Comment puis-je partager mes documents avec mes filiales ?

La fonctionnalité de partage de documents permet aux utilisateurs d’un compte Corporate de partager des documents concernant tout le groupe – comme les politiques du groupe, le code de conduite et les guides des collaborateurs – avec des filiales connectées au compte Corporate. Cela simplifie le processus de téléchargement des documents, car le compte Corporate téléchargera une seule fois les documents concernant tout le groupe et pourra les partager avec toutes les filiales concernées.

Si vous disposez d’un abonnement Corporate et voulez partager des documents avec vos filiales, la plateforme EcoVadis vous permet de le faire.

Remarque : seuls les Coordinateurs Corporate peuvent effectuer cette action.

Remarque :² le groupe doit d’abord se soumettre à une évaluation et fournir les documents nécessaires avant de les partager avec des filiales. Une fois que le questionnaire initial du groupe a été envoyé et publié, les documents sont disponibles pour être partagés.

Étape 1 : Connectez-vous à votre tableau de bord EcoVadis et cliquez sur l’onglet « Réseau » situé à gauche de l’écran.

Étape 2 : Cliquez ensuite sur « Filiales ».

Étape 3 : Cliquez sur les trois points situés à l’extrême droite du nom de la filiale. Dans le menu déroulant, vous verrez l’option « Partager des documents avec cette filiale ». Cliquez sur celle-ci.

Étape 4 : Après avoir cliqué pour partager vos documents, vous serez invité(e) à confirmer votre demande. Par la suite, vous pourrez annuler le partage de documents en cliquant à nouveau sur les trois points et en choisissant d’arrêter le partage avec votre filiale. 

Étape 5 : Enfin, allez dans Ma performance > Documents, cliquez sur l’icône dans la colonne « Partage » pour chaque document que vous souhaitez partager, puis sélectionnez « Partager avec une filiale ».

Terminé ! Votre filiale devra accepter le partage de documents. Elle pourra ensuite rattacher les documents de la maison mère aux questions appropriées lorsqu’elle répondra à son questionnaire.

Où les filiales peuvent-elles trouver les documents partagés par la maison mère ?

Les filiales ne voient pas immédiatement les documents partagés dans leur bibliothèque de documents ; ils ne deviennent visibles qu’après avoir été rattachés à leur questionnaire, en cliquant sur « Sélectionner à partir de la maison mère » et/ou après que le document a été analysé par les analystes d’EcoVadis.

Le compte Corporate permet-il de voir les documents des filiales ?

Oui. Une fois connecté(e) à votre compte EcoVadis Corporate, vous pouvez voir les documents de vos filiales en allant à la page « Réseau », puis en cliquant sur « Filiales ».

Dans l’écran suivant, vous verrez la liste des filiales associées. Allez sur la filiale dont vous souhaitez voir les documents et cliquez sur « Voir la fiche d'évaluation ». 

Vous y verrez la fiche d’évaluation de votre filiale ; cliquez sur son onglet « Documents ».  

Vous verrez alors ses documents répertoriés plus bas. Pour télécharger un document à consulter, cliquez sur les trois points situés à droite du document, puis sur « Télécharger ».