Machineleesbare documenten voorbereiden voor uw EcoVadis Assessment

Om de consistentie en schaalbaarheid van de diensten voor EcoVadis Ratings te waarborgen, moeten documenten die tijdens de beoordeling worden verstrekt machineleesbaar zijn om tijdens het beoordelingsproces volledig in aanmerking te worden genomen. Dit zorgt voor een nauwkeurige en efficiënte extractie en vertaling van informatie, wat cruciaal is voor een uitgebreide beoordeling. Documenten die niet machineleesbaar zijn, worden mogelijk niet volledig vertaald. Dit kan leiden tot vertragingen of kan zorgen voor ontbrekende informatie in uw beoordeling.

Waarom worden sommige documenten niet vertaald?

EcoVadis gebruikt geautomatiseerde OCR (Optical Character Recognition) om tekst uit ingediende documenten te extraheren en te vertalen. In sommige gevallen kan het systeem een bestand niet verwerken als het document niet machineleesbaar is. Dit gebeurt meestal in de volgende gevallen:

• Het document is een gescande afbeelding, schermafbeelding of foto
• De inhoud bevat handgeschreven tekst
• Het bestand is versleuteld, beschadigd of beveiligd met een wachtwoord
• De tekst is ingesloten in een afbeelding in plaats van in een digitale indeling te zijn getypt

Als OCR de benodigde inhoud niet kan extraheren, wordt het document gemarkeerd als "Onleesbaar" en kan het niet worden vertaald. Het is mogelijk dat deze documenten niet volledig worden meegenomen tijdens de beoordeling, tenzij de relevante informatie elders zichtbaar is.

Wat verandert er?

Voorheen konden sommige niet-leesbare documenten een extra verwerkingsproces ondergaan. Vanaf nu:

• Alleen documenten die voldoen aan geautomatiseerde OCR-criteria worden vertaald en beoordeeld

Hoe zorgt u ervoor dat de documenten worden vertaald en beoordeeld?

Volg deze richtlijnen bij het voorbereiden van uw bestanden om vertragingen of ontbrekende informatie te voorkomen:

• Dien documenten in machineleesbare indelingen in, waarbij de tekst kan worden geselecteerd of gekopieerd
• Exporteer documenten direct vanuit Word, Excel of uw interne systemen (bijv. ERP, HR, boekhoudtools)
• Vermijd het uploaden van gescande afbeeldingen, schermafbeeldingen of foto's van documenten en handgeschreven formulieren
• Zorg ervoor dat documenten niet versleuteld, vergrendeld of beschadigd zijn