Wat voor ondersteunende documenten kan ik voorleggen als ik een zeer klein bedrijf (XS) run?

EcoVadis Assessment-vragenlijsten worden aangepast aan elk bedrijf, afhankelijk van de sector, locatie en omvang, ook aan zeer kleine bedrijven (XS) met maximaal 25 medewerkers. Gemiddeld worden 10 vragen gesteld aan zeer kleine bedrijven (XS). Sommige managementindicatoren zoals onderschrijvingen (bv. UNGC) en dekking zijn niet van toepassing. Dit garandeert dat alleen kwesties die relevant zijn voor het bedrijf in overweging worden genomen.

Ondersteunende documenten zijn essentieel voor de analyse van de duurzaamheidsprestaties van uw bedrijf. Wij begrijpen dat kleinere bedrijven een minder ontwikkeld duurzaamheidsmanagementsysteem hebben dan grotere bedrijven en dat ze mogelijk over minder formele documenten beschikken. Daarom staan wij meer flexibiliteit toe en staan wij open voor niet-geformaliseerde ondersteunende documenten voor zeer kleine bedrijven (XS). Vergeet echter niet dat de documenten recent, relevant en volledig moeten zijn en betrekking moeten hebben op de overeenkomstige scope van de beoordeling.

Voorbeelden van aanvaarde documenten zijn:

• Bewijs van opleiding van het personeel;
• Interne e-mails over training m.b.t. de betrokkenheid van het personeel;
• Facturen voor de aankoop van producten met een eco-label voor geïmplementeerde maatregelen;
• Beleid voor bedrijfsethiek;
• Interne milieudashboards;
• Excel-werkblad met personeelsgegevens, bv. KPI's met betrekking tot personeelsopleidingen;
• Interne management presentatie;
• risicobeoordelingsdocumenten.

Voorbeelden van niet-aanvaarde documenten zijn:

• Facturen van nutsbedrijven van derden voor rapportagedoeleinden;
• Geïmproviseerde eigen verklaringen;
• Beschrijving van maatregelen die zonder solide bewijs gewoon als uitgevoerd worden verklaard;
• Foto's;
• Brochures over filantropie;
• Documenten van uw klanten, leveranciers over zakenpartners;
• Vergunningen om een bedrijfsactiviteit uit te oefenen volgens de wettelijke voorschriften;
• Andere door een lokale autoriteit uitgevaardigde wettelijke nalevingsdocumenten.

Lees meer over de  vorm en de geldigheidsperiode van de ondersteunende documenten.