Disclaimer – Gegevensbescherming (diensten)

EcoVadis SAS en EcoVadis Inc ("EcoVadis") verzamelen persoonsgegevens van gebruikers van onze webdiensten, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, sites die zich bevinden op www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, alle subdomeinen en alle andere online diensten van EcoVadis ("Diensten") en gebruiken deze voor de doeleinden die in de onderstaande paragrafen worden gedefinieerd.

Voor de online webservices van Ulula verwijzen wij u naar het Privacybeleid van Ulula.

De hieronder beschreven verwerking van de persoonsgegevens van gebruikers is gebaseerd op de legitieme belangen van EcoVadis, zoals beschreven in artikel 6.1 f) van de AVG.

EcoVadis verzamelt en gebruikt de persoonsgegevens van gebruikers van zijn Diensten via:

a) het verstrekken van persoonsgegevens door de gebruikers in de online aanmeldingsformulieren;

b) het verzenden in de onlineformulieren door gebruikers van zakelijke klanten ("aanvragend(e) bedrijf/bedrijven") en gebruikers van handelspartners van de aanvragende bedrijven ("beoordeeld(e) bedrijf/bedrijven"), van de contactgegevens van hun eigen gebruikers;

c) het verzenden in de online formulieren door de gebruikers van de aanvragende bedrijven van de contactgegevens van de gebruikers van het/de beoordeeld(e) bedrijf/bedrijven;

d) het verstrekken van persoonsgegevens van de gebruikers van aanvragende bedrijven of beoordeelde bedrijven via e-mailberichten.

Voor gebruikers die niet deelnemen aan de Diensten en aanverwante processen, verwijzen wij u naar de Juridische kennisgeving - Gegevensbescherming (prospectie). https://ecovadis.com/nl/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Duurzaamheid en Carbon Assessment
EcoVadis verzamelt de volgende persoonsgegevens van zijn gebruikers: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel voor contactdoeleinden om de gevraagde Diensten te verlenen.

Aanvragende gebruikersactiviteiten op het platform worden bijgehouden en de status van deze aanvragende gebruikersactiviteiten (tijd waarop voor het eerst wordt ingelogd, voortgang van de onboarding en betrokkenheid) wordt gecommuniceerd naar de programmamanager van het aanvragende bedrijf met als doel de onboarding en betrokkenheid aan de kant van het aanvragende bedrijf te verbeteren.

De op de EcoVadis-oplossing aangemaakte beheerderscontactpersoon van het beoordeelde bedrijf is zichtbaar voor alle gebruikers die deel uitmaken van het EcoVadis-netwerk van het beoordeelde bedrijf.

In het geval van het delen van de duurzaamheids- of carbon scorecard door het beoordeelde bedrijf, zijn de contactgegevens van de beheerder zichtbaar voor de beheerder van het aanvragende bedrijf en de beheerders van zijn dochterondernemingen.

De verzamelde persoonsgegevens via de EcoVadis webpagina's die hierboven vermeld zijn worden door EcoVadis in digitale bestanden opgeslagen. Het wordt bewaard tot het einde van het contract voor aanvragende bedrijven die duurzaamheids- of carbon beoordelingen van hun beoordeelde bedrijven aanvragen, en tot vijf (5) jaar na het einde van het abonnement voor de beoordeelde bedrijven.

EcoVadis moet als beoordelende partij de traceerbaarheid bijhouden van de maatregelen in verband met de accounts van onze klanten (bv. documenten uploaden op het EcoVadis platform, de vragenlijst indienen, ingaan op verzoeken van klanten om resultaten van duurzaamheids- en carbon prestaties te delen, enz.). Daarom worden (inactieve) gebruikersnamen als referentie bewaard om eventuele vragen te kunnen beantwoorden en eventuele vorderingen te kunnen instellen, uitoefenen of verdedigen. We verwijzen naar artikel 17, lid 3, onder e), van de AVG.

Gebruikers van beoordeelde bedrijven die de AV aanvaard hebben, worden tot 10 jaar na het einde van het abonnement bewaard, overeenkomstig artikel 17, lid 3, onder b), van de AVG.

Gebruikers die niet betrokken waren bij gebruikersactiviteiten of de algemene voorwaarden niet hebben geaccepteerd, kunnen tijdens de abonnementsperiode door het beoordeelde bedrijf worden gewist.

De documenten worden vijf jaar na het einde van het abonnement gewist, om de verantwoording van de scoretoekenning te bewaren.

Academy E-learning
Als onderdeel van deze dienstverlening biedt EcoVadis een e-learningplatform aan om de gebruikers binnen de beoordeelde bedrijven en aanvragende bedrijven te ondersteunen bij het verbeteren van hun duurzaamheidspraktijken. EcoVadis verzamelt gegevens over uw deelname aan de cursus en resultaten, die worden gedeeld met de managers van uw eigen bedrijf (met het profiel Beheerder). Alleen geanonimiseerde en samengevoegde gebruikersgegevens van beoordeelde bedrijven worden gedeeld met de aanvragende bedrijven voor wie u eerder het delen van uw duurzaamheids- of Carbon Scorecard heeft goedgekeurd.

Voor niet-klantgebruikers die gebruik maken van het e-learningplatform geldt het volgende:
EcoVadis verzamelt gegevens over uw deelname aan de cursus en uw resultaten. Deze worden gedeeld met managers van de klant die toegang geeft tot de cursussen van uw eigen bedrijf (met het Beheerdersprofiel). EcoVadis verwerkt uw persoonsgegevens om onze klanten toegang te geven tot de EcoVadis Academy om deel te nemen aan e-learningcursussen om inzicht te krijgen in duurzaamheidspraktijken. EcoVadis verzamelt de volgende persoonsgegevens van de gebruikers: voor- en achternaam, e-mailadres (gebruikersnaam). De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard tot het einde van de overeenkomst van het Aanvragende bedrijf. 

IQ en Vitals dienstverlening
Voor de IQ-service kunnen Aanvragende bedrijven de contactgegevens (e-mailadressen) van Beoordeelde bedrijven gebruiken voor identificatiedoeleinden van het Beoordeelde bedrijf in het EcoVadis-systeem. Alle contactgegevens (e-mailadressen) van Beoordeelde bedrijven die niet zijn bewerkt of benaderd voor een beoordelingsverzoek worden 3 jaar na het eerste gebruik en aan het einde van de overeenkomst met het Aanvragende bedrijf geanonimiseerd. Gebruikers van Aanvragende bedrijven worden bewaard tot het einde van het contract. 

Voor de Vitals Service verzamelt EcoVadis de volgende persoonsgegevens van haar gebruikers: voor- en achternaam, en e-mailadres voor contactdoeleinden om de gevraagde Diensten te kunnen leveren.

Gebruikers van beoordeelde bedrijven die de AV aanvaard hebben, worden tot 10 jaar na het einde van het abonnement bewaard, overeenkomstig artikel 17, lid 3, onder b), van de AVG. Gebruikers van Beoordeelde bedrijven en verstrekte documenten worden 5 jaar na het einde van het abonnement bewaard. Gebruikers van Aanvragende bedrijven worden bewaard tot het einde van het contract. 

EcoVadis-gemeenschap
EcoVadis biedt klanten en partners een online communitynetwerk (de "Community") om samenwerking, netwerken en het delen van kennis te faciliteren, zodat ze duurzaamheidspraktijken kunnen verbeteren en uitwisselen.

Om deze dienst te leveren en te exploiteren, verwerkt EcoVadis de volgende persoonsgegevens van geautoriseerde gebruikers: Voor- en achternaam, e-mailadres, locatie, functietitel, sector, interesses en bedrijfsnaam. Deze gegevens worden verwerkt op het communityplatform om uw gebruikersaccount aan te maken en te beheren en uw toegang tot en gebruik van de community mogelijk te maken.

Moderatie 
Tijdens uw deelname worden gegevens van uw interactie met de community (zoals berichten, reacties, inlogtijdstempels, weergaven) automatisch verwerkt om interactie tussen deelnemers te faciliteren, content te modereren in overeenstemming met de Gebruiksvoorwaarden van de community (met inbegrip van vereisten onder de Wet inzake digitale diensten) en de gezondheid van de community te meten.

Systemen voor personalisatie en aanbevelingen 
EcoVadis maakt gebruikt van aanbevelingssystemen om de content, ervaring en communicaties die u te zien krijgt te personaliseren. Dit systeem baseert zich op uw professionele interesses en voorspelt welke content het meest relevant zal zijn voor uw rol. De specifieke content en de prioriteitsvolgorde daarvan hangt voornamelijk af van de volgende belangrijke parameters:
Gebruikersprofiel en interesses: De sector, professionele rol en interesses die u in uw profiel hebt aangegeven.

Rechtsgrondslag, rechten en controle 
De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op een legitiem belang (AVG Art. 6(1)(f)) voor bestaande klanten en partners, alsmede voor bedrijven die zijn geïnteresseerd in diensten gericht op duurzaamheidsprestaties. De community wordt als een waardeverhogende en efficiënte service beschouwd die relevant is voor uw relatie met of potentiële betrokkenheid bij andere EcoVadis-diensten die zijn gericht op het bevorderen van sectorbrede samenwerking op het gebied van duurzaamheid.
In overeenstemming met de Wet inzake digitale diensten en de AVG, hebt u het recht om deze parameters op elk moment te beïnvloeden en aan te passen en bezwaar te maken tegen profilering:
U kunt ervoor kiezen om geen optionele professionele 'interesses' in uw profiel op te geven. Bovendien kunt u ervoor kiezen content te bekijken zonder gepersonaliseerde ranglijst- of profileringsalgoritmen toe te passen door bij uw eerste bezoek alternatieve sorteeropties (zoals 'Meest recent' of 'Chronologisch') te selecteren.
Parameters wijzigen: U kunt uw professionele interesses op elk moment in uw profiel bijwerken om de personalisatielogica te wijzigen.

Marketing en gepersonaliseerd bereik 
Als u ervoor kiest om uw communityprofiel uit te breiden met aanvullende informatie (zoals uw professionele 'interesses'), kan EcoVadis deze gegevens gebruiken om u gepersonaliseerde duurzaamheidsnizichten en relevante marketingcommunicatie aan te bieden, zowel via de community (via het aanbevelingssysteem) als via externe kanalen (zoals e-mail). Deze verwerking is gebaseerd op ons legitieme belang om u hoogwaardige, professionele content aan te bieden. U houdt zelf de volledige controle over deze communicaties en u kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking. Ga daarvoor naar uw marketingvoorkeuren of gebruik de afmeldlink in onze e-mails.

Illegale content melden (kennisgeving en actie)
Als u illegale content in de community meldt, verwerkt EcoVadis uw naam en e-mailadres om de melding te beheren en u een ontvangstbevestiging en de resultaten te sturen. Uw identiteit als 'kennisgever' blijft vertrouwelijk en wordt niet openbaar gemaakt aan de getroffen persoon die de content heeft geplaatst, tenzij dergelijke openbaarmaking strikt noodzakelijk is om de onwettigheid van de content vast te stellen (bijv. in geschillen over intellectuele eigendommen). U wordt tijdig op de hoogte gesteld voordat dergelijke openbaarmaking plaatsvindt.

Geautomatiseerde moderatie en menselijke beoordeling
Om een veilige omgeving te garanderen, kan EcoVadis geautomatiseerde tools gebruiken om content te detecteren en te modereren. Als er, puur op basis van geautomatiseerde verwerking, is besloten om uw content te beperken of te verwijderen, wordt u op de hoogte gebracht van de betrokken logica en de gevolgen. U hebt het recht om een menselijke beoordeling van geautomatiseerde beslissingen aan te vragen om de ondernomen actie te betwisten.

Bescherming van minderjarigen
EcoVadis doet er alles aan om een hoog niveau van privacy en veiligheid voor minderjarigen te handhaven. Het is ten strengste verboden om advertenties te tonen op basis van profilering aan de hand van de persoonlijke gegevens van gebruikers als we met redelijke zekerheid weten dat de ontvanger minderjarig is.

Gegevens bewaren 
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang u een actief lid van de community bent. Als het contract van uw bedrijf met de diensten van EcoVadis wordt beëindigd, hebt u als professionele contactpersoon nog maximaal drie jaar toegang tot beperkte onderdelen van het netwerk, tenzij u ervoor kiest om uw account eerder te sluiten.
Accounts die langer dan drie jaar inactief zijn, worden automatisch gesloten. Wanneer een account, op uw verzoek of door inactiviteit, wordt gesloten, worden uw profiel en contactgegevens permanent verwijderd.
De volgende specifieke bewaartermijnen zijn van toepassing in verband met de Wet inzake digitale diensten en de AVG:

• Gemodereerde content en motivering: we bewaren gegevens van beslissingen over contentmoderatie en de bijbehorende content gedurende zes (6) maanden na het besluit om de interne klachtenbehandeling en het beroepsproces te faciliteren.
• Juridische verdediging en archief: activiteitenlogboeken en communicaties die nodig zijn om ons te verdedigen tegen juridische claims of om onze Servicevoorwaarden af te dwingen, worden na de beëindiging van de zakelijke relatie gedurende vijf (5) jaar in een beperkt archief bewaard, in overeenstemming met de van toepassing zijnde verjaringstermijnen.

Om de discussies binnen de community voor andere leden betekenisvol te houden, blijven uw berichten en reacties zichtbaar; ze worden echter wel geanonimiseerd. Dit betekent dat ze niet meer aan uw naam of identiteit zijn gekoppeld. Als u in de hoofdtekst van een bericht persoonlijke informatie hebt vermeld (zoals uw telefoonnummer of specifieke identificatiegegevens), moet u die specifieke content bewerken of verwijderen voordat u uw account sluit.

Voor meer informatie over uw rechten, zoals het recht om bezwaar te maken tegen het verwerkings- en contentmoderatiebeleid, raadpleegt u de relevante secties van deze kennisgeving en de Gebruiksvoorwaarden van de community.

Andere processen gerelateerd aan de dienst:
EcoVadis verzamelt de beschreven persoonsgegevens van de gebruikers van haar klanten voor haar zakelijke communicatie en het beheren van relaties met haar klanten.

Om de diensten en functionaliteiten van het platform te verbeteren, wordt het gebruikersgedrag op het platform geanalyseerd. De gegevens worden 13 maanden (levensduur van de cookies) bewaard, en 25 maanden voor de informatie die via deze cookies wordt verzameld.

Persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de processen voor facturering, betaling en boekhoudkundig beheer. Deze gegevens worden bewaard gedurende een periode die in overeenstemming is met de wettelijke of reglementaire vereisten (facturen: 10 jaar).

Bovendien kan EcoVadis ook contact met gebruikers opnemen om via enquêtes onderzoek te doen met betrekking tot meningen van gebruikers over diensten, via nieuwsbrieven informatie te geven over andere services, vergelijkbare of gerelateerde oplossingen aan te bieden die een logische uitbreiding van de initiële dienst zijn, of te informeren over potentiële nieuwe diensten die mogelijk in de toekomst worden aangeboden. Voor deze verwerking verwijzen wij u naar de Juridische kennisgeving - Gegevensbescherming (prospectie). https://ecovadis.com/nl/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Voor de beveiliging van het platform worden de verbindingsgegevens van gebruikers (logbestanden inclusief het IP-adres) verwerkt. Deze gegevens worden 1 jaar bewaard op het platform en 4 jaar in het archief.

EcoVadis kan verstrekte persoonsgegevens van personen van aanvragende bedrijven verwerken op de uitnodigingspagina's voor zelfregistratie die zijn bedoeld om Beoordeelde bedrijven te informeren over de duurzaamheidsmissie en -waarden die specifiek zijn voor een aanvragend bedrijf. Hoewel EcoVadis verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens (bijv. video-opnamen of presentaties), is het de verantwoordelijkheid van het aanvragende bedrijf om deze gegevens rechtmatig te hebben verwerkt, inclusief het verkrijgen van alle vereiste toestemmingen onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voordat deze informatie aan EcoVadis wordt verstrekt. De persoonsgegevens op deze pagina's worden bewaard voor de duur van de overeenkomst met het aanvragende bedrijf.

Ontvangers
De verzamelde gegevens voor klantenbeheer zijn bedoeld voor onze klantgerichte teams, juridische adviseurs en noodzakelijke derden (leveranciers en partners) die betrokken zijn bij de levering van Services.

De analysegegevens van gebruikersgedrag zijn bedoeld voor het Productontwikkelingsteam.

Voor de managementprocessen voor facturering en betaling en accountmanagement hebben zowel administratie- en boekhoudmedewerkers als incassobedrijven toegang.

De toegang tot logbestanden van gebruikersconnecties is beperkt tot bevoegde IT- en IT-beveiligingsmedewerkers.

De toegang tot het opvragen van persoonsgegevens van bedrijven op de uitnodigingspagina voor zelfregistratie is bedoeld voor het marketingteam.

Gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Persoonsgegevens die aan EcoVadis worden verstrekt, kunnen worden doorgegeven aan dochterondernemingen van EcoVadis die zich buiten de EER bevinden: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd. en EcoVadis Japan K.K en eventuele andere dochterondernemingen die in de toekomst worden opgericht. Toegang tot deze gegevens is noodzakelijk om de service te kunnen verlenen en voor de verwerking zoals hierboven vermeld, bv. om klanten te helpen en een follow-up te geven.

Ter beveiliging wordt de overdracht gecontroleerd door (verwerkingsverantwoordelijke - verwerkingsverantwoordelijke) Standaardcontractclausules tussen EcoVadis SAS (Frankrijk) en haar dochterondernemingen, als het land zelf geen adequaat beschermingsniveau hanteert. Een kopie van een dergelijke SCC kan worden aangevraagd op dpo@ecovadis.com

In het duurzaamheids- en CO₂-uitstootbeoordelingsproces worden contactgegevens van beoordeelde bedrijven overgedragen naar de aanvragende klantbedrijven die buiten de EER zijn gevestigd, wanneer zij resultaten over de duurzaamheid en CO₂-prestaties aanvragen of bekijken om communicatie en transparantie te faciliteren. Als waarborg wordt deze overdracht beheerst door standaard contractuele clausules (Verwerkingsverantwoordelijke - Verwerkingsverantwoordelijke) tussen EcoVadis en de Aanvragende klanten: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-customers

Externe partijen (leveranciers)
EcoVadis maakt voor de verwerking gebruik van leveranciers (verwerkers) die buiten de EER zijn gevestigd. EcoVadis (Gegevensbeheerder - Gegevensverwerker) heeft standaard contractuele clausules ondertekend. Ga voor meer informatie naar de AVG-sectie in ons Trust Center: https://ecovadis.com/nl/trust-center/

Rechten inzake gegevensbescherming
U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te wissen, de verwerking van uw gegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken door contact met ons opnemen. Meer informatie over gegevensbescherming vindt u op onze website: https://ecovadis.com/nl/trust-center/data-privacy/

Mocht u zich zorgen maken over de bescherming van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten inzake gegevensbescherming, dan kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande informatie.

EcoVadis SAS
Functionaris voor gegevensbescherming
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Parijs, Frankrijk
E-mailadres: dpo@ecovadis.com

Verder heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Parijs, Frankrijk, indien u van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben, in strijd is met de verordening.