Avviso legale - Protezione dei dati (Servizi)

EcoVadis SAS ed EcoVadis Inc (“EcoVadis”) raccolgono le informazioni personali degli utenti dei nostri Servizi web, compresi, ma non solo, i siti presenti all'indirizzo www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, tutti i sottodomini e tutti gli altri servizi online di EcoVadis SAS o EcoVadis Inc. ("Servizi") e li utilizza per gli scopi definiti nei paragrafi seguenti.

Per i servizi web online di Ulula, vi invitiamo a consultare la politica sulla privacy aziendale di Ulula.

Il trattamento dei dati personali degli utenti descritto di seguito si basa sui legittimi interessi di EcoVadis ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del regolamento GDPR.

EcoVadis raccoglie e utilizza le informazioni personali degli utenti dei suoi Servizi attraverso:

a) la fornitura di dati personali da parte degli utenti nei moduli di registrazione online;

b) l'inserimento nei moduli online da parte degli utenti dei clienti aziendali ("Azienda/e richiedente/i") e degli utenti dei partner commerciali delle aziende richiedenti ("Azienda/e valutata/e") delle informazioni di contatto dei propri utenti;

c) l’inserimento nei moduli online da parte degli utenti delle aziende richiedenti delle informazioni di contatto degli utenti della/e azienda/e valutata/e;

d) la fornitura di informazioni personali degli utenti delle aziende richiedenti o delle aziende valutate attraverso messaggi di posta elettronica.

Per gli utenti che non partecipano ai Servizi e ai relativi processi, si prega di fare riferimento all'Avviso legale - Protezione dei dati (prospezione). https://ecovadis.com/it/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Valutazione della sostenibilità e delle emissioni di CO₂
EcoVadis raccoglie le seguenti informazioni personali dei suoi utenti: nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e qualifica per contattarli e fornire i servizi richiesti.

Le attività degli utenti richiedenti sulla piattaforma vengono tracciate e lo stato di tali attività dell'utente richiedente (ora del primo accesso, avanzamento dell'onboarding e coinvolgimento) viene comunicato al Program Manager dell'azienda richiedente allo scopo di migliorare l'onboarding e il coinvolgimento da parte dell'azienda richiedente.

Il contatto amministratore dell'azienda valutata creato sulla soluzione EcoVadis è visibile a tutti gli utenti che fanno parte della rete EcoVadis dell'azienda valutata.

In caso di condivisione della scorecard di sostenibilità o del sistema di gestione della CO₂ da parte dell’azienda valutata, le informazioni di contatto dell'amministratore sono visibili all'amministratore dell’azienda richiedente e agli amministratori delle sue filiali.

Le informazioni personali raccolte attraverso le suddette pagine web di EcoVadis vengono registrate da EcoVadis su file digitali. Le suddette informazioni vengono conservate fino a fine contratto nel caso di aziende richiedenti che richiedono valutazioni della sostenibilità o delle emissioni di CO₂ alle loro aziende valutate e per cinque (5) anni dalla scadenza dell’abbonamento nel caso delle aziende valutate.

In quanto agenzia di valutazione, EcoVadis è tenuta a mantenere la tracciabilità delle azioni relative agli account dei nostri clienti (ad es. caricamento di documenti sulla piattaforma EcoVadis, invio del questionario, accettazione delle richieste dei clienti per la condivisione dei risultati delle performance di sostenibilità o per le emissioni CO₂, ecc.). Per questo motivo i nomi utente (non attivi) vengono conservati come riferimento per poter rispondere a eventuali domande e far valere, esercitare e difendere eventuali diritti legali. Rimandiamo alla sezione 17.3(e) del RGPD.

Le informazioni relative agli utenti delle aziende valutate che hanno accettato i Termini e Condizioni vengono invece conservate per 10 anni dalla scadenza dell'abbonamento, ai sensi dell'articolo 17.3 b) del RGPD.

Gli utenti coinvolti nelle attività degli utenti o che non hanno accettato i Termini e condizioni possono essere cancellati dalla azienda valutata durante il periodo di abbonamento.

I documenti verranno cancellati 5 anni dopo il termine dell’abbonamento per poter giustificare il punteggio assegnato.

E-learning nell’EcoVadis Academy
In quanto parte dei servizi, EcoVadis offre una piattaforma di e-learning per aiutare gli utenti all’interno delle aziende valutate e delle aziende richiedenti a migliorare le pratiche di sostenibilità. EcoVadis raccogli i dati sulla partecipazione ai corsi e sui risultati degli utenti, che verranno condivisi con i manager dell’azienda (con profilo Amministratore). Solo i dati anonimizzati e aggregati degli utenti delle aziende valutate saranno condivisi con le aziende richiedenti con le quali si è precedentemente accettato di condividere la propria scorecard di sostenibilità o del sistema di gestione della CO₂.

Per gli utenti non clienti che utilizzano la piattaforma di e-learning vale quanto segue:
EcoVadis raccoglie i dati relativi alla partecipazione al corso e ai risultati dell’utente. Questi saranno condivisi con i manager del cliente che finanzia l’accesso ai corsi dell’azienda dell’utente (in possesso del profilo di Amministratore). EcoVadis elabora i dati personali dell’utente allo scopo di fornire l'accesso all'EcoVadis Academy ai suoi utenti clienti per partecipare a corsi di e-learning al fine di aiutarli a comprendere le pratiche di sostenibilità. EcoVadis raccoglie le seguenti informazioni personali dei suoi utenti: nome e cognome, indirizzo e-mail (nome utente). Le informazioni personali raccolte vengono conservate fino al termine del contratto dell’Azienda richiedente 

Servizio IQ e Vitals
Per il servizio IQ, le aziende richiedenti possono utilizzare i dati di contatto (indirizzi e-mail) delle aziende valutate al fine di identificarle nel sistema EcoVadis. EcoVadis elabora questi identificatori anche per adempiere agli obblighi normativi obbligatori, come fornire le notifiche richieste alle aziende valutate ai sensi delle normative sui rating ESG applicabili (ad esempio, il regolamento UE 2024/3005). Per il servizio IQ, eventuali dati di contatto (indirizzi e-mail) delle aziende valutate che non siano stati modificati o consultati per una richiesta di valutazione, vengono anonimizzati 3 anni dopo il primo utilizzo e alla conclusione del contratto con l’azienda richiedente. Gli utenti delle aziende richiedenti vengono trattenuti fino alla fine del contratto. 

Per il servizio Vitals, EcoVadis raccoglie le seguenti informazioni personali dei suoi utenti: nome e cognome e indirizzo email a scopo di contatto per fornire i servizi richiesti.

Le informazioni relative agli utenti delle aziende valutate che hanno accettato i Termini e Condizioni vengono invece conservate per 10 anni dalla scadenza dell'abbonamento, ai sensi dell'articolo 17.3 b) del RGPD. Gli utenti delle aziende valutate e i documenti forniti vengono conservati per 5 anni dopo la fine dell'abbonamento. Gli utenti delle aziende richiedenti vengono trattenuti fino alla fine del contratto. 

Comunità di EcoVadis
EcoVadis offre una rete di comunità online (la "Community"), per facilitare la collaborazione, il networking e la condivisione delle conoscenze tra i nostri clienti e partner, per il miglioramento e lo scambio di pratiche di sostenibilità.

Per fornire e gestire questo servizio, EcoVadis tratta i seguenti dati personali degli utenti autorizzati: nome e cognome, indirizzo e-mail, posizione, titolo professionale, settore, interessi e nome dell'azienda. Questi dati vengono elaborati nella piattaforma della community allo scopo di creare e gestire il vostro account utente e consentirvi l'accesso e l'utilizzo della Community.

Moderazione 
Durante la vostra partecipazione, la piattaforma elabora automaticamente i vostri dati di interazione con la Community (ad es. post, risposte, timestamp di accesso, visualizzazioni) per facilitare l'interazione peer-to-peer, moderare i contenuti in base alle Condizioni d'uso della Community, compresi i requisiti previsti dal Digital Services Act e misurare lo stato di salute della comunità.

Sistemi di personalizzazione e raccomandazione 
EcoVadis utilizza sistemi di raccomandazione per personalizzare il contenuto, l'esperienza e le comunicazioni visualizzate. Questo sistema si basa sui vostri interessi professionali e prevede quali contenuti saranno più pertinenti al vostro ruolo. Il contenuto specifico e il suo ordine di prominenza sono influenzati principalmente dai seguenti parametri principali:
Profilo utente e interessi: il settore, il ruolo professionale e gli interessi indicati nel vostro profilo.

Base giuridica, diritti e controllo 
Il trattamento di questi dati si basa sull'interesse legittimo (GDPR Art. 6 (1) (f)) per clienti e partner esistenti, nonché per le aziende interessate ai servizi di prestazioni di sostenibilità. La Community è considerata un servizio efficiente e a valore aggiunto rilevante per la relazione o il potenziale impegno con altri servizi EcoVadis volti a promuovere la collaborazione in materia di sostenibilità a livello di settore.
Ai sensi del Digital Services Act e del GDPR, avete il diritto di influenzare e modificare questi parametri in qualsiasi momento e di opporvi alla profilazione:
Potete scegliere di non fornire "Interessi" professionali opzionali nel vostro profilo. Inoltre, selezionando opzioni di ordinamento alternative (come "Più recenti" o "Cronologico") alla prima visita, potete visualizzare i contenuti senza l'applicazione di algoritmi di classificazione o profilazione personalizzati.
Modifica parametri: potete aggiornare i vostri interessi professionali nel vostro profilo in qualsiasi momento per modificare la logica di personalizzazione.

Marketing e sensibilizzazione personalizzata 
Se scegliete di arricchire il profilo della vostra comunità con informazioni aggiuntive (come i vostri "interessi" professionali), EcoVadis può utilizzare questi dati per fornirvi approfondimenti personalizzati sulla sostenibilità e comunicazioni di marketing pertinenti sia all'interno della Comunità (tramite il sistema di raccomandazione) che attraverso canali esterni (come la posta elettronica). Questo trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a fornirvi contenuti professionali di alto valore. Mantenete il pieno controllo su queste comunicazioni e potete opporvi a questo trattamento in qualsiasi momento tramite le vostre preferenze di marketing o utilizzando il link di annullamento dell'iscrizione nelle nostre e-mail.

Segnalazione di contenuti illegali (avviso e azione)
Se segnalate contenuti illegali all'interno della Comunità, EcoVadis elabora il vostro nome e indirizzo e-mail per gestire la segnalazione e fornirvi una conferma della ricezione e dell'esito. L'identità dell'utente in qualità di "notificante" rimarrà riservata e non sarà divulgata all'autore del contenuto interessato, a meno che tale divulgazione non sia strettamente necessaria per determinare l'illegalità del contenuto (ad esempio, in caso di controversie sulla proprietà intellettuale). Sarete debitamente informati prima che avvenga tale divulgazione.

Moderazione automatica e revisione umana
Per garantire un ambiente sicuro, EcoVadis può utilizzare strumenti automatici per rilevare e moderare i contenuti. Se viene presa la decisione di limitare o rimuovere i vostri contenuti basandosi esclusivamente sull'elaborazione automatizzata, sarete informati della logica utilizzata e delle conseguenze. Avete il diritto di richiedere una revisione umana di qualsiasi decisione automatizzata per contestare l'azione intrapresa.

Protezione dei minori
EcoVadis si impegna a garantire un elevato livello di privacy e sicurezza per i minori. Vietiamo severamente la presentazione di annunci pubblicitari basati sulla profilazione utilizzando i dati personali degli utenti quando siamo consapevoli con ragionevole certezza che il destinatario è un minore.

Conservazione dei dati 
I vostri dati personali vengono conservati per tutto il tempo in cui siete membri attivi della Community. Se il contratto della vostra azienda con EcoVadis termina, potete comunque accedere a parti limitate della rete come contatto professionale fino a tre anni, a meno che non decidiate di chiudere il vostro account prima.
Chiudiamo automaticamente gli account inattivi da più di tre anni. Quando un account viene chiuso, su vostra richiesta o per inattività, eliminiamo definitivamente il vostro profilo e i vostri dati di contatto.
Per garantire la conformità al Digital Services Act e al GDPR, si applicano i seguenti periodi di conservazione specifici:

  • Contenuti moderati e motivazioni: Conserviamo le registrazioni delle decisioni di moderazione dei contenuti e dei contenuti associati per siete (6) mesi dopo la decisione di facilitare la procedura interna di gestione dei reclami e dei ricorsi.
  • Difesa legale e archivio: I registri delle attività e le comunicazioni necessarie per difendersi da rivendicazioni legali o far rispettare i nostri Termini di servizio vengono conservati in un archivio riservato per cinque (5) anni dopo la cessazione del rapporto commerciale, in conformità con i termini di prescrizione applicabili.

Per mantenere le discussioni della Community significative per gli altri membri, i vostri post e commenti rimarranno visibili ma saranno completamente anonimi, il che significa che non saranno più collegati al vostro nome o alla vostra identità. Se avete incluso informazioni personali nel corpo di un post (come il vostro numero di telefono o dettagli identificativi specifici), dovete modificare o eliminare quel contenuto specifico prima di chiudere il vostro account.

Per i dettagli sui vostri diritti, incluso il diritto di opporvi al trattamento e alle politiche di moderazione dei contenuti, consultate le sezioni pertinenti di questo avviso e le Condizioni d'uso della Community.

Altri trattamenti relativi al servizio:
EcoVadis raccoglie le informazioni personali descritte degli utenti dei suoi clienti per la comunicazione aziendale e la gestione delle relazioni con i propri clienti.

Per migliorare i suoi servizi e le funzionalità della piattaforma, il comportamento degli utenti viene analizzato sulla piattaforma. I dati vengono conservati per 13 mesi (durata dei cookie) e 25 mesi per le informazioni raccolte tramite questi cookie.

I dati personali vengono trattati nell'ambito dei processi di fatturazione, pagamento e gestione contabile. Questi dati vengono conservati per un periodo di conservazione in conformità con i requisiti legali o regolamentari (fatture: 10 anni).

Inoltre, EcoVadis può anche contattare gli utenti per condurre ricerche tramite sondaggi relativi alle opinioni degli utenti sui Servizi, o fornire informazioni nelle newsletter su altri Servizi, o per offrire soluzioni simili o correlate che siano un'estensione logica del servizio iniziale, o informare su potenziali nuovi servizi che potrebbero essere offervi in futuro. Per questo trattamento, si prega di fare riferimento all'Avviso legale - Protezione dei dati (prospezione). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

EcoVadis utilizza i dati di contatto per fornire notifiche obbligatorie alle aziende valutate, come richiesto dalle normative sulla trasparenza e sui rating ESG supervisionate da autorità come l'ESMA.

Per la sicurezza della piattaforma, vengono elaborati i dati di connessione degli utenti (registri incluso l'indirizzo IP). Questi dati vengono conservati per 1 anno sulla piattaforma e 4 anni nell'archivio.

EcoVadis può trattare i dati personali forniti dalle persone delle società richiedenti nelle pagine di invito all'autoregistrazione intese a informare le aziende valutate della missione e dei valori di sostenibilità propri di un'azienda richiedente. Sebbene EcoVadis sia responsabile del trattamento dei dati (ad esempio, registrazioni video o presentazioni), è responsabilità dell'azienda richiedente aver trattato legalmente tali dati, incluso l'ottenimento di tutti i consensi richiesti dalle leggi sulla protezione dei dati applicabili prima di fornire tali informazioni a EcoVadis. I dati personali su queste pagine vengono conservati per la durata dell'accordo con l’azienda richiedente.

Destinatari
I dati raccolti per la gestione dei clienti sono destinati ai nostri team a contatto con i clienti, ai consulenti legali e alle terze parti necessarie (fornitori e partner) coinvolte nella fornitura dei Servizi.

I dati di analisi del comportamento degli utenti sono destinati al team di sviluppo del prodotto.

Per i processi di fatturazione e pagamento e gestione contabile avranno accesso l'amministrazione, il personale contabile e le società di recupero crediti.

L'accesso ai registri delle connessioni degli utenti è limitato al personale IT e di sicurezza IT autorizzato.

L'accesso ai dati personali delle aziende richiedenti nella pagina di invito all'autoregistrazione è destinato al team di marketing.

Trasferimento al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE)
Affiliati EcoVadis 
Le informazioni personali inviate a EcoVadis possono essere trasferite a filiali di EcoVadis al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE): EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. e altre filiali eventualmente costituite in un secondo momento. L'accesso a queste informazioni è necessario per fornire il servizio e per il trattamento di cui sopra, ad esempio per assistere e seguire i clienti.

A titolo di garanzia, questo trasferimento è regolato da (Titolare del trattamento dei dati - Titolare del trattamento dei dati) clausole contrattuali standard tra EcoVadis SAS (Francia) e le sue filiali qualora si ritenga che il Paese non garantisca un adeguato livello di protezione. È possibile richiedere una copia delle clausole contrattuali standard (SCC) scrivendo all’indirizzo dpo@ecovadis.com

Trasferimenti di dati tra clienti valutati e richiedenti

Per facilitare il processo di valutazione della sostenibilità e delle emissioni di CO₂, migliorare la trasparenza e la comunicazione e gestire le azioni correttive, i dati di contatto personali vengono condivisi tra i partecipanti come segue:

  • Dati delle aziende valutate: I dati di contatto vengono trasferiti ai Clienti Richiedenti (che si trovano al di fuori del SEE) quando richiedono o visualizzano i risultati o le scorecard sulle prestazioni di sostenibilità e delle emissioni CO₂.
  • Dati delle aziende richiedente: I dati di contatto vengono trasferiti alle aziende valutate (situate al di fuori del SEE) durante le richieste di valutazione e la condivisione delle scorecard.
  • Servizio Community: quando si utilizzano le funzionalità della Community, gli utenti possono condividere dati con altri partecipanti richiedenti e valutati a livello globale per consentire la comunicazione diretta.

Tutti questi trasferimenti sono regolati dalle clausole contrattuali standard (SCC) da controllore a titolare. Questi accordi garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati e sono incorporati nei nostri termini con entrambe le parti:

Clausole contrattuali standard per le aziende valutate: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-rated-companies-as-importers

Terze parti (fornitori)
Ai fini del trattamento, EcoVadis si avvale di fornitori (responsabili del trattamento dei dati) con sede al di fuori dell'Unione Europea. A titolo di garanzia, EcoVadis ha firmato delle Clausole contrattuali standard (Titolare del trattamento dei dati - Responsabile del trattamento dei dati). Per ulteriori informazioni, visitate la sezione GDPR del nostro Centro Sicurezza: https://ecovadis.com/it/trust-center/#IS

Diritti di protezione dei dati
Avete il diritto di accedere, rettificare o cancellare i vostri dati, di limitare o opporvi al trattamento dei vostri dati contattandoci. Ulteriori informazioni sulla protezione dei dati sono disponibili sul nostro sito Web: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

In caso di dubbi sulla protezione dei dati personali e sull'esercizio dei propri diritti in materia di protezione dei dati, è possibile contattarci attraverso i seguenti contatti.

EcoVadis SAS
Responsabile della protezione dei dati
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Paris, France
E-mail: dpo@ecovadis.com

L’utente ha, inoltre, il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di vigilanza: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali violi il regolamento.