Partnergegevens in batch bewerken

Hier leest u hoe u meerdere partners tegelijk kunt bijwerken door een bestand te uploaden, in plaats van ze één voor één te bewerken.

Met de workflow Bestaande partners bewerken kunt u partnergegevens in batch bijwerken door een bestand te uploaden. U kiest in de uploadwizard welke velden u wilt bijwerken, alleen die velden veranderen en al het andere bij de partner blijft precies zoals het is.

Voordat u begint: hoe vervanging van waarden werkt

Twee dingen bepalen wat er met een veld gebeurt: of u het hebt ingeschakeld in de uploadwizard en wat er in de cel van dat veld in uw bestand staat.

• Huidige waarde = wat er op dit moment al is opgeslagen bij de partner in het EcoVadis-platform, vóór het bewerkingsproces.
• Bestandswaarde = wat er in de cel van die kolom voor die rij in uw bestand staat.

Dit is wat er voor elk veld gebeurt, afhankelijk van of u het inschakelt:

• Veld uitgeschakeld → er gebeurt niets. De huidige waarde blijft precies zoals deze is, ongeacht wat de bestandswaarde aangeeft. Het bestand wordt voor dit veld volledig genegeerd.
• Veld ingeschakeld, cel heeft een bestandswaarde → de bestandswaarde overschrijft de huidige waarde. De huidige waarde is verdwenen; de bestandswaarde is wat vanaf nu wordt opgeslagen.
• Veld ingeschakeld, cel is leeg → de huidige waarde wordt verwijderd. Een lege cel betekent niet “niets doen” — het betekent “wissen”. Om een veld ongewijzigd te laten, schakelt u het uit; vertrouw er niet op dat u de cellen leeg laat.

Velden die meer dan één waarde bevatten (tags, integratie-ID's) werken op dezelfde manier, maar de bestandswaarde is de volledige nieuwe lijst, geen toevoeging aan de huidige lijst. Als u tags inschakelt en uw bestandscel bevat Retail, eindigt de partner met alleen de tag Detailhandel; alle andere tags die de partner had, zijn verdwenen. Om een tag toe te voegen zonder de huidige te verliezen, moet u elke huidige tag plus de nieuwe tag in dezelfde cel typen, gescheiden door puntkomma's (bijvoorbeeld: Detailhandel;Textiel;NewTag).

Bedrijfsnaam werkt anders dan andere velden. Dit is vereist op elke rij en staat altijd ingeschakeld, dus u kunt het niet uitschakelen. Wat u typt, wordt altijd toegevoegd aan de alternatieve bedrijfsnamen van de partner. Het vervangt of wist nooit de namen die er al staan, dus u hoeft de bestaande namen niet in de cel te kopiëren.

Wat er verder gebeurt, hangt af van de status van de partner:

• Geïdentificeerde partner → de waarde wordt toegevoegd als alternatieve bedrijfsnaam.
• Niet-geïdentificeerde partner → de waarde wordt ook gebruikt om te proberen het bedrijf te koppelen aan een door EcoVadis geverifieerde organisatie. Als we een match vinden, wordt de waarde toegevoegd als alternatieve bedrijfsnaam.
  • Raadpleeg [How to identify unidentified companies] voor meer informatie. (linkbesluit in afwachting, punt 2)

Een alternatieve bedrijfsnaam is een zoekalias waarmee u de partner sneller kunt vinden. De naam die in de lijst Partners wordt weergegeven, is altijd de geverifieerde juridische entiteitsnaam in EcoVadis, ongeacht welke alternatieve namen u uploadt.

Als de cel Bedrijfsnaam leeg is, wordt de rij niet verwerkt en komt deze terecht in Niet bewerkt, dus er wordt niets gewijzigd.

Aan de slag

Ga naar de pagina Partners, selecteer rechtsboven Partners toevoegen of beheren en klik vervolgens op Bestaande partners bewerken.

1}De pagina ‘Partners toevoegen of beheren’ toont alle workflowopties: Nieuwe partners toevoegen, Bestaande partners bewerken en Bestaande partners archiveren.

1. Upload uw bestand.
   Sleep uw bestand naar het uploadgebied of klik op Bestand selecteren om op uw apparaat te bladeren.

   

   Heb je een bestand nodig om mee te beginnen? Gebruik het menu Sjabloon downloaden (werkt met Excel en Google Sheets):OptieGebruik het wanneerLeeg sjabloonJe bouwt je bestand vanaf nul opVooraf ingevuld sjabloonJe wilt de gegevens van je huidige partner al in het bestand hebben — komt eind 2026, nog niet beschikbaarExporteren uit PartnerlijstJe hebt de partners die je wilt bewerken al en hebt alleen hun huidige gegevens nodig. Voordat je het bestand opnieuw uploadt, voeg je alle Tags samen in één kolom en alle Integratie-ID's in één kolom (gescheiden door puntkomma's) — één kolom per veld, niet één per waarde.

2. Kies een werkblad.
   Als uw bestand meer dan één blad heeft, kies dan het blad met uw partnergegevens en klik vervolgens op Doorgaan.
3. Selecteer de kopregel.
   Bevestig de rij die de tool heeft gemarkeerd als je kolomkoppen (bijvoorbeeld Bedrijfsnaam of Belasting-ID) of kies een andere, en klik vervolgens op Doorgaan.

4. Kies welke velden je wilt bijwerken.
   Schakel alleen de velden in die je wilt wijzigen. Al het overige blijft ongewijzigd, zelfs als je bestand daar waarden voor bevat. Bedrijfsnaam staat altijd aan en kan niet worden uitgeschakeld

   

   Voorbeeld: om alleen het e-mailadres van de aanvragende contactpersoon en integratie-ID's bij te werken, schakel je alleen die twee in, laat je de rest uitgeschakeld en klik je vervolgens op Doorgaan. Bedrijfsnaam staat altijd aan. Alles wat je invoert, wordt toegevoegd aan de alternatieve bedrijfsnamen van de partner; het vervangt of wist nooit de huidige namen. Een lege cel voor Bedrijfsnaam betekent dat de rij niet wordt verwerkt.

   Om een waarde te verwijderen, laat je de cel leeg en houd je het veld ingeschakeld. Dit is niet van toepassing op Bedrijfsnaam, wat verplicht is.
   Als je een niet-geïdentificeerd bedrijf wilt identificeren, lees dan hoe in HC Niet-geïdentificeerde partners promoten na een upload

5. Controleer de kolomovereenkomsten.
   EcoVadis koppelt je kolommen automatisch aan systeemvelden. Controleer elke overeenkomst en corrigeer eventuele fouten met het vervolgkeuzemenu.

   Status	Betekenis
   Automatisch gekoppeld	Een kolom in je bestand is gekoppeld aan een systeemveld.
   Koppelen verplicht	Geen overeenkomst gevonden — je moet een kolom kiezen voordat je verdergaat.
   Niet gekoppeld	Geen overeenkomst gevonden — het koppelen hiervan is optioneel.

6. Herstel alles wat als fout is gemarkeerd.
   Elke rij wordt gecontroleerd vóór het uploaden. Rijen met problemen worden rood gemarkeerd - klik op een rode cel voor een knopinfo die het probleem uitlegt, en herstel het direct in de tabel.

   

   Een paar hulpmiddelen die hierbij helpen: HulpmiddelWat het doetFoutrijenFiltert de lijst tot alleen rijen met problemen.Duplicaat / VerwijderenKopieert geselecteerde rijen (handig voor partners die dezelfde gegevens delen), of verwijdert ze uit het bestand.Bewerkingen toepassen met AIHerstelt een hele kolom in één keer op basis van een instructie in gewone taal (bijvoorbeeld “verwijder spaties na puntkomma’s”) — bekijk een voorbeeld en pas het vervolgens toe op alleen de foutrijen of de hele kolom.

7. Sla uw wijzigingen op.
   Klik op Upload starten. Je ziet een samenvatting van correcte rijen versus foutrijen: rijen met fouten of duplicaten worden overgeslagen. Klik op Wijzigingen opslaan om te bevestigen.

   

   De meeste wijzigingen verschijnen binnen een uur in Partners; grote uploads kunnen langer duren.

Controleer je resultaat

Ga naar Uploadgeschiedenis bekijken om de status van je bestand te zien. Zodra het klaar is, wordt getoond hoeveel rijen zijn geüpload, hoeveel partners zijn bewerkt en hoeveel rijen zijn mislukt.

Klik voor alle details op Rapport downloaden op de uploadkaart. Elke optie is een afzonderlijk .xlsx-bestand met een rijtelling ernaast — bijvoorbeeld Bewerkt (7) of Niet bewerkt (11).

Het rapport lezen

Elke rij krijgt een van deze labels, plus kleurcodering om uw aandacht te trekken:

De meest voorkomende redenen waarom een rij niet wordt bewerkt:

• Indelingsfout: het EVID bestaat vaak niet uit 8 tekens. Controleer de rode cel.
• Bedrijfsnaam is vereist — de cel Bedrijfsnaam is leeg. Voeg de bedrijfsnaam toe en upload opnieuw.
• EVID niet gevonden — geen enkele partner in uw netwerk komt overeen met die EVID.
• Bedrijf is gearchiveerd — maak eerst de archivering van de partner ongedaan. Zie “Partners in bulk archiveren.”

Voorbeeld: u uploadt een rij met EVID 12345678 en een telefoonnummer waarbij het netnummer ontbreekt. De telefooncel wordt geel met een notitie: “Het telefoonnummer kon niet worden opgeslagen. Netnummer ontbreekt.” Al het andere in die rij (naam, e-mail) wordt correct opgeslagen en de rij toont “Bewerkt met uitzonderingen.” Oplossing: voeg het netnummer toe en upload opnieuw, of bewerk de partner rechtstreeks in Partners.

Goed om te weten

• Het rapport is een momentopname van het moment van uploaden — latere wijzigingen aan de partner worden hierin niet bijgewerkt.
• Getallen met voorloopnullen (DUNS, btw-nummer, postcodes, telefoonnummers) worden als tekst opgeslagen, zodat die nul niet verloren gaat.
• Dubbele EVID's in hetzelfde bestand: alleen de eerste rij wordt geüpload, de rest wordt overgeslagen en verschijnt in het rapport 'Niet bewerkt'.

Gerelateerde artikelen:

• Partners in bulk toevoegen — het volledige uploadproces voor nieuwe partners.
• Partners in bulk archiveren — hoe u een partner archiveert, of de archivering ongedaan maakt voordat u deze bewerkt.
• Niet-geïdentificeerde partners promoten na een upload 
• Hoe u een partner corrigeert die na een bulk-upload aan het verkeerde bedrijf is gekoppeld — de workflow voor archiveren en opnieuw toevoegen.