Hoe moeten aanvragende bedrijven hun handelspartners ondersteunen tijdens de beoordeling?

Om een naadloos beoordelingsproces te bevorderen, heeft de contactpersoon bij het aanvragende bedrijf dat het programma voor duurzame inkoop beheert, doorgaans vier belangrijke verwachte acties. Deze zijn: 

1. Correcte verplichte informatie verstrekken over de handelspartners die voor de beoordeling worden uitgenodigd
   • Voor een effectieve onboarding van leveranciers vragen we u de volgende nauwkeurige informatie over het uitgenodigde bedrijf te verstrekken
     1. Volledige naam van de contactpersoon
     2. Telefoonnummer
     3. E-mailadres
     4. Functietitel 
   • We vragen u ook om gegevens bij te werken over de juiste contactpersoon van de aanvrager binnen uw organisatie die de verantwoordelijkheid voor die leverancier draagt. 

Deze informatie helpt ons om het bedrijf te betrekken bij het beoordelingsproces en de nodige hulp te bieden in elke fase van het beoordelingstraject. Dit zorgt ook voor een snelle aanmelding van de handelspartner op het EcoVadis platform. 

2. Uw handelspartners informeren voordat u het beoordelingsverzoek verstuurt. 
   • Uw handelspartners vooraf informeren dat EcoVadis contact met hen zal opnemen met het verzoek om zich op uw platform te registreren en de beoordelingsvragenlijst te starten, is een van de belangrijkste succesfactoren voor het verhogen van de algehele respons op de campagne.
   • Wij raden u aan om uw inkopers of account managers uw handelspartners te laten informeren over uw initiatief voor Duurzame Inkoop, uw doelstellingen en de rol die EcoVadis als externe partner heeft bij het uitvoeren van de beoordeling namens u. 
     
     
3. De voortgang van de beoordeling van uw handelspartners bewaken en reageren op verzoeken om hulp van zowel uw handelspartners als het EcoVadis Network Growth Team.
   • Af en toe hebben we uw steun en snelle actie nodig in een van de volgende scenario’s
     1. Uw handelspartner wil niet deelnemen of vraagt om uw bevestiging voor deelname
     2. Uw handelspartner verzoekt ons om de scope van hun beoordeling te wijzigen
     3. Het telefoonnummer van uw handelspartners is onjuist of de e-mails worden teruggestuurd
     4. Uw handelspartner heeft al verschillende deadlines gemist, ondanks de inspanningen van ons Network Growth Team om hen in te schakelen. In dit geval hebben we u nodig om rechtstreeks contact op te nemen met uw handelspartner.
        
        
4. De EcoVadis-duurzaamheidsscorecards bekijken zodra deze zijn gepubliceerd
   • Indieners van beoordelingen moeten regelmatig de scorecards van hun handelspartners herzien om de resultaten te vergelijken met hun algemene doelstellingen op het gebied van duurzame inkoop, om verbeterpunten vast te stellen en met de handelspartner samen te werken via het instrument voor het correctief actieplan.