Il rating EcoVadis è basato sulle prove e pertanto le aziende devono fornire documentazione formalizzata, recente e antecedente alla valutazione che rappresenti un elemento affidabile del sistema di gestione della sostenibilità dell’azienda. Poiché l’invio di documenti giustificativi credibili è essenziale per la valutazione, EcoVadis ha messo in atto un programma rigoroso e multiforme per la verifica dell’integrità delle prove.
I seguenti documenti non sono considerati prove e non verranno accettati:
- Documenti (impegni, azioni e rendicontazioni) creati appositamente per rispondere al questionario EcoVadis;
- Documenti copiati da un’altra organizzazione o provenienti da fonti online senza ragionevoli prove o garanzie circa l’implementazione di quanto confermato;
- Certificati e/o altri documenti di terzi (ad es. rapporti di audit) falsificati.
Maggiori informazioni sul formato e sul periodo di validità dei documenti giustificativi.
Come verifica EcoVadis la credibilità dei documenti?
EcoVadis ha messo in atto un meccanismo interno per la rilevazione dei documenti sospetti. Inoltre, i nostri analisti possono segnalare i casi sospetti a un team interno dedicato. Sottoponiamo i certificati inviati a un processo di verifica sistematico per controllarne la validità e l’affidabilità degli organismi di certificazione. Per ciò che riguarda gli altri documenti di terzi, i nostri analisti ne verificheranno la validità con i rispettivi organismi esterni nei casi in cui vengano identificati segnali dubbi. EcoVadis ha inoltre avviato una partnership con un fornitore di software per rilevare la presenza di contenuti plagiati. Questo strumento preciso, affidabile e riservato consente agli analisti di determinare se i documenti sono autentici, affidabili e credibili.
Quali sono le conseguenze in caso di invio di documenti sospetti?
I documenti saranno rifiutati se, a fronte di una verifica, dovesse risultare che essi siano stati preparati specificamente per la valutazione o copiati in larga misura da fonti esterne senza un livello di adattamento adeguato e/o falsificati. Sulla vostra scorecard sarà inoltre indicato un commento specifico dei nostri analisti, visibile da parte delle aziende richiedenti.
Nei casi in cui un ampio numero di documenti inviati risulti simile ai documenti di altre aziende valutate non correlate oppure in caso di invio di certificati/documenti di terzi falsificati, il nostro team implementerà le seguenti azioni per garantire l’integrità della prova:
- Tutti i documenti interni inviati di recente non verranno considerati nell’analisi
- Sulla scorecard verrà riportato un commento specifico dei nostri analisti per spiegare la situazione
- Le aziende richiedenti verranno avvisate dei casi
L’invio di documenti sospetti e/o falsificati potrebbe quindi avere gravi ripercussioni per la vostra azienda e i rapporti con i vostri partner commerciali.
Per ulteriori informazioni ed esempi dei documenti che possono essere forniti, scaricate la guida per la documentazione.
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