La notation EcoVadis repose sur des preuves, ce qui exige des entreprises qu’elles fournissent une documentation formalisée, récente et préexistante qui soit un élément fiable de leur système de gestion RSE. Étant donné que des documents justificatifs crédibles sont essentiels à l'évaluation, EcoVadis dispose d'un programme rigoureux et complexe pour vérifier l'intégrité des preuves.
Les documents suivants ne seront pas considérés comme des preuves et ne seront pas acceptés :
- Les documents (engagements, actions et rapports) créés uniquement pour répondre au questionnaire EcoVadis ;
- Les documents copiés d'une autre organisation ou de sources en ligne sans preuve et assurance raisonnables de leur mise en œuvre ;
- Les certificats falsifiés ou les documents émanant de tiers (p. ex., les rapports d’audit).
En savoir plus sur le format et la période de validité des documents justificatifs.
Comment procède EcoVadis pour vérifier la crédibilité des documents ?
EcoVadis a mis en place un mécanisme interne pour détecter les documents douteux. De plus, nos analystes peuvent signaler les cas suspects à une équipe de travail spéciale en interne. Nous soumettons les certificats reçus à un processus de vérification systématique afin de contrôler leur validité ainsi que la fiabilité des organismes de certification. Pour ce qui est des documents émanant de tiers, nos analystes contrôleront leur validité auprès des organismes externes concernés s’ils y trouvent des indices suspects. EcoVadis a également établi un partenariat avec un fournisseur de logiciels pour détecter la présence de contenus plagiés. Cet outil précis, fiable et confidentiel permet à nos analystes de déterminer si les documents sont authentiques, dignes de confiance et crédibles.
Quelles sont les conséquences de la remise de documents douteux ?
Vos documents seront rejetés s’il s’avère qu’ils ont été préparés spécifiquement pour notre évaluation, qu’ils sont en grande partie plagiés à partir de sources externes sans avoir été adaptés de manière adéquate ou qu’ils se révèlent falsifiés après vérification. Un commentaire explicite de nos analystes figurera également sur votre fiche d’évaluation et sera visible pour les entreprises à l’origine de la demande.
Si un grand nombre de documents remis s’avèrent analogues à ceux d’autres entreprises évaluées sans rapport avec la vôtre ou en cas de soumission de certificats falsifiés/documents émanant de tiers, notre équipe prendra les mesures suivantes pour s’assurer de l’intégrité de vos preuves :
- L’analyse ne prendra en considération aucun des documents internes récemment soumis.
- Un commentaire explicite de nos analystes figurera sur votre fiche d’évaluation pour expliquer la situation.
- Ces cas seront portés à la connaissance des entreprises à l’origine de la demande.
Par conséquent, la remise de documents douteux ou falsifiés peut grandement nuire à votre entreprise et à vos relations avec vos partenaires commerciaux.
Pour plus d’informations et des exemples de documents pouvant être présentés, veuillez télécharger notre guide des documents.
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