Come si utilizza la funzionalità Piano di azioni correttive

Le scorecard di sostenibilità e le Carbon scorecard di EcoVadis riflettono le performance della vostra azienda al momento della pubblicazione. Evidenziano inoltre le aree di miglioramento che l’azienda deve affrontare.

Per supportare gli sforzi di miglioramento, EcoVadis fornisce a tutte le aziende valutate l’accesso alla funzionalità del Piano di azioni correttive. Questo strumento consente di:

• Sviluppare piani di miglioramento online
• Condividere le azioni correttive pianificate e completate con i partner commerciali
• Ricevere feedback dai partner commerciali

A seconda del vostro livello di abbonamento e delle scorecard disponibili, potete avviare delle azioni correttive basate sulle aree di miglioramento relative alla sostenibilità e alle emissioni di CO₂. Le informazioni incluse nella scheda del Piano di azioni correttive sono visibili ai vostri partner commerciali. Tuttavia, EcoVadis non esamina queste informazioni e non influisce sulle scorecard correnti. Le vostre scorecard possono essere aggiornate solo se la vostra azienda viene sottoposta a una rivalutazione.

Definizioni utili

Piano di azioni correttive (CAP): una sezione dedicata della piattaforma EcoVadis dove le aziende valutate gestiscono le proprie azioni correttive. È l’unico luogo in cui è possibile monitorare e aggiornare le azioni correttive.

Area di miglioramento della scorecard (IA): un’area identificata durante una valutazione EcoVadis che un’azienda deve affrontare per migliorare la propria sostenibilità o le performance per le emissioni di CO₂. Ogni IA è collegata a uno o più temi o indicatori e può comparire sia nella scorecard di sostenibilità che nella carbon scorecard.

Azione correttiva (CA): una misura adottata per affrontare e risolvere un problema identificato. Esistono due tipi di azioni correttive:

1. Basata su scorecard: quando viene pubblicata una scorecard, tutte le aree di miglioramento della scorecard generano automaticamente un’azione correttiva Da avviare. Le aziende valutate possono gestire queste azioni nel Piano di azioni correttive.
2. Miglioramento generale: utilizzato per richiedere miglioramenti specifici che non sono correlati a un’area di miglioramento della scorecard e possono avere qualsiasi titolo, priorità, tema o indicatore. Può essere creato sia dalle aziende richiedenti che dalle aziende valutate.

Pianificazione delle azioni correttive

Non tutte le azioni correttive hanno lo stesso impatto sulla scorecard. Esaminate la vostra scorecard per dare priorità alle azioni correttive da affrontare per prime.

Scorecard di sostenibilità

Accedete alla sezione Visualizzate il vostro punteggio. Qui, vedrete il modo in cui ogni tema e indicatore influisce sul vostro punteggio, nonché la scala di punteggio per ogni indicatore all’interno di un tema. Questa panoramica vi aiuterà a identificare le aree che necessitano di miglioramenti.

In questo esempio, i temi Ambiente e Pratiche Lavorative e Diritti Umani hanno il maggiore impatto sul punteggio, insieme agli indicatori Politiche e Misure. Un buon punto di partenza è concentrarsi sulle azioni correttive relative a queste aree. 

Diamo un’occhiata al tema Ambiente e all’indicatore Politiche. L’espansione della sezione della scorecard rivela le seguenti aree di miglioramento:

In questo caso, una delle prime azioni correttive da affrontare è la “Documentazione non esaustiva sulle politiche ambientali” ad alta priorità. Scoprite di più sulle risorse e sugli strumenti per comprendere meglio i risultati della vostra scorecard di sostenibilità.

Carbon scorecard

La carbon scorecard segue un approccio simile, in cui ciascuno dei tre punti di forza e aree di miglioramento ha un impatto diverso sul livello di gestione delle emissioni CO₂:

Poiché il peso dell’area delle Rendicontazioni è pari al 50%, è consigliabile affrontare prima le azioni correttive ad alta priorità, come ad esempio “Considerare di stabilire un inventario a livello aziendale per monitorare le emissioni di gas serra in conformità con il protocollo GHG o altri principi contabili dei gas serra” o “Cercare di monitorare le emissioni di gas serra per l'intero ambito”.

Lavorare sul piano di azioni correttive

Una volta pubblicata la scorecard, a tutte le sue aree di miglioramento relative a sostenibilità e CO₂ viene automaticamente assegnato lo status Da avviare.

Comprendere le azioni correttive

In questa sezione è possibile trovare i dettagli di ciascuna azione correttiva. È importante ricordare che le aziende richiedenti possono visualizzare queste informazioni, eccetto il numero di richieste.

Ogni azione correttiva contiene cinque colonne:

• Priorità: misurata dall’impatto sulla scorecard in base a ciascun tema e indicatore associato all’azione correttiva. Ad esempio, un’azione correttiva ad alta priorità per un tema o un indicatore ad alto impatto ha un peso maggiore rispetto a un’azione correttiva ad alta priorità per un tema o un indicatore a basso impatto.
• Azione correttiva: la spiegazione dell’area di miglioramento.
• Richieste: il numero di aziende richiedenti che vi hanno chiesto di lavorare su questa azione correttiva.
• La mia data di scadenza: una data che potete fissare voi stessi. Se superata, verrà visualizzata in rosso.

• Status: indica i progressi compiuti, ad esempio Da avviare, In corso, Completato o Archiviati. È possibile modificare lo status ogni qual volta risulti necessario.

Se vi è almeno una richiesta da parte di un’azienda richiedente di lavorare su un’azione correttiva che non è assegnata allo status Da avviare o Archiviati, sarà evidenziata in rosso.

Se si archivia un’azione correttiva, questa verrà automaticamente spostata nell’elenco Azioni correttive archiviate in fondo alla tabella.

Comprendere i dettagli delle azioni correttive

Questo è ciò che si vede quando si espande un’azione correttiva:

• Titolo: lo stesso titolo dell’area di miglioramento della scorecard.
• Tema e indicatore: informazioni sul tema e sull’indicatore a cui appartiene, che si tratti di una scorecard di sostenibilità, carbon scorecard o entrambe. Ogni azione correttiva può avere più di un tema e un indicatore.
• Status:  indica i progressi compiuti, ad esempio Da avviare, In corso, Completato o Archiviati. È possibile modificare lo status ogni qual volta risulti necessario cliccando su Aggiornare status.
• Descrizione: la maggior parte delle azioni correttive contiene una spiegazione dettagliata su come affrontarla, inclusi link utili e corsi EcoVadis Academy pertinenti. È importante ricordare che non tutte le azioni correttive presentano questa sezione.

Richieste dei partner commerciali

Ciascuno dei vostri partner può inviarvi richieste di azioni correttive specifiche. Ogni partner commerciale può vedere solo la propria richiesta. Non possono vedere le richieste di altre aziende.

La richiesta di un partner commerciale contiene:

• Nome dell’azienda (obbligatorio)
• Data di scadenza richiesta (opzionale): i partner possono fissare una scadenza per il completamento di un’azione correttiva
• Messaggio (opzionale): i partner possono aggiungere un messaggio alla loro richiesta. È anche possibile chattare con loro inviando le risposte qui.

Piano di azione

In questa sezione è possibile descrivere il modo in cui si prevede di affrontare un’azione correttiva specifica. Sebbene questa sezione sia completamente facoltativa, vi invitiamo a compilarla in modo che i vostri partner commerciali possano vedere quali azioni intraprenderete in futuro.

• Assegnato a: scrivete il nome della persona o del reparto incaricato di lavorare su un’azione correttiva
• Data di scadenza: inserite la data di scadenza entro cui dovrebbe essere completata
• Descrizione: spiegate quali misure intraprenderete per risolvere questa azione correttiva o perché avete deciso di non perseguirla

È possibile modificare questa sezione solo quando lo status di un’azione correttiva è In corso.

Documenti

In questa sezione è possibile caricare nuovi documenti che possono aiutarvi ad affrontare una particolare azione correttiva. È importante ricordare che questa funzionalità ha un aspetto diverso a seconda del piano di abbonamento.

Piano di abbonamento Basic

Se si dispone del piano di abbonamento Basic, è possibile caricare documenti che verranno aggiunti alla libreria documenti. Tuttavia, sarà necessario collegarli manualmente al questionario durante la successiva rivalutazione.

Piano di abbonamento Premium o superiore

Se disponete di un piano di abbonamento Premium o superiore, potrete vedere quale domanda del questionario si riferisce alla vostra azione correttiva, incluso un elenco di possibili stati di risposta e un’analisi dettagliata dei documenti che sono stati rifiutati e del perché.

Potrete inoltre caricare nuovi documenti e collegarli a una risposta specifica. Questo documento verrà aggiunto alla libreria documenti e verrà utilizzato nella successiva rivalutazione.

Privacy dei documenti

Quando si aggiunge un nuovo documento, è possibile stabilire con chi condividerlo. Per impostazione definita, è impostato su “privato”, ma si può anche renderlo visibile ai partner commerciali.

Per modificare le impostazioni di condivisione dei documenti caricati, è possibile accedere alla libreria documenti nella tab Documenti accanto al Piano di azioni correttive.

Come iniziare ad affrontare un’azione correttiva

1. Scegliete quale azione correttiva desiderate affrontare
2. Cambiate lo status in In corso
3. Aggiungete una descrizione e una data di scadenza al Piano di azione. Questo è facoltativo, ma vi invitiamo a compilarla in modo che i vostri partner commerciali possano vedere quali azioni intraprenderete in futuro.
4. Caricate nuovi documenti indicati nei dettagli dell’azione correttiva
5. Modificate lo status in Completato

I partner commerciali vedranno i vostri progressi, ad eccezione dei documenti che avete caricato e contrassegnato come “privati”.

Esportare il Piano di azioni correttive

Se disponete di un abbonamento Premium o superiore, potete esportare una versione Excel del vostro Piano di azioni correttive cliccando sull’icona Esportare in alto a destra.

L’esportazione include un’analisi dettagliata di tutte le azioni correttive nel Piano di azioni correttive, in base ai filtri applicati. Ad esempio, se il filtro “Alta priorità” è attivo, verranno esportate solo le azioni correttive ad alta priorità.

È importante ricordare che l’export è solo a scopo di lettura. Per lavorare sul vostro Piano di azioni correttive, dovrete utilizzare la piattaforma stessa. 

Miglioramento generale

La richiesta di miglioramenti generali offre la possibilità di creare azioni correttive personalizzate.

Qui, potete creare un’azione correttiva per la sostenibilità personalizzata e assegnarle un titolo, una priorità, un tema, un indicatore, aggiungere dettagli e caricare documenti. È importante ricordare che questa azione correttiva sarà visibile a tutti i vostri partner commerciali.

Altri suggerimenti e strategie

Modificate lo status in In corso non appena iniziate a lavorarci

Anche se state raccogliendo la documentazione, dovreste modificare lo status dell’azione correttiva in In corso. In questo modo, i vostri partner commerciali sanno che state già affrontando il problema e lavorando attivamente per migliorare.

Archiviate le azioni correttive che non prevedete di affrontare

Se ci sono azioni correttive che non volete affrontare, inseritele tra gli elementi Archiviati. Un’azione correttiva lasciata come Da avviare, potrebbe segnalare l’intenzione di volerci lavorare in futuro.

Fornite dettagli per il piano di azione

Quando iniziate a lavorare su un’azione correttiva, aggiungete informazioni al piano di azione per fornire più contesto ai vostri partner commerciali. Dovreste farlo indipendentemente dal fatto che abbiate o meno l’intenzione di affrontare un’azione correttiva.

Comunicate frequentemente gli aggiornamenti delle azioni correttive

Una volta che un partner commerciale richiede un’azione correttiva, potete iniziare a utilizzare la chat per discutere la richiesta, aggiornarlo sui vostri progressi o fornirgli qualsiasi altro dettaglio che ritenete importante.

In che modo il piano di azioni correttive influisce sulla scorecard

Per aggiornare i risultati della scorecard, è necessario completare una rivalutazione. Solo allora potrete aggiornare le vostre risposte e aggiungere altri documenti. Una volta richiesta una rivalutazione, il nostro team avvierà un'analisi completamente nuova della vostra azienda. 

Tutti i documenti che avete caricato nel Piano di azioni correttive verranno caricati automaticamente nella vostra libreria documenti per aiutarvi con il questionario di rivalutazione. Anche se l’abbonamento o la scorecard sono scaduti, potrete accedere alle azioni correttive.