Disclaimer – Gegevensbescherming (diensten)

EcoVadis SAS en EcoVadis Inc ("EcoVadis") verzamelen persoonsgegevens van gebruikers van onze webdiensten, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, sites die zich bevinden op www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, alle subdomeinen en alle andere online diensten van EcoVadis ("Diensten") en gebruiken deze voor de doeleinden die in de onderstaande paragrafen worden gedefinieerd.

Voor de online webservices van Ulula verwijzen wij u naar het Privacybeleid van Ulula.

De hieronder beschreven verwerking van de persoonsgegevens van gebruikers is gebaseerd op de legitieme belangen van EcoVadis, zoals beschreven in artikel 6.1 f) van de AVG.

EcoVadis verzamelt en gebruikt de persoonsgegevens van gebruikers van zijn Diensten via:

a) het verstrekken van persoonsgegevens door de gebruikers in de online aanmeldingsformulieren;

b) het verzenden in de onlineformulieren door gebruikers van zakelijke klanten ("aanvragend(e) bedrijf/bedrijven") en gebruikers van handelspartners van de aanvragende bedrijven ("beoordeeld(e) bedrijf/bedrijven"), van de contactgegevens van hun eigen gebruikers;

c) het verzenden in de online formulieren door de gebruikers van de aanvragende bedrijven van de contactgegevens van de gebruikers van het/de beoordeeld(e) bedrijf/bedrijven;

d) het verstrekken van persoonsgegevens van de gebruikers van aanvragende bedrijven of beoordeelde bedrijven via e-mailberichten.

Voor gebruikers die niet deelnemen aan de Diensten en aanverwante processen, verwijzen wij u naar de Juridische kennisgeving - Gegevensbescherming (prospectie). https://ecovadis.com/nl/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Duurzaamheid en Carbon Assessment
EcoVadis verzamelt de volgende persoonsgegevens van zijn gebruikers: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel voor contactdoeleinden om de gevraagde Diensten te verlenen.

Aanvragende gebruikersactiviteiten op het platform worden bijgehouden en de status van deze aanvragende gebruikersactiviteiten (tijd waarop voor het eerst wordt ingelogd, voortgang van de onboarding en betrokkenheid) wordt gecommuniceerd naar de programmamanager van het aanvragende bedrijf met als doel de onboarding en betrokkenheid aan de kant van het aanvragende bedrijf te verbeteren.

De op de Ecovadis-oplossing aangemaakte beheerderscontactpersoon van het beoordeelde bedrijf is zichtbaar voor alle gebruikers die deel uitmaken van het EcoVadis-netwerk van het beoordeelde bedrijf.

In het geval van het delen van de duurzaamheids- of carbon scorecard door het beoordeelde bedrijf, zijn de contactgegevens van de beheerder zichtbaar voor de beheerder van het aanvragende bedrijf en de beheerders van zijn dochterondernemingen.

De verzamelde persoonsgegevens via de EcoVadis webpagina's die hierboven vermeld zijn worden door EcoVadis in digitale bestanden opgeslagen. Het wordt bewaard tot het einde van het contract voor aanvragende bedrijven die duurzaamheids- of carbon beoordelingen van hun beoordeelde bedrijven aanvragen, en tot vijf (5) jaar na het einde van het abonnement voor de beoordeelde bedrijven.

EcoVadis moet als beoordelende partij de traceerbaarheid bijhouden van de maatregelen in verband met de accounts van onze klanten (bv. documenten uploaden op het EcoVadis platform, de vragenlijst indienen, ingaan op verzoeken van klanten om resultaten van duurzaamheids- en carbon prestaties te delen, enz.). Daarom worden (inactieve) gebruikersnamen als referentie bewaard om eventuele vragen te kunnen beantwoorden en eventuele vorderingen te kunnen instellen, uitoefenen of verdedigen. We verwijzen naar artikel 17, lid 3, onder e), van de AVG.

Gebruikers van beoordeelde bedrijven die de AV aanvaard hebben, worden tot 10 jaar na het einde van het abonnement bewaard, overeenkomstig artikel 17, lid 3, onder b), van de AVG.

Gebruikers die niet betrokken waren bij gebruikersactiviteiten of de algemene voorwaarden niet hebben geaccepteerd, kunnen tijdens de abonnementsperiode door het beoordeelde bedrijf worden gewist.

De documenten worden vijf jaar na het einde van het abonnement gewist, om de verantwoording van de scoretoekenning te bewaren.

Academy E-learning
Als onderdeel van deze dienstverlening biedt EcoVadis een e-learningplatform aan om de gebruikers binnen de beoordeelde bedrijven en aanvragende bedrijven te ondersteunen bij het verbeteren van hun duurzaamheidspraktijken. EcoVadis verzamelt gegevens over uw deelname aan de cursus en resultaten, die worden gedeeld met de managers van uw eigen bedrijf (met het profiel Beheerder). Alleen geanonimiseerde en samengevoegde gebruikersgegevens van beoordeelde bedrijven worden gedeeld met de aanvragende bedrijven voor wie u eerder het delen van uw duurzaamheids- of Carbon Scorecard heeft goedgekeurd.

Voor niet-klantgebruikers die gebruik maken van het e-learningplatform geldt het volgende:
EcoVadis verzamelt gegevens over uw deelname aan de cursus en uw resultaten. Deze worden gedeeld met managers van de klant die toegang geeft tot de cursussen van uw eigen bedrijf (met het Beheerdersprofiel). EcoVadis verwerkt uw persoonsgegevens om onze klanten toegang te geven tot de EcoVadis Academy om deel te nemen aan e-learningcursussen om inzicht te krijgen in duurzaamheidspraktijken. EcoVadis verzamelt de volgende persoonsgegevens van de gebruikers: voor- en achternaam, e-mailadres (gebruikersnaam). De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard tot het einde van de overeenkomst van het Aanvragende bedrijf. 

IQ en Vitals dienstverlening
Voor de IQ-service kunnen Aanvragende bedrijven de contactgegevens (e-mailadressen) van Beoordeelde bedrijven gebruiken voor identificatiedoeleinden van het Beoordeelde bedrijf in het Ecovadis-systeem. Alle contactgegevens (e-mailadressen) van Beoordeelde bedrijven die niet zijn bewerkt of benaderd voor een beoordelingsverzoek worden 3 jaar na het eerste gebruik en aan het einde van de overeenkomst met het Aanvragende bedrijf geanonimiseerd. Gebruikers van Aanvragende bedrijven worden bewaard tot het einde van het contract. 

Voor de Vitals Service verzamelt EcoVadis de volgende persoonsgegevens van haar gebruikers: voor- en achternaam, en e-mailadres voor contactdoeleinden om de gevraagde Diensten te kunnen leveren.

Gebruikers van beoordeelde bedrijven die de AV aanvaard hebben, worden tot 10 jaar na het einde van het abonnement bewaard, overeenkomstig artikel 17, lid 3, onder b), van de AVG. Gebruikers van Beoordeelde bedrijven en verstrekte documenten worden 5 jaar na het einde van het abonnement bewaard. Gebruikers van Aanvragende bedrijven worden bewaard tot het einde van het contract. 

Andere processen gerelateerd aan de dienst:
EcoVadis verzamelt de beschreven persoonsgegevens van de gebruikers van haar klanten voor haar zakelijke communicatie en het beheren van relaties met haar klanten.

Om de diensten en functionaliteiten van het platform te verbeteren, wordt het gebruikersgedrag op het platform geanalyseerd. De gegevens worden 13 maanden (levensduur van de cookies) bewaard, en 25 maanden voor de informatie die via deze cookies wordt verzameld.

Persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de processen voor facturering, betaling en boekhoudkundig beheer. Deze gegevens worden bewaard gedurende een periode die in overeenstemming is met de wettelijke of reglementaire vereisten (facturen: 10 jaar).

Bovendien kan EcoVadis ook contact opnemen met gebruikers om onderzoek te doen via enquêtes met betrekking tot de meningen van gebruikers over Diensten, of ze informeren in nieuwsbrieven over andere Diensten, of ze informeren over mogelijke nieuwe diensten die in de toekomst kunnen worden aangeboden. Voor deze verwerking verwijzen wij u naar de Juridische kennisgeving - Gegevensbescherming (prospectie). https://ecovadis.com/nl/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Voor de beveiliging van het platform worden de verbindingsgegevens van gebruikers (logbestanden inclusief het IP-adres) verwerkt. Deze gegevens worden 1 jaar bewaard op het platform en 4 jaar in het archief.

Ecovadis kan verstrekte persoonsgegevens van personen van aanvragende bedrijven verwerken op de uitnodigingspagina's voor zelfregistratie die zijn bedoeld om Beoordeelde bedrijven te informeren over de duurzaamheidsmissie en -waarden die specifiek zijn voor een aanvragend bedrijf. Hoewel Ecovadis verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens (bijv. video-opnamen of presentaties), is het de verantwoordelijkheid van het aanvragende bedrijf om deze gegevens rechtmatig te hebben verwerkt, inclusief het verkrijgen van alle vereiste toestemmingen onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voordat deze informatie aan Ecovadis wordt verstrekt. De persoonsgegevens op deze pagina's worden bewaard voor de duur van de overeenkomst met het aanvragende bedrijf.

Ontvangers
De verzamelde gegevens voor klantenbeheer zijn bedoeld voor onze klantgerichte teams, juridische adviseurs en noodzakelijke derden (leveranciers en partners) die betrokken zijn bij de levering van Services.

De analysegegevens van gebruikersgedrag zijn bedoeld voor het Productontwikkelingsteam.

Voor de managementprocessen voor facturering en betaling en accountmanagement hebben zowel administratie- en boekhoudmedewerkers als incassobedrijven toegang.

De toegang tot logbestanden van gebruikersconnecties is beperkt tot bevoegde IT- en IT-beveiligingsmedewerkers.

De toegang tot het opvragen van persoonsgegevens van bedrijven op de uitnodigingspagina voor zelfregistratie is bedoeld voor het marketingteam.

Gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Persoonsgegevens die aan EcoVadis worden verstrekt, kunnen worden doorgegeven aan dochterondernemingen van EcoVadis die zich buiten de EER bevinden: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd. en EcoVadis Japan K.K en eventuele andere dochterondernemingen die in de toekomst worden opgericht. Toegang tot deze gegevens is noodzakelijk om de service te kunnen verlenen en voor de verwerking zoals hierboven vermeld, bv. om klanten te helpen en een follow-up te geven.

Ter beveiliging wordt de overdracht gecontroleerd door (verwerkingsverantwoordelijke - verwerkingsverantwoordelijke) Standaardcontractclausules tussen EcoVadis SAS (Frankrijk) en haar dochterondernemingen, als het land zelf geen adequaat beschermingsniveau hanteert. Een kopie van een dergelijke SCC kan worden aangevraagd op dpo@ecovadis.com

In het duurzaamheids- en Carbon beoordelingsproces worden de contactgegevens van beoordeelde bedrijven doorgegeven aan aanvragende klantbedrijven buiten de EER wanneer zij toegang krijgen tot de resultaten van de duurzaamheids- en Carbon beoordelingen. Als waarborg wordt deze overdracht beheerst door standaard contractuele clausules (Verwerkingsverantwoordelijke - Verwerkingsverantwoordelijke) tussen EcoVadis en de Aanvragende klanten: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-customers

Externe partijen (leveranciers)
EcoVadis maakt voor de verwerking gebruik van leveranciers (verwerkers) die buiten de EER zijn gevestigd. EcoVadis (Gegevensbeheerder - Gegevensverwerker) heeft standaard contractuele clausules ondertekend. Ga voor meer informatie naar het onderdeel AVG op ons Trust Center: https://www.ecovadis.com/fr/trust-center/#IS

Rechten inzake gegevensbescherming
U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te wissen, de verwerking van uw gegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken door contact met ons opnemen. Meer informatie over gegevensbescherming vindt u op onze website: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

Mocht u zich zorgen maken over de bescherming van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten inzake gegevensbescherming, dan kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande informatie.

EcoVadis SAS
Functionaris voor gegevensbescherming
43 Avenue de la Grande Armée
75116 Parijs, Frankrijk
E-mailadres: dpo@ecovadis.com

Verder heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Parijs, Frankrijk, indien u van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben, in strijd is met de verordening.