Wat is het EcoVadis-beoordelingsproces?

De EcoVadis duurzaamheidsbeoordeling is een betaalde dienst om de materiële duurzaamheidseffecten van uw bedrijf te beoordelen op basis van gedocumenteerd bewijsmateriaal.

De EcoVadis-duurzaamheidsbeoordeling is georganiseerd in vier fasen: 

• Registratie
• Vragenlijst
• Deskundigenanalyse
• Resultaten

1) Registratie

Registreer u om uw bedrijf te laten beoordelen door EcoVadis

Ga naar deze aanmelding pagina om het beoordelingsproces te starten.

Registratie is een proces in twee stappen.

Ten eerste wordt u gevraagd om de bedrijfsnaam en uw contactgegevens op te geven. 

Vervolgens wordt u gevraagd naar:

• Naam van de rechtspersoon van de beoordeelde bedrijf of locatie.
• Scope van de beoordeling – controleer welke beoordelingsscope van toepassing is op uw bedrijf.
• Land waar het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd of het adres van de locatie - afhankelijk van de geselecteerde beoordelingsscope.
• Bedrijfsomvang.
• Branche waarin uw bedrijf opereert.

Dit zal ons helpen uw vragenlijst en abonnement aanbod aan te passen.

Opmerking: Onze experts op het gebied van gegevensbeheer verifiëren de bedrijfsinformatie die tijdens aanmelding wordt verstrekt. Het kan worden gewijzigd op basis van de verificatieresultaten.

Als een handelspartner uw bedrijf uitnodigt om beoordeeld te worden door EcoVadis

Als uw bedrijf is uitgenodigd om deel te nemen aan de EcoVadis-beoordeling, volgt u de link in de uitnodigingsmail. 

Dit zorgt ervoor dat het aanvragende bedrijf op de hoogte wordt gehouden over uw voortgang en dat uw beoordelingsresultaten automatisch met hen worden gedeeld na voltooiing.

Waarom moet ik me registreren?

Wanneer u zich registreert, verstrekt u ons uw contactgegevens en bedrijfsnaam– wat ons helpt te controleren of dit bedrijf al bestaat bij EcoVadis.

Als u zich registreert, zult u:

• Toegang krijgen tot de gratis versie van het EcoVadis platform, met veel bronnen die u op weg helpen
• Het bedrijfsprofiel kunnen aanvullen door bijkomende informatie over uw bedrijf te verstrekken. Dit maakt het mogelijk om de vragenlijst en het abonnement af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf.

Registratie duurt slechts een paar minuten. Het invullen van het bedrijfsprofiel duurt idealiter 5-10 minuten, maar misschien heeft u meer tijd nodig om uw collega's te raadplegen en de nodige informatie te verzamelen. 

Merk op dat uw tijdens de aanmelding verstrekte bedrijfsinformatie moet worden geverifieerd door onze deskundigen op het gebied van gegevensbeheer. Het kan worden gewijzigd op basis van de verificatieresultaten.

Zullen de gegevens die ik verstrek tijdens het registratieproces vertrouwelijk worden behandeld?

In het algemeen zullen alle gegevens die u tijdens de registratie verstrekt (persoonlijke gegevens of bedrijfsgegevens, zoals de omzet van uw bedrijf) vertrouwelijk blijven en niet aan uw klant worden meegedeeld. Deze gegevens zullen worden gebruikt door EcoVadis om uw bedrijfsprofiel te definiëren en zo een aangepaste MVO-evaluatievragenlijst aan te maken.

Let op: dit geldt niet voor publiekelijk beschikbare informatie (bijvoorbeeld: website van uw bedrijf). 

2) Vragenlijst

Na ontvangst en verwerking van uw aanmelding ontvangt u een automatische melding met uw gebruikersnaam en een link om uw wachtwoord aan te maken om toegang te krijgen tot de EcoVadis platform, waar u kunt beginnen met het voltooien van de duurzaamheidsvragenlijst van uw bedrijf . Deze video van 3 minuten leidt u door de veelgestelde vragen over het EcoVadis-beoordelingsplatform.

- Er zijn geen verkeerde antwoorden (of vragen)
De unieke vragenlijst van uw bedrijf zal alle materiële duurzaamheidsgevolgen voor een bedrijf van uw omvang, sector en locatie aanpakken. De vragenlijst is ook flexibel genoeg om u in staat te stellen bewijs te leveren van alle gebieden waar uw bedrijf innovatief is en "verder gaat dan naleving". Als u denkt dat een vraag niet relevant is, kunt u "Ik weet het niet" of "Niet van toepassing" selecteren uit de antwoord opties. Als u twijfelt, is het verifiëren van de zaak met uw team een uitstekende gelegenheid. Wanneer u denkt dat u advies nodig heeft, kunt u ook contact opnemen met ons support team. 

- Ondersteunende documentatie
Tijdens het proces van het invullen van de vragenlijst worden ondersteunende documenten gevraagd. Ondersteunende documenten zijn essentieel voor het valideren van de maatschappelijk verantwoorde managementsystemen van uw bedrijf door EcoVadis haar duurzaamheidsanalisten. Alle verstrekte documentatie wordt vertrouwelijk behandeld en wordt standaard niet gedeeld met uw aanvragende bedrijven. Houd er rekening mee dat er een vijfenvijftig (55) documentenlimiet is en dat alleen relevante documentatie, die verwijzen naar de juiste vragen, u zal helpen bij uw beoordeling.

- Mogelijkheid om samen te werken
Neem de tijd om de verschillende secties van de vragenlijst door te nemen en te zien wat voor soort informatie er wordt gevraagd. Het invullen van de vragenlijst met alle documentatie kan enkele uren of een paar dagen duren, afhankelijk van de omvang van uw bedrijf, de mate waarin duurzaamheid al een rol speelt en het gemak van toegang tot de gevraagde informatie.

Als u in het verleden geen beoordeling van de duurzaamheidsmanagementsystemen van uw bedrijf hebt voltooid, kan dit een mooie kans zijn om meerdere belanghebbenden binnen uw bedrijf te betrekken en afdelingsoverschrijdende samenwerking te bereiken over de onderwerpen van de duurzaamheid van uw bedrijf. Overweeg gebruikersaccounts voor collega's aan te maken, zodat zij u kunnen helpen bij het beantwoorden van vragen en het uploaden van relevante documentatie.

- Abonnementsplan en prijzen
Nadat u de vragenlijst van uw bedrijf hebt voltooid, selecteert u het gewenste abonnement, geeft u de factuurgegevens op en dient u de vragenlijst en ondersteunende documenten in voor analyse.

Meer informatie over beschikbare abonnementen en prijzen.

3) Deskundige analyse

Na het indienen van de vragenlijst en ondersteunende documentatie, zullen onze duurzaamheidsanalisten uw antwoorden en ondersteunende documenten beoordelen. De evaluatie fase kan zes tot acht (6-8) weken duren, afhankelijk van de bedrijfscomplexiteit en het aantal ingediende documenten.
De EcoVadis-methodologie voor het beoordelen van de duurzaamheidsmanagementsystemen van een bedrijf, is gebaseerd op internationale normen zoals de Global Rapportage Index (GRI), ISO 26000 en de leidende principes van het Global Compact. Bekijk onze EcoVadis-methodologie voor meer informatie.

4) Resultaten

Wanneer uw scorecard is gepubliceerd, ontvangt u een e-mail en is de scorecard beschikbaar op uw EcoVadis platform. Als u bent uitgenodigd om te worden beoordeeld door een handelspartner, wordt u scorecard onmiddellijk met hen gedeeld. Latere verzoeken om te delen kunnen via het platform worden vervuld terwijl de scorecard geldig is. Scorecards zijn twaalf (12) maanden geldig vanaf publicatie en kunnen buiten het platform worden gedeeld met een Premium of Corporate abonnement.