이전 평가에 사용된 문서를 삭제할 수 있나요?

귀사의 이전 EcoVadis 평가와 관련된 일부 문서를 당사의 데이터베이스에서 삭제하고자 하는 관심에 감사드립니다. 그러나 이러한 액션을 취할 경우 발생할 수 있는 잠재적 결과에 대해 주의를 드리고자 합니다. 지속가능성 평가의 일환으로 분석된 문서는 지속가능성 평가 기관으로서 EcoVadis에게 감사 추적 대상이 됩니다. 문서 삭제에 따른 결과가 상당한 만큼 이 글은 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움을 드리기 위한 것입니다.

• 이전에 업로드한 문서는 얼마나 중요하나요?
• 사례 연구 예시
• 문서 개수 제한으로 인해 결합 문서 제출을 피하려면 어떻게 해야 하나요?
• 삭제를 진행하려면 어떻게 해야 하나요?

이전 평가에서 문서를 삭제하면 새 설문지를 작성할 때 초기 55개 문서 제한을 초과하는 추가 문서만 기업에 제공됩니다. 예를 들어, 이전 평가에서 20개의 문서를 삭제해도 75개의 새 문서를 위한 공간이 생성되지 않습니다. 문서 개수 제한은 각 평가에 대해 55개이며 이전 평가에 사용된 문서를 포함하지 않습니다. 문서 개수 제한에 대한 시각화는 아래 표 1을 참조하십시오.

각 평가가 시작되는 동안 기업이 문서를 업로드할 수 있도록 55개의 새로운 문서 공간이 제공됩니다. EcoVadis 평가를 완료한 모든 기업의 모든 평가에 동일한 제한이 적용됩니다.

이전에 업로드한 문서는 얼마나 중요하나요?

각 지속가능성 평가의 일환으로 분석된 문서는 지속가능성 평가 기관으로서 EcoVadis에게 감사 추적 대상이 됩니다. 모든 평가의 정보는 유효 기간 중인 경우 각 평가에 반영됩니다. 문서는 일반적으로 최초 발행일로부터 최대 8년 동안 유효합니다. 단, 보고 문서는 2년 후 만료됩니다.

문서를 삭제할 수는 있지만 그 후의 영향을 고려해야 합니다.

• EcoVadis 시스템에서 삭제된 문서는 영구적으로 삭제되며, 복구 옵션이 없습니다.
• 삭제된 문서가 유효하고 향후 평가와 관련이 있는 경우 EcoVadis 플랫폼에 다시 업로드해야 합니다.
• 하나 또는 여러 개의 증빙서류가 시스템에서 삭제된 경우, 당사의 지속가능성 분석가는 삭제된 문서에 이전에 첨부된 옵션을 더 이상 분석할 수 없습니다. 삭제된 문서의 옵션이 아직 다른 문서(업데이트된 정책/절차 또는 새로 업로드된 문서)에 다시 첨부되지 않았다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 해당 옵션은 평가 채점에 반영되지 않습니다.

해당 옵션은 일련의 문서와 그 문서에서 추출한 정보를 기반으로 작성되었기 때문에 해당 문서를 삭제하면 해당 내용에 대한 추가 검증을 수행할 수 없습니다. 

사례 연구 예시

문서를 수동으로 삭제하도록 선택한 경우 모든 옵션이 관련 정보가 포함된 다른 문서에 다시 첨부되었는지 확인하십시오. 예를 들어,

‘2022 환경 정책’ 문서에 에너지 및 온실가스, 폐기물, 고객 건강 및 안전에 대한 정책을 첨부했는데 새로운 정책으로 문서를 업데이트하려고 한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우, 업데이트된 정보가 포함된 ‘2023 환경 정책’을 다시 업로드할 수 있습니다.

하지만 2022 문서를 삭제하려면 2022 문서의 모든 이전 옵션을 2023년 문서에 다시 첨부해야 합니다. 가장 좋은 방법은 두 문서를 모두 보관하고 업데이트된 2023 문서를 활용하여 이전에 2022 환경 정책에 첨부되지 않은 옵션을 이행하는 것입니다.

문서 개수 제한으로 인해 결합 문서 제출을 피하려면 어떻게 해야 하나요?

결합 문서는 여러 하위 문서로 구성된 단일 증빙 문서를 나타냅니다. 예를 들어, 평가 기업이 환경 정책, 리스크 평가 및 교육 자료가 혼합된 결합 문서를 제공하는 경우가 있습니다. 그러나 강력한 지속가능성 관리 시스템의 문서는 기존에 존재했고, 적절히 구성되어 있으며, 이해 관계자 검토를 위해 쉽게 액세스할 수 있는 문서입니다. 결합 문서를 업로드하면 55개 문서 제한을 준수하지 않게 되며 관리 시스템의 현실과 성숙도를 제대로 반영할 수 없습니다. 따라서 이러한 문서는 평가 프로세스에서 수락되지 않습니다.

평가를 위해 가장 적절한 문서를 선택하는 데 도움이 되도록 지원센터에 가이드가 정리되어 있습니다. 증빙서류 이해.

제출 가능한 문서의 개수에 제한이 있는 이유를 참조할 수도 있습니다. 또한 설문지 플랫폼에서 결합 문서 및 문서 우선순위 지정에 대한 자세한 내용을 확인할 수 있습니다. 

삭제를 진행하려면 어떻게 해야 하나요?

문서 삭제 후 발생하는 추가 상황을 통해 당사는 고지에 입각한 결정을 내리는 데 필요한 모든 정보를 귀하에게 제공하였음을 확인하고자 합니다. 그래도 삭제를 진행하시려면 당사에 문의하시기 바랍니다. 평가 관리자로 활동하는 다른 사용자가 이 액션을 알고 동의하는지 확인하십시오. 오른쪽 상단에 있는 사용자 메뉴에서 사용자 관리를 클릭하면 플랫폼의 사용자 목록에 액세스할 수 있습니다.

진행에 동의한다고 확인하면 30일 이내에 문서가 삭제되며, 삭제가 완료되면 확인 메시지를 받게 됩니다.