EcoVadis Assessment-vragenlijsten worden aangepast aan elk bedrijf, afhankelijk van de sector, locatie en omvang, ook aan zeer kleine bedrijven met maximaal 25 medewerkers. Gemiddeld genomen worden aan verschillende kleine bedrijven tien vragen gesteld. Sommige managementindicatoren zoals onderschrijvingen (bv. UNGC) en dekking zijn niet van toepassing. Dit garandeert dat alleen kwesties die relevant zijn voor het bedrijf in overweging worden genomen.
Ondersteunende documenten zijn essentieel voor de analyse van de duurzaamheidsprestaties van uw bedrijf. Wij begrijpen dat kleinere bedrijven een minder ontwikkeld duurzaamheidsmanagementsysteem hebben dan grotere bedrijven en dat ze mogelijk over minder formele documenten beschikken. Daarom staan wij meer flexibiliteit toe en staan wij open voor niet-geformaliseerde ondersteunende documenten voor zeer kleine bedrijven. Vergeet echter niet dat de documenten recent, relevant en volledig moeten zijn en betrekking moeten hebben op de overeenkomstige scope van de beoordeling.
- Welk soort ondersteunende documenten kan ik verstrekken?
- Concrete voorbeelden van documenten voor zeer kleine bedrijven (XS)
- Voorbeelden van aanvaardbare en niet-aanvaardbare documenten
Welk soort ondersteunende documenten kan ik verstrekken?
U mag ons alle formele documenten aanleveren die een goed beeld vormen van het duurzaamheidsmanagementsysteem van het bedrijf en die uw antwoorden in de vragenlijst ondersteunen.
Hier volgen enkele voorbeelden van documenten die kunnen worden verstrekt (alleen ter illustratie): procedures voor duurzaamheidsmanagement, duurzaamheidsverslagen, sociale-auditrapporten, VGM-beleid, ethische gedragscode/gedragscode, personeelshandboeken, certificaten (o.a. ISO 14001, ISO 45001), UNGC-mededeling over vooruitgang, jaarverslagen met een geïntegreerd duurzaamheidsgedeelte.
Alle documenten moeten:
- Relevant en volledig zijn, en gerelateerd zijn aan de overeenkomstige scope van de beoordeling;
- In een van deze formaten zijn: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, .HTML, .png en .jpeg. Opmerking: voor 'Upload een nieuw document' kan het bestandstype 'Adobe Acrobat -document' problemen opleveren bij het uploaden. Sla in dit geval het document op als PDF om het te uploaden;
Opmerking: geef voor 'Upload een nieuwe link' alleen links naar de webpagina, geen documenten. De pagina wordt vastgelegd en als PDF naar uw Documentenbibliotheek ge-upload. Daarbij wordt alleen de specifieke webpagina die onder de link beschikbaar is, vastgelegd, niet de hele website. Zorg ervoor dat de link geldig is en begint met http:// of https://.; - kleiner is dan 30 MB;
- regelmatig wordt beoordeeld. Er geldt een geldigheidsperiode van acht jaar voor zowel beleidsregels als acties, en twee jaar voor KPI-rapportage;
- Tekstformaat: als je documenten niet in het Engels, Frans, Spaans, Duits, Chinees of Japans zijn, stuur ze dan gecodeerd als tekst, niet als afbeelding.
EcoVadis weegt het volgende niet mee:
- Documenten (toezeggingen, acties of rapportage) die alleen zijn gemaakt om aan de EcoVadis-vragenlijst te voldoen, worden niet geaccepteerd;
- Doelstellingen, acties of rapportage die zijn gekopieerd van een andere organisatie of online bronnen zonder redelijk bewijs en zekerheid van implementatie;
- Informele documentatie (bijv. zonder de naam of het logo van het bedrijf, zonder de datum van uitgifte of beoordeling, foto's, enz.)
- Bewijs moet worden gepresenteerd in de vorm van ingesloten documenten/weblinks (d.w.z. bewijs moet direct in het document worden getoond); Analisten downloaden niet handmatig aanvullende documentatie van dergelijke koppelingen;
- Bewijsmateriaal dat geen verband houdt met de 21 EcoVadis duurzaamheidscriteria.
Voor meer informatie en voorbeelden van documenten die verstrekt kunnen worden, kunt u onze documentengids downloaden of meer informatie over de scope van beoordeling bekijken.
Concrete voorbeelden van documenten voor zeer kleine bedrijven (XS)
U mag ons alle formele documenten aanleveren die een goed beeld vormen van het duurzaamheidsmanagementsysteem van het bedrijf en die uw antwoorden in de vragenlijst ondersteunen. Voorbeelden van aanvaardbare documenten voor de belangrijkste thema's (Beleid, Maatregelen en Rapportage) zijn:
Beleid
Beleidsdocumenten tonen aan dat uw bedrijf zich inzet om risico's met betrekking tot uw belangrijkste duurzaamheidskwesties te beperken. Dit kunnendoelen (x bereiken binnen een bepaalde deadline) en schriftelijke toezeggingen/principes/doelstellingen (een verbintenisverklaring met betrekking tot duurzaamheidskwesties) zijn.
- Een brief ondertekend door de CEO waaruit blijkt dat het bedrijf toezeggingen heeft gedaan op het gebied van belangrijke duurzaamheidskwesties, die intern of extern gebruikt wordt om de toezeggingen van het bedrijf te communiceren. De belangrijkste duurzaamheidskwesties kunt u terugvinden in het Sectorrisico's-profiel.
- Actieplannen of stappenplannen voor bepaalde toezeggingen op het gebied van duurzaamheid, waaronder een lijst van maatregelen die geïmplementeerd zullen worden (bv. de jaarplanning op het gebied van de gezondheid en veiligheid) bedoeld voor de interne planning.
Maatregelen
Documenten over maatregelen/acties zouden concrete acties moeten tonen die uw bedrijf momenteel implementeert in de dagelijkse bedrijfsvoering.
- Facturen die aantonen dat de actie is uitgevoerd (bv. een factuur die aantoont dat uw bedrijf energiezuinige apparatuur heeft aangeschaft enz.)
- Trainingsdocumenten waaruit blijkt dat maatregelen gecommuniceerd en ingevoerd zijn. Dit kunnen onder meer opleidingslogboeken ,checklists of opleidingsmaterialen (slides enz.) zijn.
- E-mails waaruit blijkt dat de maatregelen ingevoerd zijn (bv. correspondentie met leveranciers over sociale en milieuverwachtingen)
Rapportage
Rapportagedocumenten die aantonen dat uw bedrijf KPI's bewaakt die betrekking hebben op uw cruciale duurzaamheidskwesties binnen het bedrijf. Rapportagedocumenten mogen maximaal twee kalenderjaren oud zijn en moeten minstens één jaar informatie bevatten.
Milieu
- De gebruikte hulpbronnen (bv. afval, water, energie [elektriciteit gas, olie]) met aantallen en een rapportagejaar/-periode (2020, 2019-2022 enz.).
- Wanneer het lastig is om de daadwerkelijke emissie-informatie te verkrijgen, voldoet een schatting, mits deze duidelijk wordt uitgelegd (bv. de consumptie van water of elektriciteit kan geschat worden op basis van het totale verbruik van alle onderverdeelde gebouwen of gehuurde/geleasede kantoorgebouwen).
- Emissie-informatie die uit facturen en contracten gehaald kan worden. Deze informatie moet in formele documenten staan.
Arbeids- en Mensenrechten
- Onderwerpen die bewaakt worden (bv. het aantal ongevallen, uitgevoerde trainingen) met aantallen(Aantal of percentage) en rapportagejaar (2020, 2019-2022 enz.).
Opmerking: Houd er rekening mee dat het verstrekken van uitsluitend rekeningen (bv. energierekeningen, waterrekeningen) geen aanvaardbaar bewijs is voor Rapportage. De Rapportage-indicator beoordeelt niet alleen de beschikbaarheid van informatie, maar ook het actief bewaken en benchmarken van de voortgang voor alle KPI's binnen elk thema.
Voorbeelden van aanvaarde documenten zijn:
- Bewijs van opleiding van het personeel;
- Interne e-mails over training m.b.t. de betrokkenheid van het personeel;
- Facturen voor de afname van producten/diensten met eco-label voor geïmplementeerde maatregelen;
- Beleid voor bedrijfsethiek;
- Interne milieudashboards;
- Excel-werkblad met personeelsgegevens, bv. KPI's met betrekking tot personeelsopleidingen;
- Interne management presentatie;
- risicobeoordelingsdocumenten.
Voorbeelden van niet-aanvaardbare documenten zijn:
- Facturen van nutsbedrijven van derden voor rapportagedoeleinden;
- Geïmproviseerde eigen verklaringen;
- Beschrijving van maatregelen die zonder solide bewijs gewoon als uitgevoerd worden verklaard;
- Foto's;
- Brochures over filantropie;
- Documenten van uw klanten, leveranciers over zakenpartners;
- Vergunningen om een bedrijfsactiviteit uit te oefenen volgens de wettelijke voorschriften;
- Andere door een lokale autoriteit uitgevaardigde wettelijke nalevingsdocumenten.
Raadpleeg onze Gids voor zeer kleine bedrijven (XS). Deze omvat een overzicht van onze methodologie en richtlijnen voor ondersteunende documenten.
Lees meer over de indeling en geldigheidsperiode van de ondersteunende documenten.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.