Hoe kunt u vragen en klachten indienen?

Om de integriteit en kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen, biedt EcoVadis een formeel en transparant mechanisme waarmee gebruikers vragen en klachten kunnen indienen over onze duurzaamheidsbeoordelingen en bedrijfsoplossingen. Ons proces is zo opgezet dat het consistent, eerlijk en nauwkeurig is en aan externe toezeggingen voldoet, zoals die uit Verordening (EU) nr. 2024/3005 betreffende de transparantie en integriteit van ESG-beoordelingsactiviteiten.

Wat is het verschil tussen vragen en klachten?

Afhankelijk van uw relatie met EcoVadis en de aard van uw vraag, kunt u via de onderstaande kanalen contact met ons opnemen:

Inzicht in de communicatiekanalen

Speciaal kanaal Voor wie is dit bedoeld? Wat valt hieronder?
Vraag Beoordeelde entiteiten met een actief abonnement Producten, diensten, beoordelingsprocessen of methodologieën.
Klacht Entiteiten met een blijvend meningsverschil met EcoVadis Belangrijke problemen of ernstige meningsverschillen met betrekking tot ESG-beoordelingen, klantervaring of betalingen.

Wanneer moet ik deze kanalen gebruiken?

Voordat u contact met ons opneemt, raden wij u aan onze materialen voor openbaarmaking te raadplegen om uw probleem direct op te lossen. Hieronder hebben we een aantal belangrijke bronnen voor u geselecteerd: 

EcoVadis Help Center 
Bevat richtlijnen over documentlimieten, hoe u uw scorecard moet interpreteren en updates van de methodologie. Wij raden de volgende artikelen aan:

Handige bronnen van EcoVadis

Deze documenten zijn rechtstreeks toegankelijk via het platform van de actieve gebruiker en geven uitleg over de principes van scoretoekenning en de richtlijnen voor documenten. We raden de volgende aan om mee te beginnen:

Als u bent beoordeeld door EcoVadis of een actief abonnement hebt, kunt u deze stappen volgen om de antwoorden te krijgen die u nodig hebt: 

  • Stap 1: Vraag het aan Lumi, onze digitale assistent!

  • Stap 2: Stel ons een vraag

  • Stap 3: Als stappen 1 en 2 niet naar wens verlopen, kunt u een klacht indienen*.

*Als eerste stap raden we altijd aan om een vraag te stellen via het daarvoor bestemde kanaal via ons Help Center of contact op te nemen met uw toegewezen Account Manager, als die is toegewezen. Uw case wordt doorgestuurd naar ons Customer Care Team dat de afhandeling zal coördineren op basis van het onderwerp dat u wilt aankaarten. Mocht het antwoord dat u van onze teams op een vraag krijgt niet naar wens is, dan kunt u een klacht indienen via het daarvoor bestemde kanaal via ons Help Center. 

Om de afhandeling van aanvragen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat u tijdig antwoord krijgt, kunt u uw vragen het beste in één aanvraag samenvoegen. 

Raadpleeg dit Scorecard Question Slide Deck voor begeleiding bij het indienen.

Wat valt onder een klacht?

Een ‘klacht’ is de officiële manier waarop u ons kunt laten weten dat u te maken heeft gehad met een ernstig probleem of een hardnekkig meningsverschil met betrekking tot de toekenning van uw EcoVadis ESG-beoordeling of bijbehorende diensten.

U kunt een klacht indienen over de volgende zaken:

  • Onze producten of oplossingen (wat wij aanbieden).
  • Onze beoordelingsprocedures (hoe we te werk gaan).
  • Onze methodologieën (waarom we dingen op een bepaalde manier doen).

U kunt op elk moment tijdens de looptijd van uw abonnement een klacht indienen.

Voorwaarden voor inzending

EcoVadis stelt alleen een onderzoek in als een klacht relevant, geloofwaardig en concreet is.

Om ervoor te zorgen dat de kwestie tijdig wordt opgelost, raden wij alle indieners van klachten aan de volgende stappen te nemen voordat zij een formele klacht indienen:

  • Onderzoek en stel vragen: We gaan ervan uit dat u de kwestie al eerder aan de orde hebt gesteld en om opheldering hebt gevraagd via het daarvoor bestemde kanaal via ons Help Centerof dat u contact hebt opgenomen met uw toegewezen Account Manager, als die is toegewezen.

  • Controleer de methodologie: Indieners van klachten wordt aangeraden ons Help Center te raadplegen voor meer informatie over de methodologie van EcoVadis, zodat de klacht op feiten berust, relevant en concreet is.

Kanaal voor het indienen van klachten

Als u vindt dat onze openbare materialen voor openbaarmaking of onze specifieke antwoorden op uw vragen onvoldoende zijn, kunt u een klacht indienen via het Help Center. Uw case wordt doorgestuurd naar ons Customer Care Team dat de afhandeling zal coördineren op basis van het onderwerp dat u wilt aankaarten. 

Gedragscode voor alle communicatie

Wij stellen alle feedback op prijs. Om een constructieve en respectvolle dialoog te waarborgen, verwachten wij dat alle communicatie in overeenstemming is met de Gedragscode voor externe professionals. Het is belangrijk om rekening te houden met het volgende:

  • Wees concreet: EcoVadis behandelt uitsluitend klachten die relevant, geloofwaardig en concreet zijn. Algemene ontevredenheid zonder concrete details wordt als een onvolledige indiening beschouwd en kan worden doorgestuurd, wat tot vertraging bij de afhandeling kan leiden. 

  • Professionaliteit: Respectloze of beledigende communicatie wordt niet getolereerd. Bovendien moeten alle bezwaarmakers zich houden aan het officiële Klachtenbeleid. 

  • Alleen officiële kanalen: Het is verboden om over deze kwesties rechtstreeks contact op te nemen met leidinggevenden of personen die daartoe niet zijn bevoegd.