Comment puis-je partager ma fiche d’évaluation EcoVadis ?

Dans un contexte de généralisation des rapports RSE, vous gagnerez beaucoup de temps à effectuer une évaluation complète (RSE et carbone), dont les résultats pourront être partagés avec plusieurs entreprises. Cette évaluation unique vous permettra de répondre aux exigences, souvent strictes, de divers partenaires commerciaux, qui ont une certaine importance aux yeux de plusieurs parties prenantes au sein de votre entreprise. Les abonnements EcoVadis Premium, Corporate et Select vous permettent de partager votre fiche d’évaluation avec un nombre illimité de partenaires commerciaux, à l’intérieur comme à l’extérieur du réseau EcoVadis. Les abonnés Carbon Rating et Basic peuvent passer à un abonnement Premium, Corporate ou Select afin de pouvoir partager leurs fiches d’évaluation avec des partenaires extérieurs au réseau EcoVadis. 

Découvrez comment utiliser votre plateforme EcoVadis Ratings pour :

• accepter les demandes de partage de votre fiche d'évaluation émanant de vos partenaires commerciaux ;
• partager proactivement votre fiche d'évaluation avec vos partenaires commerciaux ;
• vérifier les entreprises avec lesquelles vous partagez votre fiche d'évaluation. 

Accepter les demandes de partage émanant de partenaires commerciaux

• Comment puis-je savoir si un partenaire commercial souhaite accéder à ma fiche d’évaluation ?

Toutes les demandes de partage de votre fiche d’évaluation émanant de partenaires commerciaux apparaissent sur votre plateforme EcoVadis Ratings. De plus, une demande de partage est envoyée par e-mail à l’Administrateur pour l’évaluation de votre entreprise ainsi qu’au contact fourni par l’entreprise à l’origine de la demande.

La notification d’une nouvelle demande de partage s’affiche sur votre tableau de bord.

Vous pouvez par ailleurs consulter toutes les demandes dans la rubrique « Partages » de votre menu principal.

• Comment puis-je accepter ou refuser une demande de partage ?

Vous recevrez un e-mail de demande de partage contenant un lien vers votre plateforme EcoVadis Ratings. Vous y trouverez toutes les nouvelles demandes en haut de la page « Partages », accessible depuis le menu « Réseau ». 

La demande sera automatiquement acceptée, sauf si vous la refusez manuellement. Vous disposez de sept (7) jours pour refuser cette demande de partage. Celle-ci peut contenir des questions personnalisées de la part de votre partenaire commercial. En savoir plus sur les questions personnalisées.

• Puis-je arrêter de partager ma fiche d’évaluation ?

Après l’acceptation de la demande de partage, vous avez trente (30) jours pour révoquer le partage si nécessaire. Pour ce faire, veuillez nous contacter.

• Ma fiche d’évaluation est-elle partagée avec tous les membres d’une initiative sectorielle ?

Supposons que le partenaire commercial à l’origine de la demande soit membre d’une initiative sectorielle. Vous disposez alors de l’option « Gérer la demande » pour voir les autres membres de cette initiative qui auront accès à votre performance après acceptation. Chaque initiative sectorielle établit ses propres règles de partage (tout ou rien, ou sélectif). En savoir plus sur les initiatives sectorielles. 

• Que peut voir mon partenaire lorsqu’une demande de partage est acceptée ?

Après acceptation d’une demande de partage, votre partenaire commercial peut accéder à l’intégralité de votre profil RSE, qui comprend les éléments suivants :

• Fiche d’évaluation RSE
• Forces et points d’amélioration
• Observations « Veille 360° »
• Commentaires spécifiques
• Fiche d’évaluation carbone (si disponible ; pour plus d’informations, consultez l’article « Comment puis-je obtenir une fiche d’évaluation carbone ? »)
• Plan d’actions correctives (les documents justificatifs téléchargés dans l’onglet du même nom seront également visibles pour vos partenaires commerciaux)
• Live News (pour les abonnés Premium, Corporate et Select ; informations non disponibles pour les abonnés Carbon Rating et Basic)
• Activités RSE (informations non disponibles pour les abonnés Carbon Rating)
• Indicateurs (pour plus d’informations, consultez l’article « Comment partager les indicateurs de mon entreprise ? »)
• Documents (lorsque vous téléchargez un nouveau document, vous pouvez choisir de le partager ou non avec votre réseau)
• Audits (informations non disponibles pour les abonnés Carbon Rating)

Partager proactivement votre fiche d’évaluation avec des partenaires commerciaux

Vous pouvez partager proactivement les fiches d’évaluation de votre entreprise avec un partenaire commercial, sans attendre d’invitation. Si vous avez une fiche d’évaluation RSE et une fiche d’évaluation carbone, elles seront partagées toutes les deux en même temps. Plusieurs méthodes vous permettent de le faire directement sur la plateforme EcoVadis Ratings :

• Envoyer une invitation à des adresses e-mail spécifiques (pour les abonnés Premium, Corporate et Select ; non disponible pour les abonnés Carbon Rating et Basic)
• Effectuer une recherche dans le réseau EcoVadis sans indiquer d’adresse e-mail – option permettant d’établir des connexions même si vous ne possédez pas les coordonnées d’une personne spécifique dans une entreprise donnée (disponible pour tous les abonnés)

Comment partager votre fiche d’évaluation par e-mail ?

1. Sur la page « Ma performance », allez dans l’onglet « Fiche d’évaluation ».
2. Cliquez sur « Partager ma fiche d’évaluation » en haut à droite de votre fiche d’évaluation. Ce bouton figure également dans votre tableau de bord.
3. Cliquez sur « Saisir une adresse e-mail ». Dans la fenêtre contextuelle d’invitation, choisissez la langue de l’invitation et ajoutez un message (facultatif). Une fois que vous aurez cliqué sur « Partager ma fiche d’évaluation », une invitation contenant un lien sécurisé afin de consulter votre fiche d’évaluation sur la plateforme sera envoyée à toutes les adresses indiquées.
   Remarque : le partage par e-mail n’est pas disponible pour les abonnés Carbon Rating et Basic.

Comment envoyer une invitation sans informations de contact (à l’aide de la recherche EcoVadis) ?

1. Sur la page « Ma performance », allez dans l’onglet « Fiche d’évaluation ».
2. Cliquez sur « Partager ma fiche d’évaluation » en haut à droite de votre fiche d’évaluation. Ce bouton figure également dans votre tableau de bord.
3. Saisissez le nom de l’entreprise ou son numéro DUNS dans la barre de recherche et cliquez sur « Rechercher ». Astuce : choisissez le pays, le secteur d’activité ou la taille pour obtenir des résultats plus pertinents.
4. Cliquez sur « Partager ma fiche d’évaluation » à côté du nom de l’entreprise sélectionnée. Votre fiche d’évaluation sera partagée avec tous les utilisateurs de la plateforme EcoVadis de cette entreprise. Si elle le souhaite, celle-ci aura ensuite la possibilité de vous demander de partager l’intégralité de votre profil RSE et/ou carbone, notamment vos documents, votre plan d’actions correctives et vos indicateurs. Reportez-vous à la section « Que peut voir mon partenaire lorsqu’une demande de partage est acceptée ? » ci-dessus pour savoir quels éléments sont inclus dans votre profil RSE.

Si votre entreprise dispose d’un abonnement Premium, Corporate ou Select, vous pouvez télécharger un PDF de votre fiche d’évaluation et la partager en dehors de la plateforme. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les abonnés Carbon Rating et Basic.

Consulter votre activité de partage

Vous pouvez vérifier les entreprises qui ont accès à votre fiche d’évaluation sur la page « Partages », dans le menu « Réseau ». Elle comporte trois onglets :

• « Nouvelles demandes », où vous pouvez voir toutes les entreprises qui demandent à consulter votre fiche d’évaluation carbone et/ou vos indicateurs ;
• « Connexions », où vous pouvez voir toutes les entreprises qui ont accès à l’intégralité de votre profil RSE et carbone, notamment votre plan d’actions correctives et vos indicateurs ;
• « Fiche d’évaluation partagée », où vous pouvez voir toutes les entreprises avec lesquelles vous partagez proactivement votre fiche d’évaluation. Ces dernières bénéficient uniquement d’un accès à votre fiche d’évaluation, et peuvent vous inviter ultérieurement à partager l’intégralité de votre profil RSE et carbone.