Wat is de scope van de beoordeling?

De scope verwijst naar de juridische entiteit of entiteiten van het bedrijf dat een EcoVadis Assessment ondergaat. De mogelijke beoordelingsscopes zijn:

• Groep;

• Entiteit;

• Locatie.

Belangrijke definities

GROEP

• Een beoordeling van een GROEP wordt beschouwd als een bedrijf (legale entiteit) met dochterondernemingen of

• Een dochteronderneming* (legale entiteit) die dochterondernemingen heeft (deel van een groep) en die een bovenliggende moedermaatschappij heeft;

• Wanneer de beoordeling van de GROEP is uitgevoerd, zullen al haar nationale en buitenlandse dochterondernemingen in de EcoVadis assessment worden opgenomen.

ENTITEIT

• Een beoordeling van een ENTITEIT wordt beschouwd als een bedrijf (legale entiteit) zonder dochterondernemingen. Het kan een bedrijf met één locatie zijn, of een op zichzelf staand bedrijf met 1 of meer locaties die geen verschillende namen van rechtspersonen (Legal Entity Names - LEN) hebben, of

• een dochteronderneming van een groep zonder dochterondernemingen daaronder.

LOCATIE

1. Een locatie of faciliteit van een legale entiteit. Deze locatie heeft geen individuele legale entiteit (LEN) en de voor de EcoVadis LEN wordt gebruikt gemaakt van een achtervoegsel: (Locatie van XYZ) voor dit type locaties. Bovendien zal een site de LEN van zijn "moedermaatschappij" gebruiken, met het achtervoegsel (Locatie van XYZ) op naam van zijn EcoVadis legale entiteit.

*Dochteronderneming:

Een dochteronderneming is een bedrijf (met een legale entiteitsnaam/bedrijfsregistratienummer) dat bij een ander bedrijf hoort, waarnaar gewoonlijk verwezen wordt als de moedermaatschappij of de holding.

Criteria waaraan een scope moet voldoen om beoordeeld te kunnen worden

Om een scope voor beoordeling in aanmerking te laten komen, moet aan twee belangrijke criteria worden voldaan:

1. Er moet een relevant niveau van beoordelingsscope zijn in termen van duurzaamheidsrisico's, en dat hangt af van de activiteit van het bedrijf.

2. Het moet een legale entiteitsnaam hebben of activiteiten ontplooien onder de legale entiteitsnaam van de directe moedermaatschappij.

De legale entiteitsnaam (LEN) is de naam waaronder een bedrijf wettelijk geregistreerd is en zijn activiteiten uitoefent in het land waar het actief is.

EcoVadis raadt aan om de scope te beoordelen die het meest relevant is voor de relatie tussen uw bedrijf en uw handelspartners. Hierdoor kunnen duurzaamheidsrisico's gerichter worden beheerd en kunnen de prestaties beter worden beoordeeld. Veel zaken die impact hebben op de duurzaamheid (bijvoorbeeld rechten met betrekking tot het milieu, rechten van werknemers en mensenrechten) zijn dikwijls operationeel gebonden aan specifieke vestigingen of aan een groep van vestigingen in een bepaald land of een bepaalde regio.

Om deze reden bieden beoordelingen die op entiteitsniveau worden uitgevoerd een veel beter beeld van de praktijk en mogelijke verbeterpunten. Hierdoor kan er ook beter worden samengewerkt door lokale teams om specifieke correctieve acties uit te voeren. Bij bedrijven waar er een groepsbreed programma is voor duurzaamheidsbeheer, bieden beoordelingen op vestigingsniveau meer inzicht en kan het programma beter worden beheerd in de gehele organisatie.

Hoe worden joint ventures bij een beoordeling meegewogen?

Indien een bedrijf een joint venture is, is het minimumpercentage van het aandelenbezit om als een dochteronderneming te worden beschouwd ten minste 50%.

Typen beoordelingsscopes die in EcoVadis niet zijn toegestaan

Er zijn verschillende typen organisatie- en operationele structuren die NIET zijn toegestaan:

• Conglomeraten (bv. groepen die een aantal divisies aanbieden die qua activiteit verschillen). Uitzonderingen worden hier uitgelegd.

• Bedrijfseenheden of afdelingen zonder naam legale entiteit;

• Puur commerciële entiteiten in productiegroepen (bv. verkoopkantoren, handelsagenten en marketingentiteiten).*1

• Holdings voor financiële investeringen (bv. investeringsfondsen met een legale entiteitsnaam)*2

• Productnamen, commerciële merken en merknamen;

• Non-profits, NGO's*3, academische instellingen/universiteiten of staats/gouvernementele organisaties (behalve die welke een overeenkomstige legale entiteitsnaam hebben).

*1 Commerciële entiteiten:

Een zuiver commerciële entiteit is een dochteronderneming die zich bezighoudt met niet-operationele activiteiten, waaronder (maar niet beperkt tot): handel, merchandising, verkoop. Niet-operationele activiteiten zijn activiteiten die sterk verschillen van die van de hoofdactiviteit van het bedrijf en die over het algemeen een niet-significant duurzaamheidsrisico inhouden.

Volgens de methodologie van EcoVadis kunnen verkoop/commerciële entiteiten, wanneer zij deel uitmaken van een grotere groep die aan productie doet, niet als een zelfstandige entiteit worden beoordeeld.* Dat komt omdat de duurzaamheidsrisico's die aan hun specifieke activiteiten verbonden zijn, veel kleiner zijn dan de eigenlijke productieactiviteiten van de groep. Met andere woorden, de zuiver commerciële entiteit van een productiebedrijf vormt geen echt duurzaamheidsrisico in vergelijking met het risico dat verbonden is aan de groep.

EcoVadis heeft voor deze methodologie gekozen omdat anders alle duurzaamheidsrisico's van de activiteiten van de groep zouden worden uitgesloten en het risico zou bestaan dat de klanten de prestaties verkeerd interpreteren.

Let op: bij een groepsbeoordeling zullen de prestaties van alle dochterondernemingen aan bod komen. Met andere woorden, de locatiegebonden risico's van de commerciële/verkoopeenheid zullen worden behandeld in de vragenlijst die betrekking heeft op de productieactiviteit, aangezien deze beoordelingen een breder scala van vragen bestrijken die zowel de productie- als de verkoopactiviteiten weerspiegelen. Deze subgroep van vragen zou anders zijn indien de locaties in feite geen commerciële/verkoopentiteiten waren.

* We kunnen distributeurs/groothandelaars op het niveau van de dochteronderneming beoordelen als zij hun goederen bij een derde inkopen (ongeacht of zij OOK goederen verkopen die binnen de bedrijfsgroep geproduceerd zijn), aangezien deze inkoop nieuwe duurzaamheidsrisico's met zich meebrengt.

*2 Holdings:

We kunnen holdings beoordelen wanneer zij de uiteindelijke legale entiteitsnaam zijn boven de activiteiten van de groep.

*3 NGO's:

In gevallen waarin een NGO wel een legale entiteitsnaam (LEN) heeft, een commerciële activiteit (met bijbehorend duurzaamheidsrisico), en het bedrijf winst maakt, kunnen wij tot beoordeling overgaan.