifiques. Chaque partenaire commercial ne peut voir que sa propre demande. Il ne peut pas voir les demandes des autres entreprises.

Une demande de partenaire commercial contient les éléments suivants :

• Nom de l’entreprise (obligatoire).
• Échéance demandée (optionnel) – Le partenaire peut vous fixer une date limite pour terminer une action corrective.
• Message (optionnel) – Le partenaire peut ajouter un message à sa demande. Vous pouvez également lui répondre ici.

Plan d’action

Dans cette section, vous pouvez décrire la manière dont vous prévoyez de mettre en œuvre une action corrective spécifique. Bien que vous n’ayez pas à la remplir, nous vous encourageons à le faire afin que vos partenaires commerciaux puissent voir les mesures que vous prendrez à l’avenir.

• Assigné à : indiquez le nom de la personne ou du service qui doit travailler sur l’action corrective.
• Échéance : indiquez la date à laquelle l’action corrective est censée être terminée.
• Description : expliquez les mesures que vous prendrez pour mettre en œuvre cette action corrective ou pourquoi vous avez décidé de ne pas la traiter.

Vous ne pouvez modifier cette section que lorsque l’action corrective en question affiche le statut En cours.

Documents

Dans cette section, vous pouvez télécharger de nouveaux documents susceptibles de vous aider à mettre en œuvre une action corrective particulière. N’oubliez pas que cette fonctionnalité se présente différemment en fonction des abonnements.

Abonnement Basic

Si vous avez un abonnement Basic, vous pouvez télécharger des documents qui seront ajoutés à votre bibliothèque de documents. Cependant, vous devrez les lier manuellement au questionnaire lors de votre prochaine réévaluation.

Abonnement Premium ou supérieur

Si vous avez un abonnement Premium ou supérieur, vous pourrez voir quel item du questionnaire se rapporte à votre action corrective, y compris une liste des statuts de réponse possibles et le détail des documents qui ont été rejetés, avec justification de cette décision.

Vous pourrez également télécharger de nouveaux documents et les associer à une réponse spécifique. Ces documents seront ajoutés à votre bibliothèque de documents et utilisés lors de votre prochaine réévaluation.

Confidentialité des documents

Lorsque vous ajoutez un nouveau document, vous pouvez choisir avec qui le partager. Le paramètre « Privé » est sélectionné par défaut, mais vous pouvez également rendre vos documents visibles par vos partenaires commerciaux.

Pour modifier les paramètres de partage des documents téléchargés, accédez à votre bibliothèque de documents, située dans l’onglet « Documents » à côté de « Plan d’actions correctives ».

Comment commencer à mettre en œuvre une action corrective

1. Choisissez l’action corrective que vous souhaitez traiter.
2. Définissez son statut sur En cours.
3. Ajoutez une description et une échéance dans la section Plan d’action. Bien que ce soit optionnel, nous vous encourageons à le faire afin que vos partenaires commerciaux puissent voir les mesures que vous prendrez à l’avenir.
4. Téléchargez les nouveaux documents répertoriés dans les détails de l’action corrective.
5. Définissez le statut sur Terminé.

Vos partenaires commerciaux verront votre progression, à l’exception des documents que vous avez téléchargés et marqués comme privés.

Exporter votre plan d’actions correctives

Si vous avez un abonnement Premium ou supérieur, vous pouvez exporter une version Excel de votre plan d’actions correctives en cliquant sur l’icône Exporter située en haut à droite.

L’exportation inclut une répartition de toutes les actions correctives de votre plan d’actions correctives en fonction des filtres que vous avez appliqués. Par exemple, si le filtre « Priorité élevée » est activé, seules les actions correctives à priorité élevée seront exportées.

N’oubliez pas que l’exportation n’est destinée qu’à des fins de consultation. Si vous souhaitez travailler sur votre plan d’actions correctives, vous devez passer par la plateforme elle-même. 

Amélioration générale

Le fait de demander des améliorations générales vous donne la possibilité de créer des actions correctives personnalisées.

Là, vous pouvez créer une action corrective personnalisée en matière de RSE, lui donner un titre, définir une priorité, un thème et un indicateur, ajouter des détails et télécharger des documents. N’oubliez pas que tous vos partenaires commerciaux pourront voir cette action corrective.

Autres conseils et stratégies

Définir le statut sur « En cours » dès que vous commencez à travailler dessus

Même si vous êtes en train de rassembler des documents, vous devez modifier le statut de l’action corrective en le faisant passer à En cours. Ainsi, vos partenaires commerciaux savent que vous vous penchez déjà sur le problème et que vous travaillez activement à une amélioration.

Archiver les actions correctives que vous ne prévoyez pas de traiter

S’il y a des actions correctives que vous ne souhaitez pas mettre en œuvre, définissez leur statut sur « Archivé ». Lorsque vous laissez le statut d’une action corrective défini sur Non commencé, cela peut indiquer que vous prévoyez de travailler dessus plus tard.

Indiquer les détails du plan d’action

Une fois que vous aurez commencé à travailler sur une action corrective, ajoutez des informations à votre plan d’action afin de donner plus de contexte à vos partenaires commerciaux. Vous devriez le faire, que vous prévoyiez ou non de traiter une action corrective.

Communiquer fréquemment sur les mises à jour des actions correctives

Une fois qu’un partenaire commercial vous aura demandé une action corrective, vous pourrez commencer à utiliser la fonctionnalité de chat pour discuter de cette demande, l’informer de votre progression ou lui indiquer tout autre détail que vous jugerez important.

Comment le plan d’actions correctives affecte votre fiche d’évaluation

Afin de mettre à jour les résultats de votre fiche d’évaluation, vous devez passer une réévaluation. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pourrez mettre à jour vos réponses et ajouter d’autres documents. Une fois que vous aurez demandé une réévaluation, notre équipe lancera une toute nouvelle analyse de votre entreprise. 

Tous les documents que vous aurez téléchargés dans le plan d’actions correctives seront automatiquement téléchargés dans votre bibliothèque de documents pour vous aider à remplir votre questionnaire de réévaluation. Même si votre abonnement ou votre fiche d’évaluation a expiré, vous pourrez accéder à vos actions correctives.