Avviso legale - Protezione dei dati (Servizi)

EcoVadis SAS ed EcoVadis Inc (“EcoVadis”) raccolgono le informazioni personali degli utenti dei nostri servizi web, compresi, ma non solo, i siti presenti all’indirizzo www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, tutti i sottodomini e tutti gli altri servizi online di EcoVadis ("Servizi") e le utilizzano per gli scopi definiti nei paragrafi seguenti.

Il trattamento dei dati personali degli utenti descritto di seguito si basa sui legittimi interessi di EcoVadis ai sensi dell’articolo 6.1 f) del RGPD.

EcoVadis raccoglie e utilizza le informazioni personali degli utenti dei suoi Servizi attraverso:

a) la fornitura di dati personali da parte degli utenti nei moduli di registrazione online;

b) l’inserimento nei moduli online da parte degli utenti dei clienti aziendali ("Azienda/e richiedente/i") e degli utenti dei partner commerciali delle aziende richiedenti ("Azienda/e valutata/e") delle informazioni di contatto dei propri utenti;

c) l’inserimento nei moduli online da parte degli utenti delle aziende richiedenti delle informazioni di contatto degli utenti della/e azienda/e valutata/e;

d) la fornitura di informazioni personali degli utenti delle aziende richiedenti o delle aziende valutate attraverso messaggi di posta elettronica.

Per gli utenti che non partecipano ai Servizi e ai relativi processi, invitiamo a fare riferimento all’Avviso legale - Protezione dei dati (Prospezione). https://ecovadis.com/it/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Sostenibilità e valutazione delle emissioni di CO₂
EcoVadis raccoglie le seguenti informazioni personali dei suoi utenti: nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e qualifica per contattarli e fornire i servizi richiesti.

In quanto parte di tale servizio, EcoVadis offre una piattaforma di e-learning per aiutare gli utenti all’interno delle aziende valutate e delle aziende richiedenti a migliorare le pratiche di sostenibilità. EcoVadis raccoglie i dati sulla partecipazione ai corsi e sui risultati degli utenti, che verranno condivisi con i manager dell’azienda (con profilo Amministratore). Solo i dati anonimizzati e aggregati degli utenti delle aziende valutate saranno condivisi con le aziende richiedenti con le quali si è precedentemente accettato di condividere la propria scorecard sulla sostenibilità o sulle emissioni di CO₂.

Le attività dell’utente richiedente sulla piattaforma vengono tracciate e lo stato di queste ultime (tempo per il primo accesso, avanzamento della fase iniziale) viene comunicato al program manager dell’azienda richiedente allo scopo di migliorare l’onboarding da parte dell’azienda richiedente.

Il contatto dell’amministratore dell’azienda valutata creato sulla soluzione EcoVadis è visibile a tutti gli utenti facenti parte della rete EcoVadis dell’azienda valutata.

In caso di condivisione della scorecard sulla sostenibilità o sulle emissioni di CO₂ da parte dell’azienda valutata, le informazioni di contatto dell’amministratore sono visibili all’amministratore dell’azienda richiedente e agli amministratori delle sue filiali.

Le informazioni personali raccolte attraverso le suddette pagine web di EcoVadis vengono registrate da EcoVadis su file digitali e conservate fino alla fine del contratto nel caso di aziende richiedenti che richiedono valutazioni della sostenibilità e delle emissioni di CO₂ alle loro aziende valutate, e per cinque (5) anni dalla scadenza dell’abbonamento nel caso delle aziende valutate.

In quanto agenzia di valutazione, EcoVadis è tenuta a mantenere la tracciabilità delle azioni relative agli account dei nostri clienti (ad es. caricamento di documenti sulla piattaforma EcoVadis, invio del questionario, accettazione delle richieste dei clienti per la condivisione dei risultati delle performance relative alla sostenibilità o alle emissioni di CO₂, ecc.). Per questo motivo i nomi utente (non attivi) vengono conservati come riferimento per poter rispondere a eventuali domande e far valere, esercitare e difendere eventuali diritti legali. Rimandiamo alla sezione 17.3(e) del RGPD.

Le informazioni relative agli utenti delle aziende valutate che hanno accettato i Termini e Condizioni vengono invece conservate per 10 anni dalla scadenza dell’abbonamento, ai sensi dell’articolo 17.3 b) del RGPD.

I documenti verranno cancellati 5 anni dopo il termine dell’abbonamento per poter giustificare il punteggio assegnato.

Servizi IQ e Vitals
Per il servizio IQ, eventuali dati di contatto (indirizzi e-mail) delle aziende valutate che non siano stati modificati o consultati per una richiesta di valutazione, vengono anonimizzati 3 anni dopo il primo utilizzo e alla conclusione del contratto con l’azienda richiedente.

Per il servizio Vitals, EcoVadis raccoglie le seguenti informazioni personali dei suoi utenti: nome, cognome e indirizzo e-mail per contattarli e fornire i servizi richiesti.
Tutti i dati di contatto delle aziende valutate che non hanno accettato i Termini e Condizioni vengono resi anonimi 3 anni dopo il primo utilizzo e al termine del contratto con l’azienda richiedente.

Le informazioni relative agli utenti delle aziende valutate che hanno accettato i Termini e Condizioni vengono invece conservate per 10 anni dalla scadenza dell’abbonamento, ai sensi dell’articolo 17.3 b) del RGPD. I documenti forniti vengono conservati per 5 anni dopo la fine dell’abbonamento.

Altri trattamenti legati al servizio:
EcoVadis raccoglie le informazioni personali degli utenti per la comunicazione commerciale e la gestione delle relazioni con i suoi clienti.

Per migliorare i servizi e le funzionalità della piattaforma, viene analizzato il comportamento degli utenti su quest’ultima. I dati vengono conservati per un anno.

I dati personali sono trattati nell’ambito dei processi di fatturazione, pagamento e gestione contabile. Tali dati vengono conservati per un periodo di tempo conforme ai requisiti legali o normativi (fatture: 10 anni).

EcoVadis può inoltre contattare gli utenti per condurre ricerche tramite sondaggi relativi alle opinioni degli utenti sui Servizi, o informarli attraverso delle newsletter in merito ad altri Servizi o a potenziali nuovi servizi che potrebbero essere offerti in futuro. Per questo trattamento, invitiamo a fare riferimento all’Avviso legale - Protezione dei dati (Prospezione). https://ecovadis.com/it/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Per la sicurezza della piattaforma, vengono elaborati i dati di connessione degli utenti (gli accessi, compreso l’indirizzo IP). Questi dati vengono conservati per 1 anno sulla piattaforma e per 4 anni nell’archivio.

Destinatari
I dati raccolti per la gestione del cliente sono destinati ai nostri team a contatto diretto con i clienti, nonché a consulenti legali ed eventuali terzi (fornitori) coinvolti nella fornitura dei Servizi.

I dati analitici sul comportamento degli utenti sono destinati al team di sviluppo del prodotto.

Gli addetti alla contabilità e le società di recupero crediti avranno accesso ai processi di amministrazione relativi alla fatturazione, ai pagamenti e alla gestione della contabilità.

L’accesso ai registri delle connessioni degli utenti è limitato al personale informatico autorizzato e al team di sicurezza IT.

Trasferimento al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE)
I dati personali inviati a EcoVadis possono essere trasferiti a filiali di EcoVadis situate al di fuori del SEE: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. e altre filiali eventualmente costituite in un secondo momento. L’accesso a tali informazioni è necessario per fornire il servizio e per il trattamento sopramenzionato, ad esempio per assistere e dare supporto ai clienti.

A titolo di garanzia, questo trasferimento è regolato da (Titolare del trattamento dei dati - Titolare del trattamento dei dati) clausole contrattuali standard tra EcoVadis SAS (Francia) e le sue filiali qualora si ritenga che il Paese non garantisca un adeguato livello di protezione.

Nel processo di valutazione della sostenibilità e delle emissioni di CO₂, i dati di contatto dell’azienda valutata vengono trasferiti alle aziende clienti richiedenti situate al di fuori del SEE quando si accede ai risultati delle performance relative alla sostenibilità e alle emissioni di CO₂. A titolo di garanzia, questo trasferimento è regolato da (Titolare del trattamento dei dati - Titolare del trattamento dei dati) clausole contrattuali standard tra EcoVadis e i clienti richiedenti.

Terze parti (fornitori)
Ai fini del trattamento, Ecovadis si avvale di fornitori (responsabili del trattamento dei dati) con sede al di fuori del SEE. A titolo di garanzia, EcoVadis ha firmato delle Clausole contrattuali standard (Titolare del trattamento dei dati - Responsabile del trattamento dei dati). Ulteriori informazioni sono disponibili nella sezione RGPD del nostro Centro Sicurezza: https://ecovadis.com/it/trust-center/#IS

Diritti sulla protezione dei dati
L’utente ha il diritto di accedere ai propri dati personali, di rettificarli o cancellarli o di limitare il loro trattamento o di opporsi al trattamento degli stessi, nonché di ricevere una loro esportazione contattandoci. Ulteriori informazioni sulla tutela dei dati sono disponibili sul nostro sito web: www.ecovadis.com/it/legal-notice/.

In caso di dubbi sulla protezione dei dati personali e sull’esercizio dei propri diritti in materia di protezione dei dati, è possibile contattarci attraverso i seguenti contatti.

EcoVadis SAS
Data Protection Officer
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
E-mail: dpo@ecovadis.com

L’utente ha, inoltre, il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di vigilanza: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France, qualora si ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi il regolamento.