Wat zijn documenten van externe partijen?
EcoVadis definieert documentatie van externe partijen als documentatie die gemaakt of uitgegeven is door een externe partij die niet gelieerd is aan de beoordelingsscope. Documentatie van zusterbedrijven, dochterondernemingen en moedermaatschappijen is geen externe partij.
Typische documentatie van externe partijen kan het volgende omvatten:
- Collectieve arbeidsovereenkomsten
- Facturen voor aangeschafte apparatuur (zoals energiebesparende upgrades) of servicecontracten (bijvoorbeeld recyclingdiensten)
- Wettelijk verplichte documenten (EHS-rapporten, personeelsrapporten, loonkloofrapporten, milieutests of risicomanagementrapporten, enz.)
- Uitbesteed trainingmateriaal en certificaten
Hoe verzend ik documenten van externe partijen?
Net als bij alle andere documenttypes moet elk document van een externe partij voldoen aan de geschiktheidsnormen voor documenten die worden beschreven in de EcoVadis Documentengids:
Relevant
- Relevant voor de corresponderende beoordelingsscope, met vermelding van de bedrijfsnaam.
-
Gerelateerd aan een of meer van de criteria voor EcoVadis assessments.
Up-to-date
- Niet ouder dan acht jaar in het geval van documenten over beleid en maatregelen.
-
Documenten over resultaten/KPI-rapportage (geldt voor zowel huidige als oudere beoordelingsdocumenten) mogen niet ouder zijn dan twee jaar.
Geloofwaardig
- Formeel en volledig geïntegreerd in het duurzaamheidsmanagementsysteem van het bedrijf.
- Authentiek, reeds bestaand en volledig. We accepteren geen documenten die enkel ten behoeve van het EcoVadis Assessment zijn opgesteld.
Aangezien documenten van externe partijen niet door uw bedrijf worden uitgegeven, hebben ze mogelijk niet uw bedrijfsnaam of logo. U kunt aan de toelatingscriteria voor documenten voldoen door de onderstaande richtlijnen te volgen om ervoor te zorgen dat er aanvullende informatie is die een document van een externe partij met het beoordeelde scope identificeert:
-
Een aanwezigheidscertificaat voor een training van een externe partij kan worden toegevoegd aan een intern opleidingsplan voor werknemers of als uitnodiging voor de cursus per e-mail worden verzonden.
-
Als uw bedrijf gebruik maakt van de diensten van een externe recyclingleverancier, kunt u het contract of de overeenkomst met de dienstverlener bij hun brochure voegen (in de brochure worden de diensten beschreven).
- Als uw bedrijf nieuwe, energiezuinigere apparatuur heeft gekocht, kunt u de aankoopfactuur met uw bedrijfsnaam bij de productbrochure voegen.
U kunt ook Hoe te voldoen aan de documentenlimiet en het verzenden van gecombineerde documenten te vermijden raadplegen voor meer informatie over gecombineerde documenten en prioritering van documenten.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.