È stato definito un limite di 55 documenti per valutazione per tutte le aziende, indipendentemente dalla dimensione, per contribuire a garantire che siano inviati solo i documenti più rilevanti. Esortiamo le aziende a consolidare e divulgare le proprie informazioni in modo trasparente. Nel corso degli anni, le aziende con le performance migliori hanno report consolidati (relazioni sulla sostenibilità) che possono essere associati a tutte le risposte applicabili e ottengono alcuni dei punteggi più alti senza inviare documenti combinati.
Si prega di notare che non accettiamo documenti combinati come prove. Per documenti combinati si intendono singoli documenti giustificativi composti da più sotto-documenti. Ad esempio un’azienda valutata fornisce un documento combinato che contiene un mix di politiche ambientali, valutazione dei rischi e materiale didattico. I documenti di un sistema di gestione della sostenibilità robusto devono essere preesistenti, ben strutturati e facilmente accessibili per il riesame da parte degli stakeholder. Il caricamento di documenti combinati non rispetta il limite di 55 documenti e non riflette la realtà e/o la maturità effettive del sistema di gestione.
Esempi di documenti combinati non accettabili:
- Raccolta di prove non correlate (ad es. grafici, ricevute e foto) in un unico file di documenti nel tentativo di soddisfare diverse opzioni del questionario (ad es. raccolta di documenti che mostrano le azioni implementate in relazione al consumo energetico, all'acqua e/o ai rifiuti).
- Raccolta di più sotto-documenti, uniti intenzionalmente ai fini della valutazione EcoVadis (ad es. varie politiche e procedure autonome).
- Documento personalizzato contenente file incorporati o collegamenti a documenti autonomi.
Casi eccezionali che possono essere accettati:
- Raccolta di certificazioni per più siti operativi.
- Rendicontazioni consolidate degli indicatori chiave di performance (KPI) per più siti (ad es. database Excel interno con dati specifici del sito).
- Combinazione di documenti che apportano informazioni supplementari in relazione al contesto e/o alla garanzia di attuazione (ad es. fusione di un piano di formazione sulla conformità con i materiali didattici associati e i registri di presenza).
- Sottosezioni di politiche e procedure all'interno di un manuale di gestione (ad es. il manuale Ambiente, Salute e Sicurezza (EHS)).
- I documenti combinati forniti e valutati per una valutazione passata rimarranno validi.
Per aiutarvi a selezionare i documenti più rilevanti per la valutazione, abbiamo preparato una guida per la documentazione disponibile presso il nostro centro assistenza: Che tipo di documenti giustificativi si possono fornire?
Per maggiori informazioni sui documenti combinati e sull’attribuzione di priorità ai documenti si consiglia di consultare Come rispettare il limite di documenti ed evitare di inviare documenti combinati, anch’esso disponibile sulla piattaforma del questionario.
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