Zo gebruikt u de functionaliteit Correctief actieplan

Uw EcoVadis-duurzaamheidsscorecard en carbon scorecard weerspiegelen de prestaties van uw bedrijf op het moment van publicatie. Ze tonen ook verbeterpunten die uw bedrijf moet aanpakken.

Om de verbeteringsinspanningen van uw bedrijf te ondersteunen, biedt EcoVadis alle beoordeelde bedrijven toegang tot de functionaliteit Correctief actieplan. Met deze tool kunt u:

• Online verbeterplannen ontwikkelen
• Geplande en voltooide correctieve acties met uw handelspartners delen
• Feedback van handelspartners ontvangen

Afhankelijk van uw abonnementsniveau en beschikbare scorecards, kunt u correctieve acties nemen op basis van duurzaamheid en CO₂-gerelateerde verbeterpunten. De informatie die u in uw correctieve actieplan opneemt, is zichtbaar voor uw handelspartners. EcoVadis beoordeelt deze informatie echter niet en deze heeft geen invloed op uw huidige scorecards. Uw scorecards kunnen alleen worden bijgewerkt als uw bedrijf een herbeoordeling ondergaat.

Nuttige definities

Correctief actieplan: een speciaal gedeelte van het EcoVadis platform waar beoordeelde bedrijven hun correctieve acties beheren. Dit is de enige plek waar correctieve acties kunnen worden gevolgd en bijgewerkt.

Gebied ter verbetering van scorecards: een gebied dat tijdens een EcoVadis-beoordeling is geïdentificeerd en dat een bedrijf moet aanpakken om de duurzaamheids- of CO₂-prestaties te verbeteren. Elk gebied ter verbetering van scorecards is gekoppeld aan een of meer thema's of indicatoren en kan zowel in de duurzaamheidsscorecards als in de carbon scorecard voorkomen.

Correctieve actie: een maatregel die is genomen om een geïdentificeerd probleem aan te pakken en op te lossen. Er zijn twee soorten correctieve acties:

1. Op basis van scorecard: wanneer een scorecard wordt gepubliceerd, genereren alle verbeterpunten van de scorecard automatisch een correctieve actie Niet gestart. Beoordeelde bedrijven kunnen deze acties beheren in het correctieve actieplan.
2. Algemene verbetering: wordt gebruikt om specifieke verbeteringen aan te vragen die geen verband houden met een scorecard-verbetergebied en die elke titel, prioriteit, thema of indicator kunnen hebben. Het kan worden gemaakt door zowel aanvragende bedrijven als beoordeelde bedrijven.

Correctieve acties plannen

Niet alle correctieve acties hebben dezelfde impact op uw scorecard. Bekijk uw scorecard om te bepalen welke correctieve acties u als eerste moet aanpakken.

Duurzaamheidsscorecard

Ga naar het gedeelte Uw score visualiseren. Daar ziet u hoe elk thema en elke indicator uw score beïnvloedt, samen met de scoreschaal en elke indicator binnen een thema. Dit overzicht helpt u bij het identificeren van verbetergebieden.

In dit voorbeeld hebben de thema's Milieu en Arbeids- en Mensenrechten de grootste impact op uw score, samen met de indicatoren Beleid en Maatregelen. Een goed uitgangspunt is om u te concentreren op correctieve acties met betrekking tot deze gebieden. 

Laten we eens kijken naar het thema Milieu en de indicator Beleid. Als u het gedeelte over scorecards uitvouwt, worden de volgende verbeterpunten weergegeven:

Een van de eerste correctieve acties die moeten worden aangepakt is 'Onvolledige documentatie over milieubeleid' met hoge prioriteit. Meer informatie over de Bronnen en tools om meer inzicht te krijgen in de resultaten van uw duurzaamheidsscorecards.

Carbon scorecard

De carbon scorecard volgt een vergelijkbare aanpak, waarbij elk van de drie sterke punten en verbeterpunten een andere impact heeft op uw CO₂-managementniveau:

Aangezien het Rapportagegebied voor 50% meetelt, moet u eerst de correctieve acties met hoge prioriteit aanpakken, zoals 'Overweeg om een inventaris op bedrijfsniveau op te stellen om de BKG-emissies te monitoren in overeenstemming met het Greenhouse Gas (GHG)-protocol of andere BKG-boekhoudnormen' of 'Streef naar monitoring van BKG-emissies voor de hele scope'.

Werken aan een correctief actieplan

Zodra uw scorekaart is gepubliceerd, krijgen alle verbeterpunten voor duurzaamheid en CO₂ automatisch de status Niet gestart.

Inzicht in correctieve acties

In dit gedeelte vindt u de details van elke correctieve actie. Houd er rekening mee dat uw aanvragende bedrijven deze informatie kunnen bekijken, maar het aantal aanvragen niet.

Elke correctieve actie bevat vijf kolommen:

• Prioriteit: dit wordt gemeten aan de hand van de impact op uw scorecard op basis van elk thema en elke indicator die bij de correctieve actie hoort. Een correctieve actie met hoge prioriteit voor een thema of indicator met een hoge impact telt bijvoorbeeld zwaarder dan een correctieve actie met hoge prioriteit voor een thema of indicator met een lage impact.
• Correctieve actie: de uitleg van het verbetergebied.
• Aanvragen: het aantal aanvragende bedrijven dat u heeft gevraagd om aan deze correctieve actie te werken.
• Mijn vervaldatum: een datum die u zelf kunt bepalen. Als de vervaldatum is verstreken, wordt deze in het rood weergegeven.

• Status: geeft de voortgang aan die u heeft geboekt, zoals Niet gestart, In uitvoering, Voltooid of Gearchiveerd. U kunt de status zo vaak wijzigen als nodig is.

Als er minstens één aanvraag is van een aanvragend bedrijf om te werken aan een correctieve actie die niet is toegewezen aan Niet gestart of Gearchiveerd, wordt deze in het rood weergegeven.

Als u een correctieve actie archiveert, wordt deze automatisch verplaatst naar de lijst Gearchiveerde correctieve acties onderaan de tabel.

Inzicht in details van correctieve acties

Zodra u een correctieve actie uitvouwt, ziet u het volgende:

• Titel: dezelfde titel als de verbeterpunten voor de scorecard.
• Thema en indicator: informatie over tot welk thema en welke indicator de scorecard behoort, of het nu gaat om een duurzaamheidsscorecard, carbon scorecard of beide. Elke correctieve actie kan meer dan één thema en één indicator hebben.
• Status: geeft de voortgang aan die u heeft geboekt, zoals Niet gestart, In uitvoering, Voltooid of Gearchiveerd. U kunt de status zo vaak als nodig wijzigen door te klikken op Status bijwerken.
• Beschrijving: de meeste correctieve acties hebben een gedetailleerde uitleg over hoe een correctieve actie moet worden aangepakt, inclusief handige links en relevante EcoVadis Academy-cursussen. Houd er rekening mee dat niet alle correctieve acties dit gedeelte hebben.

Aanvragen van handelspartners

Elk van uw partners kan u aanvragen sturen voor specifieke correctieve acties. Elke handelspartner kan alleen zijn of haar eigen aanvraag zien. De handelspartner kan de aanvragen van andere bedrijven niet zien.

Een aanvraag van een handelspartner bevat:

• Naam van het bedrijf (verplicht)
• Aangevraagde vervaldatum (Optioneel): partners kunnen een deadline instellen voor het voltooien van een correctieve actie
• Bericht (optioneel): partners kunnen een bericht toevoegen aan hun aanvraag. U kunt hier ook met een handelspartner chatten door antwoorden te sturen.

Actieplan

In dit gedeelte kunt u beschrijven hoe u van plan bent een specifieke correctieve actie aan te pakken. Hoewel dit gedeelte volledig optioneel is, raden we u aan het in te vullen, zodat uw handelspartners kunnen zien welke stappen u in de toekomst gaat nemen.

• Toegewezen aan: noteer de naam van de persoon of de afdeling die is aangewezen om aan een correctieve actie te werken
• Vervaldag: vul de vervaldatum in wanneer de actie voltooid moet zijn
• Beschrijving: leg uit welke stappen u gaat ondernemen om deze correctieve actie op te lossen of waarom u heeft besloten deze niet voort te zetten

U kunt dit gedeelte alleen bewerken als de status van een correctieve actie In uitvoering is.

Documenten

In dit gedeelte kunt u nieuwe documenten uploaden die u kunnen helpen bij het uitvoeren van een bepaalde correctieve actie. Houd er rekening mee dat deze functionaliteit er anders uitziet, afhankelijk van uw abonnement.

Basisabonnement

Als u het basisabonnement heeft, kunt u documenten uploaden die aan uw documentenbibliotheek worden toegevoegd. Wel moet u ze bij de volgende herbeoordeling handmatig koppelen aan de vragenlijst.

Premiumabonnement of hoger

Als u een Premium-abonnement of hoger heeft, kunt u zien welke vraag uit de vragenlijst betrekking heeft op uw correctieve actie, inclusief een lijst met mogelijke antwoordstatussen en een overzicht van welke documenten zijn afgewezen en waarom.

U kunt ook nieuwe documenten uploaden en deze koppelen aan een specifiek antwoord. Dit document wordt toegevoegd aan uw documentbibliotheek en wordt gebruikt bij uw volgende herbeoordeling.

Privacy van documenten

Wanneer u een nieuw document toevoegt, kunt u instellen met wie het wordt gedeeld. Het is standaard ingesteld op privé, maar u kunt het ook zichtbaar maken voor uw handelspartners.

Als u de instellingen voor het delen van geüploade documenten wilt wijzigen, gaat u naar uw documentbibliotheek op het tabblad Documenten naast het correctief actieplan.

Zo begint u met het aanpakken van een correctieve actie

1. Kies welke correctieve actie u wilt aanpakken
2. Wijzig de status naar In uitvoering
3. Voeg een beschrijving en een vervaldatum toe in het Actieplan. Dit is optioneel, maar we raden u aan om dit in te vullen, zodat uw handelspartners kunnen zien welke stappen u in de toekomst gaat nemen.
4. Upload nieuwe documenten die worden vermeld in de details van de correctieve actie
5. Wijzig de status naar Voltooid

Uw handelspartners kunnen uw voortgang zien, met uitzondering van de documenten die u heeft geüpload en die als 'Privé' zijn gemarkeerd.

Uw correctieve actieplan exporteren

Als u een Premium-abonnement of hoger heeft, kunt u een Excel-versie van uw correctieve actieplan exporteren door te klikken op de knop Exporteren rechtsboven.

De export bevat een overzicht van alle correctieve acties in uw correctieve actieplan op basis van de filters die u heeft toegepast. Als bijvoorbeeld het filter 'Hoge prioriteit' is ingeschakeld, worden alleen de correctieve acties met hoge prioriteit geëxporteerd.

Houd er rekening mee dat de export alleen voor leesdoeleinden is. Om uw correctieve actieplan te bewerken, moet u het platform zelf gebruiken. 

Algemene verbetering

Door algemene verbeteringen aan te vragen, kunt u aangepaste correctieve acties maken.

Daar kunt u een aangepaste correctieve actie voor duurzaamheid maken en deze een titel, prioriteit, thema en indicator geven, details toevoegen en documenten uploaden. Houd er rekening mee dat deze correctieve actie zichtbaar is voor al uw handelspartners.

Meer tips en strategieën

Verander de status naar In uitvoering zodra u eraan begint te werken

Zelfs als u bezig bent met het verzamelen van documentatie, moet u de status van uw correctieve actie wijzigen naar In uitvoering. Op die manier weten uw handelspartners dat u het probleem al aan het aanpakken bent en actief werkt aan verbetering.

Archiveer correctieve acties die u niet van plan bent aan te pakken

Als er correctieve acties zijn die u niet wilt aanpakken, stelt u deze in op Gearchiveerd. Wanneer u een correctieve actie weergeeft als Niet gestart, kan dit erop duiden dat u van plan bent er in de toekomst aan te werken.

Verstrek details voor het actieplan

Zodra u begint te werken aan een correctieve actie, voegt u informatie toe aan het actieplan om uw handelspartners meer context te bieden. U moet deze informatie toevoegen, ongeacht of u van plan bent een correctieve actie aan te pakken.

Biedt regelmatig updates over correctieve acties

Zodra een handelspartner een aanvraag indient voor een correctieve actie, kunt u de chatfunctionaliteit gebruiken om de aanvraag te bespreken, de partner op de hoogte te houden van uw voortgang en diegene andere details te verstrekken die u belangrijk vindt.

Hoe het correctieve actieplan van invloed is op uw scorecard

Als u de resultaten van uw scorecard wilt bijwerken, moet u een herbeoordeling uitvoeren. Pas dan kunt u uw antwoorden bijwerken en meer documenten toevoegen. Zodra u een herbeoordeling aanvraagt, start ons team een volledig nieuwe analyse van uw bedrijf. 

Alle documenten die u heeft geüpload naar het correctieve actieplan worden automatisch geüpload naar uw documentenbibliotheek om u te helpen met de vragenlijst voor herbeoordeling. Zelfs als uw abonnement of scorecard is verlopen, heeft u toegang tot uw correctieve acties.