Si possono fornire documenti a livello di società madri e filiali?

Secondo la metodologia di EcoVadis, il nostro ambito di valutazione è specifico dell'entità legale in valutazione e copre anche filiali/siti dipendenti a livello nazionale o internazionale (se presenti). Nell’ambito di valutazione si includeranno le filiali/siti in cui l’azienda valutata ha il controllo operativo o detiene più del 50% delle azioni. Allo stesso modo, nell’ambito di valutazione rientrerà anche la società madre della società valutata nel caso in cui soddisfi le condizioni di cui sopra. In quanto alla società consociata, questa non rientrerà nell'ambito di valutazione dal momento che dispone di una sua indipendenza operativa.

Si richiede che le risposte al questionario e la maggior parte dei documenti giustificativi forniti siano il più possibile specifici all'ambito della valutazione. La performance di sostenibilità dell’azienda valutata potrebbe essere sotto o sovrastimata nel caso in cui venissero forniti documenti relativi a società controllate, siti operativi e/o società madri. Di conseguenza, sotto determinate circostanze, le politiche, azioni, e risultati relativi a filiali, siti e/o società madri potrebbero non essere presi in considerazione nel caso non corrispondano al perimetro corretto.

Segue un breve riassunto di come analizziamo le informazioni a livello di società madri e filiali per i seguenti indicatori di gestione:

Politiche: 

• I documenti provenienti dalla società madre sono pienamente presi in considerazione, in quanto è una pratica comune avere politiche a livello di gruppo emesse dalla sede e trasmesse alle filiali, piuttosto che avere più filiali che sviluppano le proprie politiche e strategie di sostenibilità. 
• I documenti provenienti esclusivamente dalla filiale potranno essere accettati se rappresentano una porzione significativa delle operazioni dell'ambito di valutazione, poiché abbiamo bisogno di garantire che le politiche siano comunicate a tutto il Gruppo. 

Azioni: 

• Le misure sono specifiche per l'entità valutata poiché l’implementazione e’ unica per ogni filiale o sito. Le azioni intraprese dalla società madre saranno prese in considerazione solo quando c'è la ragionevole certezza che le misure siano applicabili anche al resto delle società. Quando si analizzano le informazioni a livello di società madre, si considereranno fattori come il settore industriale e la prossimità geografica. 
• I documenti provenienti dalle filiali saranno pienamente presi in considerazione e accettati.

Risultati: 

• È pratica comune per le grandi società fornire rendicontazioni aggregate a livello di gruppo. Tuttavia, le rendicontazioni a livello di società madre saranno prese in considerazione solo parzialmente, in quanto non danno una visione precisa dell'ambito di valutazione. Ci si aspetta che gli indicatori di performance chiave (KPI) siano specifici per l'ambito in valutazione perché forniscono un quadro più chiaro della performance di sostenibilità dell'azienda valutata. Riteniamo che, se le rendicontazioni sono consolidate a livello di gruppo, sia possibile disaggregarle per ottenere i KPI corrispondenti al perimetro esatto della valutazione dell'azienda.
• I documenti provenienti esclusivamente dalla filiale potranno essere accettati solo se rappresentano una parte significativa delle operazioni dell'ambito di valutazione. È possibile anche consultare le “Guide pratiche” su come sviluppare una relazione, disponibili nella scheda Istruzioni sulla sostenibilità in corrispondenza della sezione Risorse utili.

Cliccate qui per saperne di più sul formato e sul periodo di validità dei documenti giustificativi.