Er is een limiet van 55 documenten per beoordeling ingesteld voor alle bedrijven, ongeacht de omvang, om ervoor te zorgen dat alleen de meest relevante documenten worden ingediend. We moedigen bedrijven aan de informatie te consolideren en op transparante wijze bekend te maken. In de afgelopen jaren hadden de best presterende bedrijven doorgaans geconsolideerde rapporten (duurzaamheidsverslagen) die aan evenveel antwoorden kunnen worden gekoppeld als er van toepassing zijn, en enkele van de hoogste scores behalen zonder gecombineerde documenten in te dienen.
Houd er rekening mee dat gecombineerde documenten niet als bewijs worden geaccepteerd. Gecombineerde documenten verwijzen naar één ondersteunend document dat uit meerdere subdocumenten bestaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een beoordeeld bedrijf dat een gecombineerd document verstrekt dat bestaat uit verschillende milieubeleidsstukken, risicobeoordelingen en opleidingsmaterialen. Documenten in een goed duurzaamheidsmanagementsysteem moeten reeds bestaan, goed zijn gestructureerd en goed toegankelijk zijn voor controles door stakeholders. Het uploaden van gecombineerde documenten gaat in tegen de limiet van 55 documenten en maakt niets duidelijk over de werkelijke toestand en/of maturiteit van het managementsysteem.
Voorbeelden van niet-aanvaarde gecombineerde documenten:
- Verzameling van ongerelateerd bewijsmateriaal (bv. tabellen, kwitanties en foto's) in één documentbestand in een poging te voldoen aan verschillende vragenlijstopties (bv. een compilatie van documenten die uitgevoerde maatregelen tonen over de onderwerpen energieverbruik, water en/of afval).
- Verzameling van meerdere subdocumenten, bewust samengevoegd ten behoeve van de EcoVadis Assessment (bv. verschillende zelfstandige beleidsmaatregelen en procedures).
- Aangepast document met ingesloten bestanden of links naar zelfstandige documenten.
Uitzonderlijke gevallen die kunnen worden geaccepteerd:
- Verzameling van certificaten voor meerdere operationele locaties.
- Geconsolideerde rapportage van Key Performance Indicators (KPI's) voor meerdere locaties (bv. interne excel-database met locatiespecifieke gegevens).
- Combineren van documenten die aanvullende informatie bieden met betrekking tot context en/of zekerheid over de uitvoering (bv. samenvoegen van een opleidingsplan voor naleving met bijbehorende opleidingsmaterialen en presentielijsten).
- Beleids- en proceduresubsecties binnen een managementhandboek (bv. handboek voor milieu, gezondheid en veiligheid (EHS)).
- Gecombineerde documenten die bij een eerdere beoordeling zijn verstrekt en beoordeeld, blijven geldig.
We hebben een documentengids samengesteld die u kunt gebruiken om de meest relevante documenten voor de beoordeling te selecteren. De gids is beschikbaar in ons Help Center: Welk soort ondersteunende documenten kan ik verstrekken?
U kunt ook Hoe te voldoen aan de documentenlimiet en het verzenden van gecombineerde documenten te vermijden raadplegen voor meer informatie over gecombineerde documenten en prioritering van documenten, waarvoor u ook terechtkunt op het vragenlijstplatform.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.