Elaborazione di documenti a lettura ottica per la valutazione EcoVadis

Per garantire la coerenza e la scalabilità dei servizi di EcoVadis Ratings, i documenti forniti durante la valutazione devono essere a lettura ottica per poter essere considerati nella loro integrità durante il processo di valutazione. Questo garantisce un’estrazione e una traduzione accurate ed efficienti delle informazioni, che sono fondamentali per una revisione completa. I documenti che non sono a lettura ottica potrebbero non essere completamente tradotti e comportare ritardi o la mancanza di informazioni nella valutazione.

Perché alcuni documenti non vengono tradotti?

EcoVadis utilizza l’OCR automatizzato (riconoscimento ottico dei caratteri) per estrarre e tradurre il testo dai documenti inviati. In alcuni casi, il sistema non può elaborare un file se il documento non è predisposto per la lettura ottica. Tale situazione si verifica di norma quando:

• Il documento è un’immagine scansionata, uno screenshot o una foto
• Il contenuto include testo scritto a mano
• Il file è crittografato, danneggiato o protetto da password
• Il testo è incorporato in un’immagine anziché inserito in un formato digitale

Se l’OCR non riesce a estrarre il contenuto necessario, il documento viene contrassegnato come “non leggibile” e non può essere tradotto. Tali documenti potrebbero non essere presi pienamente in considerazione in fase di valutazione, a meno che le informazioni pertinenti non siano visibili altrove.

Cosa sta cambiando?

In precedenza, alcuni documenti non leggibili potevano essere oggetto di un’elaborazione aggiuntiva. Guardiamo al futuro:

• Solo i documenti che soddisfano i criteri dell’OCR automatizzato verranno tradotti e rivisti

Come garantire che i documenti siano tradotti e rivisti

Per evitare ritardi o la mancanza di informazioni, seguite queste linee guida quando elaborate i vostri file:

• Inviate documenti in formati a lettura ottica in cui sia possibile selezionare o copiare il testo
• Esportate documenti direttamente da Word, Excel o sistemi interni (ad es. ERP, HR, strumenti di contabilità)
• Evitate di caricare scansioni di immagini, screenshot, foto di documenti e moduli scritti a mano
• Assicuratevi che i documenti non siano criptati, bloccati o danneggiati