Avviso legale - Protezione dei dati (valutazione della sostenibilità)

EcoVadis raccoglie le informazioni personali degli utenti dei nostri Servizi web, compresi, ma non solo, i siti presenti all'indirizzowww.ecovadis.com,www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, tutti i sottodomini e tutti gli altri servizi online di EcoVadis SAS o EcoVadis Inc. ("Servizi") e li utilizza per gli scopi definiti nei paragrafi seguenti.

EcoVadis raccoglie e utilizza le informazioni personali degli utenti dei suoi Servizi attraverso:

1. a) la fornitura di dati personali da parte degli utenti nei moduli di registrazione online;
2. b) l'inserimento nei moduli online da parte degli utenti dei clienti aziendali ("Azienda/e richiedente/i") e degli utenti dei partner commerciali delle aziende richiedenti ("Azienda/e valutata/e") delle informazioni di contatto dei propri utenti;
3. c) l’inserimento nei moduli online da parte degli utenti delle aziende richiedenti delle informazioni di contatto degli utenti della/e azienda/e valutata/e;
4. d) la fornitura di informazioni personali degli utenti delle aziende richiedenti o delle aziende valutate attraverso messaggi di posta elettronica. 

Per gli utenti che non partecipano al processo di valutazione della RSI, fare riferimento all’Avviso legale - Protezione dei dati (Prospettiva): https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

EcoVadis raccoglie le seguenti informazioni personali dei suoi utenti: nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e qualifica per contattarli e fornire i servizi richiesti.

In quanto parte dei servizi, EcoVadis offre una piattaforma di e-learning per aiutare gli utenti all’interno delle aziende valutate e delle aziende richiedenti a migliorare le pratiche di sostenibilità. EcoVadis raccogli i dati sulla partecipazione ai corsi e sui risultati degli utenti, che verranno condivisi con i manager dell’azienda (con profilo Amministratore). Solo i dati anonimizzati e aggregati degli utenti delle aziende valutate saranno condivisi con le aziende richiedenti con le quali si è precedentemente accettato di condividere la propria scorecard EcoVadis.

Il contatto amministratore dell'azienda valutata creato sulla soluzione Ecovadis è visibile a tutti gli utenti che fanno parte della rete EcoVadis dell'azienda valutata.

In caso di condivisione della scorecard da parte dell’azienda valutata, le informazioni di contatto dell'amministratore sono visibili all'amministratore dell’azienda richiedente e agli amministratori delle sue filiali.

EcoVadis può anche contattare gli utenti per condurre ricerche tramite sondaggi relativi alle opinioni degli utenti sui Servizi, o informarli in merito ad altri Servizi o a potenziali nuovi servizi che potrebbero essere offerti in futuro.

EcoVadis raccoglie le informazioni personali dei suoi clienti per le sue attività, la comunicazione, il marketing, la gestione delle relazioni con i suoi clienti, incluso il processo di fatturazione e pagamento, il miglioramento dei suoi Servizi e per scopi interni.

Il suddetto trattamento dei dati personali degli utenti si basa su interessi legittimi di EcoVadis ai sensi dell'articolo 6. 1. f) del RGPD.

Le informazioni personali raccolte attraverso le suddette pagine web di EcoVadis vengono registrate da EcoVadis su file digitali. Le suddette informazioni vengono conservate fino a fine contratto nel caso di aziende richiedenti che richiedono valutazioni della RSI alle loro aziende valutate e per cinque (5) anni dalla scadenza dell’abbonamento nel caso delle aziende valutate. 

In quanto agenzia di valutazione, EcoVadis è tenuta a mantenere la tracciabilità delle azioni relative agli account dei nostri clienti (ad es. caricamento di documenti sulla piattaforma EcoVadis, invio del questionario, accettazione delle richieste dei clienti per la condivisione dei risultati delle performance RSI, ecc.). Per questo motivo i nomi utente (non attivi) vengono conservati come riferimento per poter rispondere a eventuali domande e far valere, esercitare e difendere eventuali diritti legali. Rimandiamo alla sezione 17.3(e) del RGPD.

Le informazioni relative agli utenti delle aziende valutate che hanno accettato i Termini e Condizioni vengono invece conservate per 10 anni dalla scadenza dell'abbonamento, ai sensi dell'articolo 17.3 b) del RGPD. 

I documenti verranno cancellati 5 anni dopo il termine dell’abbonamento per poter giustificare il punteggio assegnato.

Per il servizio IQ, eventuali dati di contatto (indirizzi e-mail) delle aziende valutate che non siano stati modificati o consultati per una richiesta di valutazione, vengono anonimizzati 3 anni dopo il primo utilizzo e alla conclusione del contratto con l’azienda richiedente.

I dati raccolti sono destinati ai nostri team a contatto diretto con i clienti (team Customer Success e Coinvolgimento dei clienti e assistenza), nonché ad aziende di contabilità e recupero crediti, consulenti legali ed eventuali terzi (provider) coinvolti nella fornitura dei Servizi. 

Le informazioni personali inviate a EcoVadis possono essere trasferite a filiali di EcoVadis al di fuori dell'Unione Europea: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Tunisia SARL, EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K. e altre filiali eventualmente costituite in un secondo momento. L'accesso a queste informazioni è fornito al fine di assistere e seguire i clienti.

A titolo di garanzia, questo trasferimento è regolato da (Titolare del trattamento dei dati - Titolare del trattamento dei dati) clausole contrattuali standard tra EcoVadis SAS (Francia) e le sue filiali qualora si ritenga che il Paese non garantisca un adeguato livello di protezione. 

Ai fini del trattamento, Ecovadis si avvale di fornitori (responsabili del trattamento dei dati) con sede al di fuori dell'Unione Europea. A titolo di garanzia, EcoVadis ha firmato delle Clausole contrattuali standard (Titolare del trattamento dei dati - Responsabile del trattamento dei dati). Ulteriori informazioni sono disponibili nel nostro Centro Sicurezza: https://www.ecovadis.com/fr/trust-center/#IS

L'utente ha il diritto di accedere ai propri dati personali, di rettificarli o cancellarli o di limitare il loro trattamento o di opporsi al trattamento degli stessi, nonché di ricevere una loro esportazione contattandoci. Ulteriori informazioni sulla tutela dei dati sono disponibili sul nostro sito web: www.ecovadis.com/legal-notice/.

L’utente ha, inoltre, il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di vigilanza: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali violi il regolamento.

In caso di dubbi sulla protezione dei dati personali e sull'esercizio dei propri diritti in materia di protezione dei dati, è possibile contattarci attraverso i seguenti contatti.

EcoVadis SAS

Data Protection Officer

43 Avenue de la Grande Armée

75116 Paris, France

E-mail:dpo@ecovadis.com