Juridische mededeling - Gegevensbescherming (diensten)

EcoVadis SAS en EcoVadis Inc. („EcoVadis”) verzamelen persoonsgegevens van gebruikers van onze webdiensten, inclusief maar niet beperkt tot sites op www.ecovadis.com, www.ecovadis-survey.com, www.iq.ecovadis-survey.com, alle subdomeinen, en alle andere online diensten van EcoVadis SAS of EcoVadis Inc. ("Diensten") en gebruiken deze voor de doeleinden die in de onderstaande paragrafen worden omschreven.

Raadpleeg voor online webdiensten van Ulula het bedrijfsprivacybeleid van Ulula.

De hieronder beschreven verwerking van persoonlijke informatie van gebruikers is gebaseerd op de legitieme belangen van EcoVadis in de zin van artikel 6, lid 1, f) van de GDPR.

EcoVadis verzamelt en gebruikt de persoonsgegevens van gebruikers van zijn Diensten via:

a) het verstrekken van persoonsgegevens door de gebruikers in de online aanmeldingsformulieren;

b) het verzenden in de onlineformulieren door gebruikers van zakelijke klanten ("aanvragend(e) bedrijf/bedrijven") en gebruikers van handelspartners van de aanvragende bedrijven ("beoordeeld(e) bedrijf/bedrijven"), van de contactgegevens van hun eigen gebruikers;

c) het verzenden in de online formulieren door de gebruikers van de aanvragende bedrijven van de contactgegevens van de gebruikers van het/de beoordeeld(e) bedrijf/bedrijven;

d) het verstrekken van persoonsgegevens van de gebruikers van aanvragende bedrijven of beoordeelde bedrijven via e-mailberichten.

Voor gebruikers die niet deelnemen aan de Services en gerelateerde processen, verwijzen wij u naar de Juridische kennisgeving - Gegevensbescherming (Prospectie). https://ecovadis.com/nl/trust-center/legal-notice-data-protection/.

Duurzaamheid en CO₂-beoordeling
EcoVadis verzamelt de volgende persoonsgegevens van zijn gebruikers: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel voor contactdoeleinden om de gevraagde Diensten te verlenen.

Aanvragende gebruikersactiviteiten op het platform worden bijgehouden en de status van deze verzoekende gebruikersactiviteiten (tijd om voor het eerst in te loggen, voortgang van de onboarding en betrokkenheid) wordt doorgegeven aan de programmamanager van het aanvragende bedrijf met als doel de onboarding en betrokkenheid van de kant van het aanvragende bedrijf te verbeteren.

De op de EcoVadis-oplossing aangemaakte beheerderscontactpersoon van het beoordeelde bedrijf is zichtbaar voor alle gebruikers die deel uitmaken van het EcoVadis-netwerk van het beoordeelde bedrijf.

In het geval van het delen van de duurzaamheids- of carbon scorecard door het beoordeelde bedrijf, zijn de contactgegevens van de beheerder zichtbaar voor de beheerder van het aanvragende bedrijf en de beheerders van zijn dochterondernemingen.

De verzamelde persoonsgegevens via de EcoVadis webpagina's die hierboven vermeld zijn worden door EcoVadis in digitale bestanden opgeslagen. Het wordt bewaard tot het einde van het contract voor verzoekende bedrijven die een duurzaamheids- of CO₂-beoordeling aanvragen bij hun beoordeelde bedrijven en gedurende vijf (5) jaar na het einde van het abonnement voor de beoordeelde bedrijven.

EcoVadis moet als ratingbureau de traceerbaarheid handhaven van acties met betrekking tot de accounts van onze klanten (bijv. het uploaden van documenten op het EcoVadis-platform, het indienen van de vragenlijst, het accepteren van verzoeken van klanten om resultaten op het gebied van duurzaamheid of CO₂-prestaties te delen, enz.). Daarom worden (inactieve) gebruikersnamen als referentie bewaard om eventuele vragen te kunnen beantwoorden en eventuele vorderingen te kunnen instellen, uitoefenen of verdedigen. We verwijzen naar artikel 17, lid 3, onder e), van de AVG.

Gebruikers van beoordeelde bedrijven die de AV aanvaard hebben, worden tot 10 jaar na het einde van het abonnement bewaard, overeenkomstig artikel 17, lid 3, onder b), van de AVG.

Gebruikers die betrokken waren bij gebruikersactiviteiten of die de algemene voorwaarden niet hebben aanvaard, kunnen tijdens de abonnementsperiode door het beoordeelde bedrijf worden verwijderd.

De documenten worden vijf jaar na het einde van het abonnement gewist, om de verantwoording van de scoretoekenning te bewaren.

E-learning van EcoVadis Academy
Als onderdeel van de dienstverlening biedt EcoVadis een e-learningplatform aan om de gebruikers binnen de beoordeelde bedrijven en aanvragende bedrijven te ondersteunen bij het verbeteren van hun duurzaamheidspraktijken. EcoVadis verzamelt gegevens over uw deelname aan de cursus en resultaten, die worden gedeeld met de managers van uw eigen bedrijf (met het profiel Beheerder). Alleen geanonimiseerde en geaggregeerde gebruikersgegevens van beoordeelde bedrijven worden gedeeld met verzoekende bedrijven met wie u eerder hebt ingestemd om uw duurzaamheids- of carbon scorecard te delen.

Voor niet-klantgebruikers die het e-learningplatform gebruiken, geldt het volgende:
EcoVadis verzamelt gegevens over uw deelname aan de cursus en uw resultaten. Deze worden gedeeld met managers van de klant die de toegang tot de cursussen van uw eigen bedrijf financieren (met het beheerdersprofiel). EcoVadis verwerkt uw persoonlijke gegevens om onze klanten toegang te geven tot de EcoVadis Academy om deel te nemen aan e-learningcursussen om inzicht te krijgen in duurzaamheidspraktijken. EcoVadis verzamelt de volgende persoonlijke informatie van zijn gebruikers: voor- en achternaam, e-mailadres (gebruikersnaam). De verzamelde persoonlijke informatie wordt bewaard tot het einde van de overeenkomst van het aanvragende bedrijf. 

IQ- en Vitals-service
Voor de IQ-service kunnen verzoekende bedrijven de contactgegevens (e-mailadressen) van beoordeelde bedrijven gebruiken voor identificatiedoeleinden van het beoordeelde bedrijf in het EcoVadis-systeem. EcoVadis verwerkt deze identificatiegegevens ook om te voldoen aan verplichte wettelijke taken, zoals het verstrekken van vereiste meldingen aan beoordeelde bedrijven op grond van toepasselijke ESG-ratingvoorschriften (bijvoorbeeld EU-verordening 2024/3005). Voor de IQ-dienst worden alle contactgegevens geanonimiseerd (e-mailadressen) van beoordeelde bedrijven die niet zijn bewerkt of bereikt voor een beoordelingsverzoek, drie jaar na het eerste gebruik en bij het einde van de overeenkomst met het aanvragende bedrijf. Gebruikers van verzoekende bedrijven worden tot het einde van het contract bewaard. 

Voor de Vitals-service verzamelt EcoVadis de volgende persoonlijke informatie van zijn gebruikers: voor- en achternaam en e-mailadres voor contactdoeleinden om de gevraagde diensten te leveren.

Gebruikers van beoordeelde bedrijven die de algemene voorwaarden hebben aanvaard, worden gedurende 10 jaar na het einde van het abonnement bewaard volgens artikel 17.3 b) van de GDPR. Gebruikers van beoordeelde bedrijven en verstrekte documenten worden gedurende 5 jaar na het einde van het abonnement bewaard. Gebruikers van verzoekende bedrijven worden tot het einde van het contract bewaard. 

EcoVadis-gemeenschap
EcoVadis biedt een online gemeenschapsnetwerk (de “Community”) om samenwerking, netwerken en kennisuitwisseling tussen onze klanten en partners te vergemakkelijken voor het verbeteren en uitwisselen van duurzaamheidspraktijken.

Om deze service aan te bieden en uit te voeren, verwerkt EcoVadis de volgende persoonsgegevens van geautoriseerde gebruikers: Voor- en achternaam, e-mailadres, locatie, functie, branche, interesses en bedrijfsnaam. Deze gegevens worden verwerkt in het communityplatform om uw gebruikersaccount aan te maken en te beheren en om uw toegang tot en gebruik van de community mogelijk te maken.

Moderatie 
Tijdens uw deelname verwerkt het platform automatisch uw interactiegegevens van de gemeenschap (bijv. berichten, antwoorden, inlogtijdstempels, views) om interactie tussen collega's mogelijk te maken, inhoud te modereren volgens de Gebruiksvoorwaarden van de Gemeenschap, inclusief vereisten op grond van de Digital Services Act, en om de gezondheid van de gemeenschap te meten.

Personalisatie- en aanbevelingssystemen 
EcoVadis maakt gebruik van aanbevelingssystemen om de inhoud, ervaring en communicatie die aan uw wordt getoond te personaliseren. Dit systeem is gebaseerd op uw professionele interesses en voorspelt welke inhoud het meest relevant is voor uw rol. De specifieke inhoud en de volgorde van prominentie worden voornamelijk beïnvloed door de volgende hoofdparameters:
Gebruikersprofiel en interesses: De branche, professionele rol en interesses die in uw profiel worden vermeld.

Rechtsgrondslag, rechten en controle 
De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op een legitiem belang (GDPR Art. 6 (1) (f)) voor bestaande klanten en partners, evenals voor bedrijven die geïnteresseerd zijn in diensten op het gebied van duurzaamheidsprestaties. De community wordt beschouwd als een efficiënte dienst met toegevoegde waarde die relevant is voor uw relatie of potentiële betrokkenheid bij andere EcoVadis-diensten die gericht zijn op het bevorderen van branchebrede samenwerking op het gebied van duurzaamheid.
In overeenstemming met de Digital Services Act en de GDPR hebt uw het recht om deze parameters op elk gewenst moment te beïnvloeden en te wijzigen en om bezwaar te maken tegen profilering:
U kunt ervoor kiezen om in uw profiel geen optionele professionele “Interesses” op te geven. Door bij uw eerste bezoek alternatieve sorteeropties te selecteren (zoals “Meest recent” of “Chronologisch”), kunt u bovendien inhoud bekijken zonder de toepassing van gepersonaliseerde ranking- of profileringsalgoritmen.
Parameters wijzigen: U kunt uw professionele interesses op elk gewenst moment in uw profiel bijwerken om de personalisatielogica te wijzigen.

Marketing en gepersonaliseerde voorlichting 
Als uw ervoor kiest om uw gemeenschapsprofiel te verrijken met aanvullende informatie (zoals uw professionele 'interesses'), kan EcoVadis deze gegevens gebruiken om uw gepersonaliseerde duurzaamheidsinzichten en relevante marketingcommunicatie te bieden, zowel binnen de Gemeenschap (via het aanbevelingssysteem) als via externe kanalen (zoals e-mail). Deze verwerking is gebaseerd op ons legitieme belang om uw hoogwaardige, professionele inhoud te bieden. Uw behoudt de volledige controle over deze communicatie en kunt op elk gewenst moment bezwaar maken tegen deze verwerking via uw marketingvoorkeuren of door de afmeldlink in onze e-mails te gebruiken.

Illegale inhoud melden (kennisgeving en actie)
Als uw illegale inhoud binnen de Gemeenschap meldt, verwerkt EcoVadis uw naam en e-mailadres om de melding te beheren en uw een bevestiging van ontvangst en de uitkomst te geven. Uw identiteit als “melder” blijft vertrouwelijk en wordt niet bekendgemaakt aan de betreffende inhoudsposter, tenzij een dergelijke openbaarmaking strikt noodzakelijk is om de onwettigheid van de inhoud vast te stellen (bijvoorbeeld bij geschillen over intellectuele eigendom). Uw wordt naar behoren op de hoogte gebracht voordat een dergelijke openbaarmaking plaatsvindt.

Geautomatiseerde moderatie en menselijke beoordeling
Om een veilige omgeving te garanderen, kan EcoVadis geautomatiseerde hulpmiddelen gebruiken om inhoud te detecteren en te modereren. Als een beslissing wordt genomen om uw inhoud te beperken of te verwijderen, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, wordt u op de hoogte gebracht van de logica en de gevolgen. U hebt het recht om een menselijke beoordeling van dergelijke geautomatiseerde beslissingen aan te vragen om de genomen actie te betwisten.

Bescherming van minderjarigen
EcoVadis zet zich in voor een hoog niveau van privacy en veiligheid voor minderjarigen. We verbieden ten strengste het presenteren van advertenties op basis van profilering waarbij gebruik wordt gemaakt van de persoonlijke gegevens van gebruikers wanneer we met redelijke zekerheid weten dat de ontvanger minderjarig is.

Bewaring van gegevens 
Uw persoonlijke gegevens worden bewaard zolang uw een actief lid van de community bent. Als het contract van uw bedrijf met de diensten van EcoVadis afloopt, hebt uw gedurende maximaal drie jaar nog steeds toegang tot beperkte delen van het netwerk als professionele contactpersoon, tenzij uw ervoor kiest uw account eerder te sluiten.
We sluiten automatisch accounts die al meer dan drie jaar inactief zijn. Wanneer een account wordt gesloten, op uw verzoek of vanwege inactiviteit, verwijderen we uw profiel en contactgegevens definitief.
Om ervoor te zorgen dat de wet inzake digitale diensten en de GDPR wordt nageleefd, zijn de volgende specifieke bewaartermijnen van toepassing:

  • Gemodereerde inhoud en motiveringen: We bewaren gegevens van beslissingen over het modereren van inhoud en de bijbehorende inhoud gedurende zes (6) maanden na de beslissing om de interne klachtenbehandeling en beroepsprocedure te vergemakkelijken.
  • Juridische verdediging en archief: Activiteitenlogboeken en communicatie die nodig zijn om u te verdedigen tegen juridische claims of om onze Servicevoorwaarden te handhaven, worden gedurende vijf (5) jaar na de beëindiging van de zakelijke relatie bewaard in een beperkt archief, in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen.

Om de discussies in de community zinvol te houden voor andere leden, blijven uw berichten en reacties zichtbaar, maar worden ze volledig geanonimiseerd, wat betekent dat ze niet langer gekoppeld zijn aan uw naam of identiteit. Als uw persoonlijke informatie in de hoofdtekst van een bericht hebt opgenomen (zoals uw telefoonnummer of specifieke identificatiegegevens), moet uw die specifieke inhoud bewerken of verwijderen voordat uw uw account sluit.

Voor meer informatie over uw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken tegen het beleid inzake verwerking en het modereren van inhoud, verwijzen wij u naar de relevante delen van deze verklaring en de gebruiksvoorwaarden van de community.

Andere verwerkingen met betrekking tot de service:
EcoVadis verzamelt de beschreven persoonlijke informatie van de gebruikers van zijn klanten voor zakelijke communicatie en het beheren van relaties met zijn klanten.

Om de diensten en de functies van het platform te verbeteren, wordt het gebruikersgedrag op het platform geanalyseerd. De gegevens worden 13 maanden bewaard (levensduur van cookies) en 25 maanden voor de informatie die via deze cookies wordt verzameld.

Persoonlijke gegevens worden verwerkt in het kader van de processen voor facturatie-, betalings- en boekhoudbeheer. Deze gegevens worden bewaard gedurende een bewaarperiode in overeenstemming met wettelijke of reglementaire vereisten (facturen: 10 jaar).

Bovendien kan EcoVadis ook contact opnemen met gebruikers om via enquêtes onderzoek te doen naar de mening van gebruikers over de Services, of om in nieuwsbrieven te informeren over andere diensten, of om soortgelijke of gerelateerde oplossingen aan te bieden die een logische uitbreiding zijn van de initiële service, of om informatie te geven over mogelijke nieuwe diensten die in de toekomst kunnen worden aangeboden. Voor deze verwerking verwijzen wij u naar de Juridische kennisgeving - Gegevensbescherming (Prospectie). https://ecovadis.com/trust-center/legal-notice-data-protection/.

EcoVadis gebruikt contactgegevens om verplichte meldingen te doen aan beoordeelde bedrijven, zoals vereist op grond van ESG-transparantie en ratingvoorschriften die onder toezicht staan van autoriteiten zoals de ESMA.

Voor de beveiliging van het platform worden de verbindingsgegevens van gebruikers (logboeken inclusief het IP-adres) verwerkt. Deze gegevens worden 1 jaar bewaard op het platform en 4 jaar in het archief.

EcoVadis kan persoonsgegevens van personen van verzoekende bedrijven verwerken op de uitnodigingspagina's voor zelfregistratie die bedoeld zijn om beoordeelde bedrijven te informeren over de duurzaamheidsmissie en -waarden die specifiek zijn voor een aanvragend bedrijf. Hoewel EcoVadis verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens (bijvoorbeeld video-opnamen of presentaties), is het de verantwoordelijkheid van het aanvragende bedrijf om deze gegevens rechtmatig te hebben verwerkt, inclusief het verkrijgen van alle vereiste toestemmingen volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voordat deze informatie aan EcoVadis wordt verstrekt. De persoonlijke gegevens op deze pagina's worden bewaard voor de duur van de overeenkomst met het aanvragende bedrijf.

Ontvangers
De verzamelde gegevens voor klantenbeheer zijn bedoeld voor onze klantgerichte teams, juridische adviseurs en noodzakelijke derden (leveranciers en partners) die betrokken zijn bij de levering van diensten.

De analysegegevens over gebruikersgedrag zijn bedoeld voor het productontwikkelingsteam.

Voor de facturatie- en betalings- en boekhoudbeheerprocessen hebben administratie, boekhoudkundig personeel en incassobedrijven toegang.

De toegang tot logboeken van gebruikersverbindingen is beperkt tot bevoegd IT- en IT-beveiligingspersoneel.

De toegang tot de persoonsgegevens van opvragende bedrijven op de uitnodigingspagina voor zelfregistratie is bedoeld voor het marketingteam.

Overdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
De filialen van EcoVadis 
Persoonlijke informatie die aan EcoVadis wordt verstrekt, kan worden overgedragen aan dochterondernemingen van EcoVadis die buiten de EER zijn gevestigd: EcoVadis (Mauritius) Ltd., EcoVadis (USA) Inc., EcoVadis (Hong Kong) Ltd., EcoVadis Canada Ltd., EcoVadis Japan K.K., en eventuele andere dochterondernemingen die op een later tijdstip worden opgericht. Toegang tot deze informatie is noodzakelijk voor het leveren van de service en voor de hierboven genoemde verwerking, bijvoorbeeld om klanten te helpen en op te volgen.

Ter beveiliging wordt de overdracht gecontroleerd door (verwerkingsverantwoordelijke - verwerkingsverantwoordelijke) Standaardcontractclausules tussen EcoVadis SAS (Frankrijk) en haar dochterondernemingen, als het land zelf geen adequaat beschermingsniveau hanteert. Een kopie van een dergelijke SCC kan worden aangevraagd op dpo@ecovadis.com

Gegevensoverdracht tussen beoordeelde en verzoekende klanten

Om het beoordelingsproces voor duurzaamheid en CO₂ te vergemakkelijken, de transparantie en communicatie te verbeteren en corrigerende maatregelen te beheren, worden persoonlijke contactgegevens als volgt tussen de deelnemers gedeeld:

  • Gegevens van beoordeelde bedrijven Contactgegevens worden overgedragen aan verzoekende klanten (gevestigd buiten de EER) wanneer ze de resultaten of scorecarden op het gebied van duurzaamheid en CO₂-uitstoot aanvragen of bekijken.
  • Gegevens van aanvragende bedrijven: Contactgegevens worden overgedragen aan beoordeelde bedrijven (gevestigd buiten de EER) tijdens beoordelingsaanvragen en het delen van scorecarden.
  • Dienstverlening aan de gemeenschap: Bij het gebruik van communityfuncties kunnen gebruikers wereldwijd gegevens delen met andere verzoekende en beoordeelde deelnemers om directe communicatie mogelijk te maken.

Al deze overdrachten worden beheerst door de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de ene naar de andere controller. Deze overeenkomsten garanderen een adequaat niveau van gegevensbescherming en zijn opgenomen in onze voorwaarden met beide partijen:

Standaardcontractbepalingen voor beoordeelde bedrijven: https://resources.ecovadis.com/legal-terms-conditions/standard-contractual-clauses-for-rated-companies-as-importers

Derden (leveranciers)
Voor de verwerking maakt EcoVadis gebruik van leveranciers (verwerkers) die buiten de EER zijn gevestigd. EcoVadis (Gegevensbeheerder - Gegevensverwerker) heeft standaard contractuele clausules ondertekend. Ga voor meer informatie naar de AVG-sectie in ons Trust Center: https://www.ecovadis.com/nl/trust-center/#IS

Rechten op het gebied van gegevensbescherming
U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te wissen, de verwerking van uw gegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken door contact met ons op te nemen. Meer informatie over gegevensbescherming vindt u op onze website: https://ecovadis.com/trust-center/data-privacy/

Mocht uw zich zorgen maken over de bescherming van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten inzake gegevensbescherming, dan kunt uw contact met ons opnemen via de onderstaande informatie.

EcoVadis SAS
Functionaris voor gegevensbescherming
43 avenue de la Grande Armée
75116 Parijs, Frankrijk
Email: dpo@ecovadis.com

Verder heeft uw het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Parijs, Frankrijk, indien u van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens die op uw betrekking hebben, in strijd is met de verordening.